第八節 公文歸檔
公文歸檔是將立卷後的公文按歸檔製度向檔案部門移交，作為檔案保存：
應建立歸檔製度，確立歸檔範圍、時間及要求。
一、範圍
歸檔範圍，就是公文立卷部分所述的立卷範圍，凡是反映本機關活動的工作情況，具有查考、保存、利用價值的公文都應該立卷歸檔，這些文件主要包括：本機關收進的文件、本機關向外發出或在內部使用的文件。歸檔的重點應該是本機關形成的文件。
應當準確地掌握公文的立卷歸檔範圍，既要防止“有檔不歸”，保證該歸檔文件收集整齊完整，又要防止“有文必檔”，保證不該歸檔的文件不立卷歸檔，屬於立卷歸檔範圍的文件材料，不管是永久保管、長期保管、短期保管的文件，都要向檔案部門歸檔。
掌握了公文歸檔與不歸檔的範圍，對保證案卷的質量，節省人力、物力、時間，確保機關檔案的準確、齊全、完整，有著重要的意義。
二、時間
歸檔時間即向檔案部門移交案卷的時間。“歸檔範圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。”（《辦法》）具體時間一般在第二年上半年（即7戶1日以前）向檔案部門移交。有些專門性案卷由於特殊需要，還可根據具體情況另行商定歸檔時間。
三、要求
即對歸檔案卷的質量要求，根據有關規定，向檔案部門移交案卷必須移交案卷（移交）目錄，清點核對，接收的案卷應符合下列要求：
1．“要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要情況。”（《辦法》）歸檔文件必須收集齊全完整，包括應歸檔的文件材料的種類、份數及每份文件的頁數都收集齊全完整，歸檔文件必須是經過整理、立卷、編目的案卷，能正確地反映本機關的主要工作情況和曆史麵貌，而不是一些散亂的文件材料，這是保證歸檔質量的前提。
2．文件和電報按其內容的聯係，合並整理、立卷。
3．歸檔的文件材料，保持它們之間的曆史聯係，區分保存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
4．“擬製、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。”（《辦法》）
5．“聯合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存複製件或其他形式的公文副本。”（《辦法》）
6．“本機關負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理（立卷）、歸檔。”（《辦法》）
四、手續
文秘部門按照案卷的排列順序，用鋼筆或毛筆填寫編製案卷（移交）目錄後，即向檔案部門辦理歸檔手續，交接時，檔案部門要對接受的案卷進行嚴格檢查，核對無誤，雙方可在案卷移交目錄的備考表上簽字蓋章並填明交接日期，交接目錄一式三份，一份留存文秘部門備查使用，另兩份由檔案部門保存使用。
第九節公文管理
公文管理指對公文從形成、運行、辦理、利用到存放、銷毀等過程的組織、監督工作。公文管理直接關係到整個機關、部門的工作效率及國家秘密的安全，是公文處理的一個重要環節。
一、內容
1．發文辦理的管理
是對以本機關名義製發公文的過程的管理，包括：草擬、審核、簽發、複核、繕印、用印、登記、分發等程序。這一階段的管理，其任務是確保公文的質量。主要是把好三關：一是把好內容關，在公文內容上確保符合國家的法律、法規及其有關規定，反映的情況準確無誤，提出的措施和方法具有可操作性等；二是把好規範體式關，檢查公文是否符合行文規則，使用的格式是否規範等；三是把好文字關，對文字進行潤色修改，使文字準確無誤、標點正確、符合語法規範，寫作結構嚴謹、條理清楚、直述不曲、篇幅簡短等。
2．收文辦理的管理
是對收到公文的辦理過程的管理，包括簽收、登記、審核、批辦、承辦、催辦等程序。這一階段的管理主要是確保公文辦理的效率，一是了解核實情況，把握政策依據，保證擬辦意見的正確性；二是及時傳遞，加強催辦，保證公文及時辦理；三是保證公文的安全運行。
3．公文歸檔過程的管理
是對辦理完畢後的公文的管理，包括將公文辦理完畢後的具有查考價值的公文及時整理（立卷）、歸檔；將不具歸檔和存查價值的公文銷毀，這一階段的管理主要是確保歸檔文件的完整性、安全性、保密性，並能及時為機關提供有效的服務。
“機關合並時，全部公文應當隨之合並管理。關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）後按有關規定移交檔案部門。工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。”（《辦法》）