公文就是公務文書，是黨政機關、企事業單位及社會團體在公務活動中形成並固定使用的一種具有特定體式的文體。公文必須由法定的工作者製作和發布，具有法定的權威性和行政約束力，並具有鮮明的政治性和很強的政策性。公文的作用可以概括為法律和準繩的作用、領導和指導作用、宣傳和教育作用、公務聯係作用、知照作用和依據憑證作用等。公文的種類繁多，一般可分為七部分，一是規定性文件，如條例、規定、辦法、細則、通則等，通常由權威機關製發；二是領導指導性文件，如命令、指示、決議、批複、通知等，通常為領導指導地位的機關及其領導人製發；三是公布性文件，如公告、公報、通告、公開信等，通常由權威性國家機關製發；四是陳述呈請性文件，如請示、報告、議案等，通常是下級機關向上級機關反映情況，彙報工作，提出建議，請求給予指示批準的文件。五是函件，如發函、複函等；六是會議文件，如會議通知、會議紀要等；七是內部使用的文件，如工作計劃、總結等。公文分上行、下行和平行及機關內部使用幾種，一般上行、下行和平行關係的公文都有嚴格的格式規定，一般由以下幾部分構成：1、標題。標題一般在界欄之下，主送機關之上，居中安排，結構形為：“發文機關+事由+文種”或“事由+文種。”2、主送機關。行文主要對象及要求主辦或答複的機關，必須寫機關全稱或公認的簡稱。3、正文。正文除要表達的內容外，在開頭和結尾都有特定慣用語。4、附件。一種是轉發的原文件，一種是補充說明的圖表或數字等。5、發文機關。全稱和公認的簡稱。6、發文時間。7、印章。8、抄送單位。如“抄送”、“抄報”。9、附加標記。如發文字號、密級、緊急程度、閱讀範圍、簽發人和主題詞等。這裏介紹的是一般機關、企事業單位或群眾團體常用的幾種。
1公文常用詞語——約定俗成的慣例
通用公文中的常用詞語
在長期公文撰寫實踐中約定俗成、沿襲下來的公文慣用詞語。具有莊嚴鄭重、言簡意賅的特點，有助簡化公文用語，提高公文撰寫的質量與效率。
指代稱謂用語表示指代稱謂關係的詞語。第一人稱：“本”、“我”(後加指代單位的簡稱)，如：本校、我部等；第二人稱：“貴”、“你”(後加指代單位簡稱)，如：貴局、你廠等；其中“貴”隻用於平行文或涉外文件；“該”，可指代第三人(如：該同誌)或單位(如：該省)，也可指代事物(如：該產品)。
領敘用語引出發文根據、理由或具體內容的詞語。如：“根據”、“遵(按)照”、“接”(“前接”、“近接”、“頃接”、“現接”)、“鑒於”、“悉”(“收悉”、“電悉”、“敬悉”、“欣悉”、“驚悉”)、“奉”、“查”、“現……如下……”、“為……特………”
追敘用語引出被追敘事實的詞語。如“經”(“前經”、“現經”、“業經”、“複經”、“均經”、“並經”、“即經”等)。
承轉用語又稱過渡用語。指承接上文轉入下文的關聯詞語，多用於陳述理由、事實之後引出作者的主張。如“為此”、“故此”、“據此”、“鑒此”、“綜上所述”、“總而言之”、“由此可見”等。
商洽用語又稱詢問用語。指用於征詢對方的意見與反映的詞語。如：“可否”、“當否”、“妥否”“是否可行(同意、得當)”、“意見如何”。
期請用語又稱期盼用語。指於向受文者表示請示和希望的詞語。如：“希”(“即希”、“敬希”)、“望”(“希望”、“尚望”)；以“………為感”、“是感”(隻用於平行文)、“以……為盼(是盼)”、“渴盼”、“切盼”；“請”(“謹請”、“敬請”、“煩請”、“懇請”、“務請”)等。
受事用語因得到對方的鼓勵、支持、協助或諒解而向對方表示感激之情的詞語。如：“承”、“蒙”、“承蒙”、“為荷”(“是荷”)、“謹致謝忱”、“深表謝意”等。
時態用語表示時間狀態或時間方麵要求的詞語。如：“頃”、“茲”、“現”、“正期”、“按期”、“愈期”、“著”、“了”、“過”、“已”、“不日”、“不時”、“一向”、“一直”等。
令知用語表示命令語氣的詞語，多用於下行文。如：“著”(“著即”、“著令”)、“勒令”、“令其”、“責成”、“務必”、“務須”、“毋違”、“嚴禁”、“不得有誤”、“以……為要”、“以……為宜”等。
見解用語表示作者認識、看法、態度的詞語。如“應”、“似應”、“本應”、“理應”、“確應”、“均應”、“應為”、“應將”、“應以”、“應即”、“應予”、“準予”、“特予”、“不予”、“認為”、“(不)可行”、“(不)同意”、“宜”、“緩議”、“毋庸再議”、“擬於”、“擬(不)同意”等
裁斷用語表示裁奪、判斷的語詞。如：“係”(“顯係”、“確係”、“果係”)、“以……為準”、“以……論”、“以……論處“等。
目的用語交待或強調行文目的詞語。如：“請批複(指示、批評、批轉、轉發、審閱、函複、查複、查收、接洽)”、“特頒發執行”、“特此公告(通告、通知、批複、函告)”、“特備案存查”等。
結尾用語置於正文之後，表示正文結束的詞語。其主要作用在於防止在正文中添加字句、偽造文件。如“此致”、“謹此”等。很多結尾用語同時兼為其它用語(如目的用語、期請用語、受事用語、令知用語等)，並具有相應的功能。如：“特此公告”即為結尾用語，又為目的用語。
2指導性文件——自上而下的信息
指導性文件指處於領導指導地位的機關用於頒發政策、指揮行動、部署工作的文件。多屬下行文，要求受文者及時傳達貫徹，認真遵照辦理。寫作時強調中心明確，主題突出，清晰地閱明觀點或主張。措詞莊重、果斷、簡明。
決定
決定用於對某些問題或重大行動做出安排等，如處理重大的事故，宣布人事安排和對有關人員進行表彰等。決定的寫作要求觀點鮮明、措施可行，語言恰當準確。
決定的格式(××××××××文件××發［1999］×號CD15××××××關於××××××××××的決定×××局：×××××××××××××××××××××××××××××××。××××章××××年×月×日主題詞：×××決定抄送：××××××××××年×月×日印發共印×份［例一］用於宣布機構設置或變動的決定××××集團公司關於設立企劃部和撤銷計劃的決定(1999年×月×日通過)第×局×××集團公司董事會第×次會議決定：為了適應社會主義市場運行和增強集團公司市場競爭能力，原計劃部撤銷後，重新成立企劃部。［例二］用於表彰有關人員的決定關於表彰1998年抗洪先進集體和抗洪模範的決定(國訊1998年18號)各省、自治區、直轄市防汛抗旱指揮部、人事(人事勞動)廳(局)，國務院有關部門人事司，各軍區、各軍兵種、各總部、軍事科學院、國防大學、武警部隊政治部、新疆生產建設兵團：今年汛期，我國遭受了嚴重的洪澇災害。長江發生了1954年以來的又一次全流域型大洪水，鬆花江、嫩江出現了超曆史記錄的特大洪水，珠江流域西江、福建閩江等也發生了大洪水。在黨中央、國務院和中央軍委的堅強領導下，廣大軍民團結奮戰，與洪水展開了殊死搏鬥，保住了大江大河幹堤的安全，保住了武漢，哈爾濱等重要城市的安全，保住了重要交通鐵路幹線的安全，保護了人民生命財產的安全，最大限度減輕了洪澇災害損失，取得了抗洪鬥爭的偉大勝利。在這場艱苦卓絕的抗洪鬥爭中，湧現出一大批抗洪搶險先進集體和模範人物，形成了萬眾一心、眾誌成城、不怕困難、頑強拚搏、堅韌不拔、敢於勝利的偉大抗洪精神。為了弘揚這種精神，國家防汛抗旱總指揮部、人事部、解放軍總政治部決定，對在今年抗洪鬥爭中作出突出貢獻的81101部隊等302個先進集體和吳長富等496名抗洪模範進行表彰。希望受到表彰的抗洪先進集體和抗洪模範繼續發揚偉大抗洪精神，謙虛謹慎，戒驕戒躁，再接再厲，發揚先鋒模範作用，為實現跨世紀宏偉目標而努力奮鬥。國家防汛抗旱部指揮部、人事部、解放軍政治部號召全國廣大幹部群眾，解放軍指戰員，武警官兵向抗洪先進集體和抗洪模範學習。學習和發揚他們為國家和人民的利益團結合作，不畏艱險的大無畏革命精神；學習和發揚他們頑強奮鬥、不怕犧牲、不怕疲勞和連續作戰的戰鬥作風；學習和發揚他們顧全大局、舍己為人的共產主義風格；學習和發揚他們把人民的利益視為最高利益，時刻不忘與人民群眾同心同德，風雨同舟的高貴品質。高舉鄧小平理論偉大旗幟，緊密團結在以江澤民同誌為核心的黨中央周圍，認真貫徹、全麵落實黨的十五大和十五屆三中全會精神，再接再厲、開拓進取、奮發圖強、努力工作，為我國社會主義現代化建設和防洪減災事業作出更大的貢獻。附件：1998年全國抗洪先進集體和抗洪模範名單國家防總解放軍總政治部一九九八年十二月四日主題詞：防汛表彰決定［例三］重大問題的決定中共××縣委文件×黨發1998［1］號中共××縣委××縣人民政府關於加快生態建設步伐的決定(試行)××縣地處半幹旱地區，生態環境比較脆弱，嚴重製約著農牧業生產的可持續發展。長期以來，固陽縣各級黨委、政府十分重視生態建設工作，組織帶領全縣人民進行了堅持不懈的鬥爭，但從總體上看，由於種種原因，固陽縣生態環境還沒有從根本上得到改善，甚至存在著不斷惡化的潛在危險。生態環境的惡化已成為製約我縣穩定脫貧和農牧業可持續發展的最大製約因索。為深入貫徹江澤民總書記、李鵬總理關於治理水土流失，建設生態農業的重要指示和蒙古自治區《關於加快沙區山區生態建設步伐的決定》精神，動員全社會力量，紮實有效地實施好生態建設這一個基本國策和宏偉工程，縣委、縣政府特作如下決定：一、生態建設的總體思想和主要奮鬥目標(一)總體思路認真貫徹落實黨中央、國務院和自治區關於生態建設的方針政策，堅持生態、經濟、社會效益相統一的原則，以改善生態環境，推動農牧業可持續發展和加速脫貧致富達小康為目標，以十大生態工程建設為重點，堅持依法治理，強化政策措施，努力增加投入，依靠科技進步，強化組織領導，充分動員社會力量，努力開創我縣生態建設的新局麵。(二)主要奮鬥目標到2000年，全縣完成生態建設治理開發總麵積100萬畝，其中：人工造林20萬畝，種草68萬畝，水保治理12萬畝，森林覆蓋率達到108%；到2010年完成生態建設治理開發麵積350萬畝，其中：人工造林100萬畝，種草200萬畝，水保治理50萬畝，森林覆蓋率達到235%。二、突出重點，狠抓生態建設的十大工程(三)以防風固沙為主的治沙造林工程×××………(四)以水保治理為重點的生態經濟建設工程×××………(五)北部丘陵區灌叢草場生態建設工程×××………(六)農田防護林生態建設工程×××………(七)公路綠色通道工程×××………(八)生態建設試驗、示範工程×××……(九)鄉鎮蘇木所在地和村屯綠化美化工程×××…………(十)人均2畝綠化地工程×××………(十一)種苗基地建設工程×××………(十二)以旅遊區為重點的美化建設工程×××………三、加大宣傳力度，提高對生態建設重要性的認識(十三)各鄉鎮蘇木、各部門一定高度重視，充分利用各種宣傳工具，采取多層次、多形式，……(十四)新聞宣傳部門充分發揮主力軍作用，大力弘揚生態建設中湧現出的先進典型事跡……四、深化體製改革，實行優惠政策(十五)繼續實行誰投資、誰治理、誰開發、誰受益、誰造誰有以及允許繼承、轉讓和長期不變的政策；多種經濟成份並存，多種經營形式並有……五、多方籌集資金，努力增加投入(十六)堅持以群眾投工投勞和地方投入為主，國家投入為輔，多層次、多形式、多渠道籌措資金。不斷加大對生態建設的投入，將生態建設的投入列入財政預算，每年安排的資金不得低於財政收入的15%……六、依靠科技，走科技興林的生態建設路子(十七)大力推廣應用科研成果適用技術，不斷提高科技成果轉化率。林業部門要建立和完善不同類型的生態建設試驗示範點，不斷向全縣推廣應用。當前要積極發展經濟林、速生豐產林和兼用型林種進一步優化樹種結構，大力推廣生態經濟溝、小流域治理……七、依法保護、管理生態植被資源和生態建設成果(十八)按照國家和自治區的法律法規，結合本地實際，製定相應的政策措施，認真保護管理生態建設成果，嚴格執行占用林地審批製度。嚴禁亂砍濫伐。嚴格執行林木采伐、運輸、檢疫審批手續。……八、切實加強領導，逐級建立健全領導任期目標責任製(十九)生態建設要在縣委、縣政府的統一領導下，由林業部門統一規劃，統籌安排。全縣上下要切實加強領導，將生態建設納入各級領導任期工作目標進行考核，並實行一票否決製。九、嚴格獎懲製度，確保生態建設持續、快速發展(二十)對生態建設搞得好的鄉鎮蘇木、單位、部門給予精神和物質上的獎勵，資金上給予重點傾斜，對工作突出的個人給予重獎。對不能如期完成任務的單位和部門要追究主要領導的責任，嚴重者給予降級或撤職處分。……中共××縣委××縣人民政府1998年2月12日