3．文尾部分
公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發說明等項。
（1）主題詞
主題詞是指能夠準確表達公文主題內容的規範化名詞或名詞性詞組。
公文的主題詞是代表內容特征和歸類的最關鍵性詞語。它具有兩重性：一是“主題性”，即它表現公文主題的核心內容，但又不是完全為了表現主題的；二是”技術性”。因為主題詞的另一作用是為了便於文件信息在計算機中的輸入、儲存和檢索。主題詞的位置在文件尾部橫線之上，由左向右排列，詞與詞之間空一格，不用標點符號。
公文的主題詞國務院已有統一規定，共有786個主題詞表。公文的起草者在選用主題詞時必須注意準確、有層次，不要把標題和主題詞混淆。
（2）抄送機關
抄送機關是指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的有關機關。也就是說，公文的內容除了主送機關之外，還有哪些機關需要了解或請哪些機關協助辦理的，就可以將公文以抄送的形式送達。
抄送機關標注在主題詞下方位置，用與圖文區等長的橫線與主題詞隔開。抄送機關名稱要用全稱或規範化簡稱。當抄送的機關單位較多時，應依機關的性質、職權、隸屬關係依次排列。
要注意同一性質或同一級別的機關之間的停頓用“頓號”，不同性質或不同級別的機關之間的停頓用“逗號”，以示區別。
（3）印發說明
印發說明又稱印製版記，是指文件製發（含翻印）情況的說明記載，包括文件製發單位的名稱、印發日期和印製份數等。
印製單位一般是各級機關的辦公廳（室），使用全稱或規範化簡稱；製發時間是秘書部門起印文件的時間，要完整寫出年月日；印製份數是該份文件所印的數量。
第四節 嚴謹的公文表達
一、公文的表達方式
1．敘述
什麼叫敘述？把人物的活動、經曆，事情的發生、發展以及事物的變化過程表達出來就叫敘述。在應用文章中，敘述是一種最基本、最常用的表達方式。凡是需要交待過程、顯示發展、反映變化的地方，都要用這種表達方式。
在應用文章的寫作中，敘述的作用有三：介紹人物的事跡、經曆；交代事情的前因後果，陳述事件發生、發展的過程；為議論提供事實論據。
（1）敘述的要素
敘述要交代清楚六個“什麼”，即什麼人、什麼事、什麼時間、什麼地點、什麼原因、什麼結果。這六個“什麼”也就是大家常說的敘述六要素。
為什麼說這六個“什麼”是敘述的六要素呢？這是因為，敘述時如果不交待清楚這六個問題，就敘述不清楚，敘述不明白。敘述總得有對象，敘述的對象主要是人物和事件，而人物和事件都占著一定的時間和空間。時間顯示著人物、事件運動和發展的過程，空間規定著人物、事件存在與活動的場所，如果離開了時間和空間，人物、事件就無法被人認識。又因為人物的活動、事件的發展都有其前因後果、來龍去脈，所以，敘述時還應將原因、結果交待清楚。
在敘述中有時可以省去原因，有時可以省去結果，但是人、事、時、地這四個要素是無論如何也不能省的。
（2）敘述的人稱
敘述的人稱實際上是敘述的立足點，即作者站在什麼位置，從哪個角度敘述人物、事件，用什麼身份、什麼口氣敘述。對於人物的活動、事情的發展，如果沒有一個確定的立足點和角度，是沒法把它們敘述清楚的。
第一人稱敘述有三大優點：一是可以給讀者以真實感、親切感。增強文章的感染力；二是便於直接抒發自己的感情；三是便於揭示和剖析自己的內心活動。第一人稱敘述的局限性在於，它要受時間、空間的限製，凡敘述人看不見、聽不到的內容均不能寫。
作者站在“局外”客觀的立場，以第三者的口氣敘述，這就是第三人稱的敘述。因作者是敘述別人的事情，所以稱文章中的人物為“他”（或“他們”）。第三人稱敘述不受時間、空間的限製，靈活、自由，所以多數應用文章都用第三人稱來敘述人物的活動、事情的發展經過。
（3）敘述的類型
根據敘述的詳略情況，可以將敘述分為概括敘述和具體敘述。概括敘述又叫略述、簡述，具體敘述又叫詳述、細述。
在應用文章的寫作中，作者常常是將概括敘述和具體敘述結合起來使用。好的應用文章都能做到有詳有略，詳略得當。
一篇調查報告或一篇總結，往往先概述一般情況，然後再舉典型事例加以說明。“一般情況”就用概括敘述，內容要簡明扼要，而“典型事例”則用具體敘述，盡量做到具體、詳細。在這裏，概括敘述與具體敘述是互相配合，交錯使用的。
在一篇需要用敘述這一表達方式的應用文章裏，沒有概括敘述行不行？不行，那樣文章勢必冗長。讀者讀了不得要領；沒有具體敘述行不行？也不行，那樣文章便會流於空泛，文章隻有些條條、概念，而沒有具體內容，讀者便不愛讀。因此，寫文章時應圍繞中心做到有詳有略，詳略得當，才會有較好的表達效果。
（4）敘述方法