87、會計檔案擅自外借
情景案例
某單位會計小張與另外一個單位的會計小王由於經常有業務的往來，逐漸成為朋友。有一天小王由於工作關係希望查詢小張所在單位前一年的會計檔案，因為所借時間很短，所以小張就直接把檔案借給小王，並囑咐小王用完以後立馬歸還。
問題把脈
各單位的會計檔案不得擅自外借，小張的行為違反了會計檔案管理的相關規定。
要點解析
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算的專業資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
根據財政部和國家檔案局聯合發布的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案都應當由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管1年。期滿之後，原則上應有財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；沒有設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
各單位應當建立健全會計檔案的查閱、複製登記製度。各單位保存的會計檔案不得借出。如果有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或複製，並辦理登記手續。查閱或複製會計檔案的人員，嚴謹在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
會計箴言
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經單位負責人批準，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續。
88、會計檔案擅自銷毀
情景案例
某單位財務部門按照相關的程序進行會計檔案的銷毀，會計人員小李將單位所有保管期滿的會計檔案全部辦理了銷毀手續。
問題把脈
單位有些會計檔案雖然保管期滿，但是未結清的債權債務以及涉及到其他未了事項的原始憑證不得銷毀，小李的行為違反了會計檔案銷毀的相關規定。
要點解析
會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同簽訂和審查，編造會計銷毀清冊。會計檔案的銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應包括：會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀日期等內容。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
對於保管期滿但未結清的債權債務以及涉及到其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
各單位按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和會計部門共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，還應有同級財政部門、審計部門派員參見監銷。各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關攀援參見監銷。
監銷人在銷毀會計檔案以前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容認真進行清點核對所要銷毀的會計檔案，銷毀後，應當在銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。
會計箴言
對於保管期滿但未結清的債權債務以及涉及到其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。