第一節 機關事務公文的重要性
一、機關事務公文的含義及種類
我們這裏所講的機關事務文書是相對於機關正式公文而言的。機關事務文書是政府機關、社會團體、企事業單位在日常公務活動中使用的一種具有很強的實用事務性和某種慣用體式的文書，是應用文章的一個大類。它一般不屬於正式公文，但比正式公文的使用頻率更高，應用範圍更廣。
機關事務文書多種多樣，大致可分為以下七類：
1．計劃性文體：計劃、安排、規劃等；
2．調查總結性文體：調查報告、總結、述職報告；
3．會議用文體：開幕詞、閉幕詞、會議報告等；
4．記錄簡報性文體：簡報、簽報、會議記錄、大事記等；
5．規章準則性文體：章程、條例、規定、辦法、細則、規則、規程、製度、守則、公約等；
6．告白性文體：聲明、啟事；
7．禮儀性文體：請柬、聘書、迎送詞、答謝詞、賀電、賀詞、祝詞、訃告、悼詞等。
本章著重講述前六種事務文書中主要文體的寫作。
二、機關事務公文的特點及作用
機關事務文書的特點與機關正式公文有許多相近之處，這主要表現在以下三個方麵：
1．事務文書要由一定的作者製發。
這一特點與公文類似，隻是事務文書作者的法定性不及公文那樣嚴格。公文必須以法定的機關、組織或其法定領導人的名義製發，而事務文書可以以法定的機關、組織的名義製發，也可以以機關、組織的某個部門的名義製發，也可以以機關、組織的領導人或代表的名義製發。
2．事務文書具有鮮明的政治性和很強的政策性。
這一特點與公文比較一致。它們都擔負著傳達、貫徹政府的方針政策，處理機關公務的重要任務，它們的內容與政府的政治、政策密切相關，隻是事務文書的這一特點不及公文那樣顯著而已。
3．事務文書要按照長期以來“約定俗成”的慣用格式製作，並要按照機關、組織的隸屬關係行文。
這一特點也與公文類似，隻是不像公文那樣必須嚴格地按照固定的特定格式製作、按照規定的處理程序進行處理。
事務文書既有與公文相類似的特點，又有與公文不同的特點。事務文書區別於公文的特點是：事務文書不具有公文那樣的法定的權威與效力。公文作為管理國家政務的工具，是法定的作者在法定範圍內行使職權而製發的。具有很大的權威性和效力。而事務文書作為處理機關日常事務的工具，一般不算正式公文，因而沒有公文那樣的法定權威性和效力。
計劃、總結等事務文書隻有附在一份正式公文後麵作為附件去行文，才具有公文那樣的法定權威性和效力。如《1985年國民經濟和社會發展計劃（草案）要點》，就是作為國務院“國發【1985】1號”文件（“通知”）的附件下達的。
條例、規定、辦法、細則等法規性的事務文書也隻有通過發布令、公告或附在通知這種正式公文之後行文，才具有公文那樣的法定權威性和效力。如《中華人民共和國治安管理處罰條例》，就是1986年9月5日由當時的國家主席發布第四十三號令公布施行的。國務院發布和由國務院批準發布的行政法規，以往都是附在正式公文“通知”後麵行文，即用文件形式發布。1988年5月31日，國務院辦公廳根據國務院的決定發出了《關於改進行政法規發布工作的通知》，對條例、規定、辦法、細則等行政法規的發布又作出了新的規定。“通知”說：“為了提高行政法規的權威性，使行政法規能夠及時為社會和公眾知曉，便於國家機關、、社會團體、企業事業單位及全體公民執行和遵守，國務院決定改變現行的用文件形式發布行政法規的辦法。”“通知”規定：“從現在起，國務院發布行政法規，由國務院總理簽署發布令；經國務院批準，部門（含部、委、行、署、直屬機構、國家局）發布行政法規，由部門主要領導人簽署發布令。”
應當指出，在我國有這樣的慣例：在機關、單位、係統內部，計劃、總結、規章製度等事務文書，往往不作為公文的附件發布，而由一定的領導班子會議通過後發出或由機關、單位首長在一定的會議上講出，它在機關、單位、係統內部也具有一定的權威性和行政約束。
機關事務文書是處理機關日常公務的工具，使用頻率很高，應用十分廣泛。其主要作用是：
1．部署、指導工作，總結經驗教訓。
機關事務文書是因事製作的，為了正確地貫徹黨和國家的方針政策和上級指示，組織廣大幹部群眾完成工作和生產任務，需要製訂工作計劃、牛產計劃。為了總結一個時期或一個階段的工作、生產情況，推廣典型經驗，吸取其中的教訓，需要認真地寫出工作、生產總結。這些事務文書起著部署、指導工作和總結經驗教訓的作用。
2．宣傳、教育、動員群眾。
為了及時講解、宣傳政府的方針、政策，布置、推動中心工作，各級政府機關的領導人常常利用會議文體在會議上講話、作報告，明確任務、統一思想、統一行動，這對廣大幹部、群眾能起到宣傳、教育、鼓動的作用。
3．溝通情況，留存備考。
簡報、調查報告在工作活動中起著交流、溝通情況，便於上下左右聯係的作用。會議記錄、大事記等事務文書是機關活動的原始記錄，有保存價值，可以作為檢查工作的依據和憑證，也可以作為日後查考的資料。
4．規範行為，約束行動。
為了使全體公民或一定範圍的人員共同遵守一定的行為準則，需要製定各種規章製度，如章程、條例、規定、辦法、細則、規則、守則、公約等，這類具有法規性和約束力的文體能起到規範人們行為、約束人們行動的作用。
5．告白事體，禮儀應酬。
機關、單位要公開向大眾說明某種重要事情或說明並請求群眾予以協助辦理的事情，要寫聲明、啟事。在日常工作活動中，機關、單位時常需要進行某些禮儀性的交往活動，這就需要運用請柬、聘書、迎送詞、答謝詞、賀電、賀詞、祝詞等禮儀性文體。這兩類事務文書就分別起著告白事體、禮儀應酬的作用。
第二節機關事務公文的擬寫技巧
一、計劃的巧寫
1．計劃的含義及作用
計劃是根據黨和國家的方針、政策，上級指示精神和本單位或個人的實際情況，預先規定的一定時期內的生產、工作、科研或學習的指導思想、具體任務和要達到的指標，以及完成指標的進度和措施。一般說，凡適用的時間較長、範圍較廣、內容較概括的叫規劃；凡適用時間較短、內容較具體的叫安排或打算；內容比較粗略的叫設想；領導機關向所屬單位布置工作，交代政策，提供工作方法的，通常稱為工作要點、工作方案、工作意見等。
古語說：“凡事預則立，不預則廢。”如果想出色地完成某一項工作，就必須事先有一個較周密的計劃，明確“做什麼”、“怎麼做”、“什麼時候完成”，這樣，有了明確的奮鬥目標，行動就有所遵循，從而避免了盲目性和被動性，做到胸中有全局、行動有步驟；有了計劃，也可隨時掌握進程，檢查指導完成情況，取得主動權。所以，訂計劃對工作、生產和學習都有重要的指導、組織、推動和提高工作效率的作用。
2．製訂計劃的基本要求
（1）要擺正整體與局部的利益關係