(3)移交人員因病或其他特殊原因不能親自辦理移交手續的,經單位負責人批準,可由移交人委托他人代辦交接,但委托人應當對所移交的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他有關資料的真實性、完整性承擔法律責任。
會計工作交接的基本程序
(1)交接前的準備工作。會計人員在辦理會計工作交接前,必須做好以下準備工作:
①已經受理的經濟業務尚未填製會計憑證的應當填製完畢。
②尚未登記的賬目應當登記完畢,結出餘額,並在最後一筆餘額後加蓋經辦人印章。
③整理好應該移交的各項資料,對未了事項和遺留問題要寫出書麵說明材料。
④編製移交清冊,列明應該移交的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、公章、現金、有價證券、支票薄、發票、文件、其他會計資料和物品等內容;實行會計電算化的單位,從事該項工作的移交人員應在移交清冊上列明會計軟件及密碼、會計軟件數據盤、磁帶等內容。
⑤會計機構負責人(會計主管人員)移交時,應將財務會計工作、重大財務收支問題和會計人員的情況等向接替人員介紹清楚。
(2)移交點收。移交人員離職前,必須將本人經管的會計工作,在規定的期限內,全部向接管人員移交清楚。接管人員應認真按照移交清冊逐項點收。具體要求是:
①現金要根據會計賬簿記錄餘額進行當麵點交,不得短缺,接替人員發現不一致或“白條抵庫”現象時,移交人員在規定期限內負責查清處理。
②有價證券的數量要與會計賬簿記錄一致,有價證券麵額與發行價不一致時,按照會計賬簿餘額交接。
③會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須完整無缺,不得遺漏。如有短缺,必須查清原因,並在移交清冊中加以說明,由移交人負責。
④銀行存款賬戶餘額要與銀行對賬單核對相符,如有未達賬項,應編製銀行存款餘額調節表調節相符;各種財產物資和債權債務的明細賬戶餘額,要與總賬有關賬戶的餘額核對相符;對重要實物要實地盤點,對餘額較大的往來賬戶要與往來單位、個人核對。
⑤公章、收據、空白支票、發票、科目印章以及其他物品等必須交接清楚。
⑥實行會計電算化的單位,交接雙方應在電子計算機上對有關數據進行實際操作,確認有關數字正確無誤後,方可交接。
(3)專人負責監交。為了明確責任,會計人員辦理工作交接時,必須有專人負責監交。通過監交,保證雙方都按照國家有關規定認真辦理交接手續,防止流於形式,保證會計工作不因人員變動而受影響;保證交接雙方處在平等的法律地位上享有權利和承擔義務,不允許任何一方以大壓小,以強淩弱,或采取非法手段進行威脅。移交清冊應當經過監交人員審查和簽名、蓋章,作為交接雙方明確責任的證件。
(4)交接後的有關事宜:
①會計工作交接完畢後,交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章,並應在移交清冊上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監交人的職務、姓名,移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。
②接管人員應繼續使用移交前的賬簿,不得擅自另立賬簿,以保證會計記錄前後銜接,內容完整。
③移交清冊一般應填製一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。
移交人與接交人的會計責任區分
《會計基礎工作規範》第三十五條規定:移交人員對移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料的合法性、真實性承擔法律責任。如果移交人員所移交的會計資料是在其經辦會計工作期間內發生的,他就應當對這些會計資料的合法性、真實性負責,即使接替人員在交接時因疏忽沒有發現所接會計資料在合法性、真實性方麵的問題,如事後發現,也應由原移交人員負責,原移交人員不應以會計資料已經交接而推卸責任;如果所發現的會計資料真實性、合法性方麵的問題不在原移交人員的經辦期間發生,而是在其後,則不應有原移交人員承擔責任,而應有接管人員承擔責任。
會計箴言
會計交接是一項嚴肅認真的工作,這不僅涉及到會計工作的連續性,而且關係到有關人員的法律責任。因此要求交接雙方和監交人員以及其他的相關人員,必須認真對待,不得馬虎應付。