第一節 公文處理的程序
“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一係列相互關聯、銜接有序的工作。”（《國家行政機關公文處理辦法》以下簡稱《辦法》）
公文處理是行政機關的一項經常性的重要工作，是機關實現其管理職能的重要手段。公文處理在行政機關中起承上啟下，聯係內外的樞紐作用，通過公文的正常運行，貫徹執行黨和國家的有關方針、政策，把上級機關的領導意圖貫徹下去；將下級機關的丁作情況和問題反映上來。通過公文的周轉，同各部門協調配合，互相促進，使機關上下左右連成一個整體，以提高國家行政機關的職能作用。
公文處理具有嚴格的程序，每一程序由若幹密切相關的工作環節構成。形成公文收發運轉，上承下聯的嚴密有序的處理流程。
公文處理程序的基本內容是：
一、辦理
指公文的形成、傳遞至執行的各個工作環節。
公文辦理包括發文辦理和收文辦理兩大程序。發文辦理指以本機關名義製發公文的過程，通過草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程寧而最後形成正式公文；收文辦理指收文機關對來自各方麵的有關文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序，解決文件提出的任務和問題（包括撰製新的公文）。
二、傳遞
將發文機關的公文根據一定的規則通過多種方式遞送給收文機關。
三、整理（立卷）、歸檔
公文辦理完畢後，根據一定標準對公文進行整理，將具有留存價值的文件，根據有關規定進行及時整理（立卷）、歸檔。
四、管理
由文秘部門或專職人員對公文進行統一分類保管，並對公文進行科學、安全的保管措施加以維護等。
第二節公文處理程序的特點
一、規範性
行政公文具有嚴格的規範體式，因此公文處理的各個工作環節都須遵循規範，以使公文處理程序化、規範化。
二、連續性
公文處理程序是一個相互聯係、緊密銜接、排列有序的係統，其運轉、辦理順序不能任意割裂或顛倒，以確保公文處理的效率。
三、確定性
公文處理的各個工作環節具有相對的獨立性，不宜隨意越過某一環節，以確保公文處理的合法性、可行性。
第三節公文處理的基本要求
《辦法》總則第四條規定：“公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。”
根據《辦法》規定的有關精神，公文處理的基本要求是：
一、堅持實事求是的原則
實事求是是公文處理的基本原則，要求公文處理時必須尊重客觀事實，一切從實際出發，取得實際效果。因此，要加強調查研究，掌握全麵而真實的情況，公文的材料及有關信息要做到確鑿可靠，這是處理公文的基礎和前提。其次，要有的放矢，切實解決問題。公文處理，要針對實際問題提出大致方針，製定切實可行的意見、措施和辦法，以增加公文的指導性和針對性。
二、精簡、高效的原則
精簡、高效是對公文處理工作最基本最主要的要求，這就要求提高處理效率，用最少的時間有效地解決問題。提高公文處理效率首先要做到精簡：
1．在保證質量講求實效的前提下，努力減少公文處理的公文數量，簡化公文處理的程序手續和辦法，反對形式主義與文牘主義。
2．縮短公文運轉周期，減少公文在各個程序上停留的時間。
3．集中統一、加強管理，建立統一的管理結構，“各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作並指導下級機關的公文處理工作。”“各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。”（《辦法》總則第七條、第八條）建立統一的公文管理製度和統一的公文處理渠道，盡量減少參加公文處理的人數，使公文處理的各項工作規範化、製度化、科學化。
三、做到及時、準確、安全
1．公文處理工作必須及時、適時、迅速，維護公文的時效，否則會貽誤大事，造成損失。做到及時應當加強現代化管理手段，以提高公文處理的效率。
2．公文處理工作必須準確、周密、保質、保量，避免差錯，各個環節都要符合標準，以維護公文的嚴肅性和確定性。做到準確：一是確保公文處理活動程序的全部過程優化、優質；二是建立統一的規章製度，做到有章可循。
3．公文處理工作必須安全，嚴防泄密，確立保密原則，“公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。”（《辦法》總則第五條）嚴格遵守保密規定，維護公文的機密性。做到安全：一是正確劃分公文的密級，執行保密製度；二是掌握保密方法，加強安全設備。
第四節公文發文辦理
公文辦理可以分為發文辦理和收文辦理，兩部分既具有獨立性又相互聯係，構成公文的收發運轉、嚴格有序的處理過程。公文發文辦理指“以本機關名義製發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序”。（《辦法》第五章第二十四條）
一、草擬
1．公文撰寫
擬稿人撰寫公文是形成公文的第一步，公文內容質量的高低直接關係到公文處理的效率。草擬公文應當做到內容準確無誤，符合公文文體要求，格式正確。
2．會簽
如果公文事項涉及到其他部門的職權範圍，不得擅自按照自己意見行文，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文。進行會簽有利於維護公文的合法性、可行性，以便發文後各單位相互配合，共同做好有關工作。
會簽由發文機關主持，並注意會簽的對象是否齊全，可以采取專訪、發函以及召集會議等多種方式會簽。
如未就有關問題取得一致意見，主辦部門的主要負責人應當出麵協調，聽取各方意見，主動做好工作。
如就有關問題仍存有分歧，不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關協調或裁定。
二、審核
公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核，對文稿的內容、形式進行把關，以提高公文的質量，確保送領導人簽發的文件符合規範。
審核的重點是：
1．是否確需行文。如凡屬本部門、本單位職權範圍內的事情，凡可以與有關單位協商解決的問題，一律自行解決，不另行文；凡內容重複、脫節以至於互相矛盾的公文不另行文。總之，要把不該發的文件堅決卡下來。
2．行文方式是否妥當。如根據文件的主送機關來確定行文采用的是什麼方式，是上行文還是下行文、平行文，使用的文種是否正確，是否應聯合行文等。
3．是否符合行文規則和擬製公文的有關要求。如是否準確地體現了發文機關與收文機關的關係，主送、抄送是否準確，需要會簽的部門意見是否取得一致，公文的內容是否符合國家的法律、法規及其他有關規定，有關政策、規定是否切實可行，行文是否符合公文的寫作要求，文字表達是否準確無誤，日期、結構層次序數、公文中的數字是否符合規範等等。
4．公文格式是否符合本辦法的規定。如檢查公文是否完整，其原密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、標題、正文、附件、主題詞、日期、印章等是否符合規定等。
審核中，對不符合要求的文稿，可以提出修改的意見，根據不同情況退回擬稿單位修改處理。
三、簽發
本機關領導人存審核過的文稿上簽字，簽發人隻能對自己職權範圍的公文簽發，不能越權簽發，《辦法》對簽發文件領導人有明確規定：“以本機關名義製發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義製發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。”
四、複核
公文正式印製前，文秘部門應當對領導人簽發後的公文進行最後一次把關檢查，複核的重點是：
1．審批、簽發手續是否完備；
2．附件材料是否齊全；
3．格式是否統一、規範等。
複核之後文秘部門還要進行發文登記，對印刷要求、分發提出具體意見，填寫發文登記簿。
經複核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序複審。