第一節 通 知
一、通知的含義及特點
通知是機關單位向特定的受文對象告知有關事項的曉諭性公文。它具有下列三個特點：
1．適用範圍的廣泛性。在所有的公文中，通知的適用範圍最為廣泛，上至高層機關，下至基層單位；大到全國範圍內的重大安排，小到一個單位內部告知一般事項，都可以用通知行文。
2．文體功用的曉諭性。通知總是有所告曉，有所要求，即包括“曉”和“諭”兩重功用，或告訴人們有關事項，或要求辦理，遵照執行。
3．知照事項的時間性。在所有的公文中，通知的時間性最強，通知事項或要求辦理的事情，往往都有很強的時間要求，即使是規定性通知，也不像其他規範性文件具有較長期的時效。
通知是一種使用範圍較廣的公文。從內容性質上看，可分為批示性通知、指示性通知、一般事務性通知和會議通知四種。
二、通知的寫法
通知一般由標題、主送機關、正文、落款和日期構成。
1．標題：通知標題一般由發文機關、事由和文種三部分組成。有的還要根據具體情況寫明“聯合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。非正式文件處理的一般性通知，標題可直接標出文種。
2．主送機關：在標題下、正文前頂格寫受文的單位或個人。
3．正文：通知正文包括通知的緣由、通知事項、通知要求二三部分。不同種類的通知其正文的寫作有所不同。
發布性通知的正文一般很簡短，寫明發布的意義和目的，提出執行的要求。如果在題目和正文中已指明所發布的文件名稱，也可在正文後不再注“附件”的字樣，直接將所發布的文件附在通知後即可。
指示性通知的正文包括兩部分，開頭部分寫明通知的緣由，可以寫當前存在的問題，發本通知的意義，也可以寫：“特發本通知”或“特通知如下”轉入通知的內容。通知的內容大多采用分條列項法，具體地提出要求和措施、辦法。指示性通知一般不單獨結尾，以正文的完結而結束。
會議通知的正文要具體全麵。一般包括：召開會議的機關、會議名稱、會議起止時間、地點、會議內容和任務、參加會議的人員範圍和人數、入場憑證、報到時間及地點、與會人員須攜帶的文件材料、其他要求事項等內容。
任免通知的正文比較簡單，隻要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件，以及任免人員的具體職務就可以了。
一般性通知所涉及的事項比較具體。正文主要交代要辦什麼事，什麼時間完成和要求等，有的告訴受文單位一事項，以便工作聯係，不需辦理。
4．落款和日期
在正文右下方寫上發文機關名稱和發文日期。
一般地說，通知是下行文，不能向上級機關、同級機關和不相隸屬機關發通知。但在實際工作中有時通知的事項不僅需要自己的下級單位知道，同時也需要同級機關或不相隸屬機關了解，通知送交上級機關和其他單位，而不必向他們另發通知。
寫通知一忌噦嗦，二忌條理不清，三忌無謂的客套寒暄。通知是一種簡示明確的公文，決不能用寫私函的方式來寫通知。
例文
××地區行政公署辦公室通知
各縣（市）人民政府：
經行署領導研究決定，定於×月×日在行署召開各縣（市）人民政府辦公室主任會議三天，傳達省政府關於公文處理的有關指示，請各縣（市）人民政府辦公室主任或副主任一人參加。
××××年×月×日（蓋公章）
第二節 通報
一、通報的含義
通報是黨政機關和社會團體把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例以及具有典範、指導、教育、警戒意義的事件通知所屬下級單位的公文文種。
二、通報的種類
1．表彰性通報。用於表揚先進人物和先進集體的事跡，總結成功的經驗，宣傳好的典型，樹立榜樣，推動工作。這類通報篇幅通常較長，可以分節敘述通報的主要內容和目的。正文一般由通報事由、通報事項和總結出來的經驗以及表彰決定等部分組成，有時也有對受文者的原則要求。
2．批評性通報。用於批評錯誤，通報事故或反麵典型，歸納教訓，教育他人引以為戒的通報，稱為批評性通報。這類通報的正文結構同表彰性通報相似，但通常通報事項的具體敘述較略，內容以議論為主，突出結論和對受文者的要求。
3．事項性通報。這類通報一般在傳達情況、溝通消息、互通情報時使用。又分專題通報和綜合通報兩種。專題通報是指就一件事件、一個情況的演變過程進行概括和敘述。綜合通報則是就幾個方麵情況或一段時間形勢發展的概括和分析。這類通報的撰寫比較靈活，關鍵要抓住重點，突出本質。這類通報注重對開展工作的指導或提供參考的作用，一般不下結論，隻是以事實說明問題。
三、通報的寫法
1．表彰和批評通報的寫法
表彰和批評的通報，都是通過對典型事例的通報達到教育人的目的。通報的正文一般包括通報緣由、事實、分析評價、決定和經驗教訓等幾個部分。
①通報緣由。在較長的通報開頭，往往用幾句話概括通報的核心內容，一般寫事件主要結果和對事件的總評價。這部分文字要精煉，避免與下文重複。較短通報一般沒有這部分，直接寫通報事實。
②通報事實。這部分要重點寫清先進或錯誤的主要人員、主要事實經過、情節、結果及有關數據。
③對事實進行實質性分析評價。是對事件的認識，要指出其先進性和錯誤的性質，對人或事作出中肯評價，便於人們認識和領會通報的精神。在分析、評價的基礎上提出對事實的處理意見，先進的如何表揚、錯誤的怎樣處罰，都應有明確的意見安排。
④分析從典型事例中應學習的經驗和吸取的教訓，由典型引申到普遍最後針對現實提出一般性要求或號召。