2．語言
語言是思維的直接現實，是人類最重要的交際工具，也是進行寫作，表達內容、構成文章的物質手段。離開語言，就不會有文章寫作；語言文字的表達效果如何，直接關係著文章的質量。所以要充分認識語言對寫作的重要作用。
（1）應用文章的語體要求
所謂語體是指在一定的語言環境中形成的具有一定的表達特點、風格和語感的語言體係。人們在運用語言進行交際的過程中，由於交際的目的、講述的內容，以及對象、範圍、方式的不同，便逐漸形成了各具特點的語言表達風格，這就有了各種不同的語體。從語言的傳播方式來分，有口頭語和書麵語兩種語體。從表達的內容和功能來分，有文藝語體、新聞語體、科技語體、政論語體、事務語體（公文語體）等。
應用寫作對語言有許多特殊的要求，而總的要求是必須得體，就是一定要根據各種應用文的寫作目的、文章用途、受文對象、作者身份等情況，運用貼切的語言進行表述，使文章的語言符合一定的語體特點。應用文的語言不能失體，一失體就有傷大雅，甚至會令人啼笑皆非，其效果可想而知。
應用文章所用的語言主要屬於事務語體，但也有的可以使用文藝語體，如文藝性的說明文、解說詞等，還有的則會用到科技語體，如科學實驗報告等，而大多數的直用文章都應使用事務語體。
（2）應用文語言的主要特點
事務語體是機關、團體或個人之間用以處理政務或事務的語言形式，適用於應用文章。其主要特點和要求是：
①準確、嚴謹。準確主要表現是概念清楚，判斷恰當，推理嚴密；選詞準確，語句符合語法規範，沒有邏輯錯誤；所用引語和數據精確無誤。嚴謹就是句式完整，表達周密，內涵、外延清楚，富有科學性、分寸感，不會發生歧義。
②莊重、典雅。應用文的語言要莊重、得體，雅正不俗，決不信口開河，矯揉造作，扭捏作態，也不能油腔滑調，輕漫浮華，粗野不堪。
③質樸、平正。應用文章的語言質樸無華，信實可靠，穩妥自然，不過頭、不偏激，更不離奇、荒誕，不故作令人驚奇危懼之筆，也不追求詞藻的華麗。敘事原原本本，簡明扼要地陳述；說理則中肯透徹，一語中的。
④簡約、明白。就是語言精煉、幹淨，暢達易懂，力求用最簡練的文字表達最大容量的內容，做到”文約事豐”，言簡意明。宋代的曾鞏在《南齊書目錄序》中說：”號令之所布，法度之所設，其言至約，其體至備，以為治天下之具。”他把公文語言的簡約和體式的完備統一起來，同視為治理國家的重要條件，足見公文語言要簡約的重要。
⑤鮮明、生動。表意要清楚，直截了當，要顯示出堅持真理、是非分明的風格特點。
應用文章的語言也要生動活潑，這一要求當然也與普通文章不同。它主要是指從實際出發，根據不同文體的特點和需要，去陳言，脫俗套，出新意，富有創造性。作者要善於尋找新的語言形式，寫出自己的語言特點，從而增強文章的新鮮感、說服力。要摒棄陳詞濫調、空話和套話，力求寫得活脫，使人愛讀。
第三節 規範的公文格式
公文有一定的格式，這是公文在形式上區別於一般文章的重要標誌。統一和規範公文格式，是為了準確、有效地擬製、收集、傳遞和存貯公文信息，提高公文處理的效率，以適應現代化管理工作的需要。
一、公文用紙的尺寸與規格
目前國內各機關公文用紙一般采用16開型（長260毫米、寬184毫米），有條件的機關和涉外部門，可推薦采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。為實現文件的現代化管理，並節省複印、縮微等方麵的用紙，公文用紙將逐步推行國際標準A4型。布告、公告、通告等公布性的公文用紙幅麵尺寸可根據實際情況需要確定。需要注意的是，公文裝訂一律在左側訂口處。公文紙上邊緣要留有寬約20mm±0.5mm的上白邊，又稱天頭；下邊緣要留有寬約7mm±0.5mm的下白邊，又稱地角；左邊緣要留有約20mm±0.5mm的左白邊，又稱訂口；右側留有寬15mm±0.5mm的右白邊，又稱翻口。
二、公文的格式
公文正文格式主要由公文的文頭、行文、文尾三要素組成。
1．文頭部分
公文的文頭部分包括公文格式代碼、印製順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發文機關版頭、發文字號、簽發人姓名等項。
（1）公文格式代碼
公文格式代碼又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標記符號，由9位阿拉伯數字碼組成，標識於文件首頁發文機關版頭左上角。按一定的原則將機關發布的文件逐一編製代碼，使每一份文件都有惟一的標識，以便於計算機識別和處理。時，每份的順序編號。它的作用主要是針對秘密文件，有了印製順序號，在登記、分送和清退時均可對號核點，以便於查明責任，加強公文管理。
印製順序號一般用6位阿拉伯數字標識在文件首頁發文機關版頭左上角文件檢索代碼下方位置，前麵冠以“No：”符號。數字不足規定數時，前麵用“0”（零）補齊。
（3）秘密等級
秘密等級簡稱密級，是指公文秘密程度的等級，分絕密、機密、秘密三個等級。由公文製發機關根據公文內容涉及黨和國家秘密的程度來劃定。
文件密級的標注位置在文件首頁公文版頭左上角，公文份號下方，並在文件封皮上加蓋戳記注明。
（4）緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求，又稱緩急時限或處理時限。緊急文件應根據緊急的程度分別標明“特急”、“加急”或“急件”；緊急電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。