(11)實行會計電算化的單位，其機製的記賬憑證應當符合記賬憑證的一般要求。打印出來的機製記賬憑證要加蓋製單人員、審核人員、記賬人員和會計機構負責人(會計主管人員)印章或者簽字，以明確責任。
會計箴言
為了保證會計信息的質量，會計人員在填製記賬憑證時，必須嚴格遵循一定的要求，例如：記賬憑證必須依據審核無誤的原始憑證填製；記賬憑證的摘要應該簡明扼要；正確運用有關的會計科目；記賬憑證應該連續編號，不能漏號、重號或錯號；記賬憑證所附的原始憑證的張數和內容應該與記賬憑證保持一致；原始憑證所記金額的合計數與記賬憑證記錄金額相符合；記賬憑證應該用藍黑墨水或碳黑墨水，如果有空行應該劃線注銷；相關人員的簽章應該齊備等。
10、年度終了賬簿更換錯誤
情景案例
張平是一家民營企業的會計，新公司於2009年7月1日成立。由於是私企，而且業務量不是很大，所以到年底以後賬簿中每個科目就登記了幾行而已。張平覺得很浪費，就2010年開始就沒有更換賬簿。他認為，對於賬簿的更換，應該根據具體情況而定，如果業務多，就應該更換，業務少，就不用換了。
問題把脈
張平這種做法不妥。按照《會計基礎工作規範》的規定，年度終了，要把各賬戶的餘額結轉到下一會計年度，並在摘要欄注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行餘額欄內填寫上年結轉的餘額，並在摘要欄注明“上年結轉”字樣。每年的會計資料都要歸檔保管，都是按年整理、保存的，如果一個賬簿中記載超過一年以上的記錄，則不利於今後的查賬等工作。一般來說，企業的總分類賬、明細分類賬及現金、銀行存款日記賬都應每年更換一次，但有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由於品種規格和往來單位較多，更換新賬簿時重抄一遍，工作量很大，因此，可以跨年使用，不必每年更換一次。各種備查簿也可以連續使用。
要點解析
為了清晰地反映各個會計年度的財務狀況和經營成果，每個會計年度開始，一般都要啟用新賬，並把上年度的會計賬簿歸檔保管。
在本會計年度終了時，將本年度的賬簿更換為此年度新賬簿的工作。總分類賬簿和序時賬簿和絕大多數明細分類賬簿，應當每年度更換一次。個別核算財產物資采用的卡片式明細賬，可以跨年度使用。
賬簿更換的程序是：
(1)檢查本年度賬簿記錄在年終結賬是否全部結清，賬戶中借、貸方合計數是否已經平衡相等，應結轉下年的賬戶餘額是否已結轉下年。
(2)根據本年度有餘額賬戶的“結轉下年”數字直接記入新年度賬戶的第一行的餘額欄，在日期欄注明1月1日；在“借或貸”欄注明餘額方向。進行年度之間餘額的結轉時，不必填製記賬憑證。因此，新年度登記餘額行中的“憑證編號”欄、“借方”欄和“貸方”欄都空置不填。
會計箴言
在新的會計年度建賬並不是所有的賬簿都要更換為新的。一般來說，現金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、大多數明細分類賬應每年更換一次。但是有些財產物資明細賬和債權債務明細賬，由於材料品種、規格和往來單位較多，更換新賬，重抄一遍，工作量較大，因此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。第二年使用時，可直接在上年終了的雙線下麵記賬。各種備查簿也可以連續使用。
11、濫用錯誤更正方法
情景案例
趙閃是某公司的會計，在記賬時會碰到記賬錯誤的情形，這時就要進行更正，他曾經做過如下處理：有一次在記賬以後發現，采購人員預借差旅費，付給現金600元，在填寫記賬憑證時，其他都沒有錯誤，隻是誤將金額填為400元，並據此已經登記入賬。於是他就在記賬憑證中400元上劃一條紅線，然後在邊上寫上正確的數字600元，並簽章。
問題把脈
在以上案例中，由於已經登記入賬了，所以不能運用劃線更正法。如果在登記賬簿前發現記賬憑證有錯誤，或在結賬前發現賬簿記錄有錯誤而記賬憑證無錯誤，可以用劃線更正法。此處的正確處理為：將少記的金額用藍字填製一張與原記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，並據此登賬，用以補充少記的金額，更正錯誤。
要點解析
對於賬簿記錄中發生的錯誤，應采用以下的方法予以更正：
(1)劃線更正法：在登記賬簿前發現記賬憑證有錯誤，或是在結賬前發現賬簿記錄有錯誤而記賬憑證無錯誤，可用劃線更正法。更正時，先在記賬憑證或賬簿中錯誤的文字或數字上劃一條紅線，表示注銷錯誤部分，劃線要保證原有字跡仍可辨認，然後再紅線的上方填寫正確的文字或數字，並有記賬及相關人員在更正處簽章，以明確經濟責任。在劃線時，應該將錯誤數字要全部劃去，而不是隻劃銷錯誤數字。例如，將6398.00元誤記為6389.00元，應該在6389.00上劃一條紅線，然後在其上方空白處填寫正確的數字6398.00，而不能隻將錯誤數字89劃掉更正為98。
(2)紅字更正法：紅字更正法有兩種情況：
一是記賬後發現記賬憑證中的應借、應貸會計科目有錯誤，從而引起的記賬錯誤。這種情況下，用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證，然後用籃子填寫一張正確的記賬憑證，並據以記賬。如生產車間生產產品時耗用材料一批，價值3600元。會計分錄錯誤的寫成：
另一種情況是：記賬後發現記賬憑證和賬簿中應借、應貸科目無誤，隻是所記金額大於應記金額。這種情況下，按多記的金額用紅字填一張與原始憑證應借、應貸科目完全相同的記賬憑證，以衝銷多記的金額。例如：
(3)補充登記法：記賬以後發現記賬憑證和會計賬簿中應借、應貸科目無誤，隻是所記金額小於應記金額。這種情況下，將少記的金額用藍字填製一張與原記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，並據此登賬，用以補充少記的金額，更正錯誤。
會計箴言
在登記賬簿前發現記賬憑證有錯誤，或是在結賬前發現賬簿記錄有錯誤而記賬憑證無錯誤，可用劃線更正法。如果在入賬後發現錯誤，則應根據具體情況，選擇運用紅字更正法或補充登記法。同時，還應該注意是科目錯誤，還是金額錯誤。
12、設立賬外賬
情景案例
小李在某公司擔任會計，公司的實際收入還不錯，利潤也很可觀，但是公司的領導讓小李單獨做一本假賬，在這本假賬中，公司的利潤很低，從而達到少繳稅費的目的，反映公司實際情況的賬簿則供公司內部經營管理使用。
問題把脈
上述案例中的行為是典型的設置賬外賬。國家雖然三令五申嚴禁設置賬外賬，但是仍有不少企業為了逃稅或吸引投資等目的另行設賬。
要點解析
設置賬外賬，就是一個企業設置多套賬簿，其目的主要是應付外來部門的檢查。一般來說，設置兩套賬簿的做法更普遍，其中一套賬簿用於內部管理，對於不予公開，另外一套賬則按照管理者的意願，經過一些違規的會計處理，用於應付外來部門的檢查。
設置賬外賬蒙蔽了財務報表的外部使用者，使其對企業做出不符實際的、甚至是錯誤的決策。由於企業內部人員對企業的實際情況非常清楚，而外部人員通過這些虛假的財務報表獲取不真實的財務信息，兩者信息的不對稱，使得企業管理者損害了外部股東或交易者的利益，為自己謀私利。這是一種危害很大的會計錯誤，它將直接影響都財務報表的可靠性。
合理的設置和登記會計賬簿，不僅可以提供全麵係統的會計信息，為財務報表的編製提供依據，而且可以確保財產物資的安全完整以及各項資金的合理使用，為管理人員提供經營成果的詳細資料，為財務成果的分配提供依據，為會計分析檢查人員提供會計分析的參考資料並為會計檢查提供依據。
根據會計法的相關規定，各單位發生的各項經濟業務事項應當在依法設置的會計賬簿上統一登記、核算，不得違反會計法和國家統一的會計製度的規定私設會計賬簿進行登記和核算。另外，各單位應當定期將會計賬簿記錄與實物、款項及有關資料相互核對，保證會計賬簿與實物及款項的實有數額相符、會計賬簿記錄與會計憑證的有關內容相符、會計賬簿之間對應的記錄相符、會計賬簿記錄與財務報表的有關內容相符。
但是，對於因為子公司為上市公司與母公司為非上市公司的國有企業，2007年因實行會計準則製度不同而造成子公司必須擁有兩套賬簿並向不同對象披露、用於不同用途的一個企業多套賬簿而且內外有別的情況，一般認為這不算違法。因為其確實遵循了各自的會計準則和製度以及相關法律，而且其用途也沒有違法。
例如，某國有控股上市公司已經全麵使用會計信息係統來處理會計信息。根據新會計準則的相關規定，該公司於2007年1月1日期開始執行新標準，並依此從原有的賬套中經過一些必要的調整，與2007年初根據新準則建立了新的賬套。但是其母公司2007年仍要按照原會計製度編製會計報表，並要求其下屬公司必須依照原製度的報表格式報送報表，從而便於彙總編製合並會計報表，因此該公司不得不同時繼續執行原賬套，於是，2007年該公司同時按照各自的準則進行賬務處理和核算。
上述案例中，該國有公司同時建立兩套賬簿分別進行核算和報告。其中，新準則的賬簿和由此產生的財務報告用於上市公司財務報告並對外公開，員製度的賬簿和由此產生的財務報告用於上報母公司編製合並財務報表，除了子公司自己外，隻對母公司及相關政府機構公開。
因此，如果是因為控製方與企業自身適用會計準則或製度不同而造成的企業不得不設立多套賬簿同時進行會計核算並出具多套財務報表時，就不應算作違規。但應保證每套賬簿確實按照其應遵循的會計準則進行編製。
會計箴言
企業發生的各項經濟業務事項應當在依法設置的會計賬簿上統一登記、核算，不得違反規定私設會計賬簿進行登記、核算。