三、外事文書分類和使用對象
外事文書是國際上使用十分廣泛的應用文體，種類繁多，格式、用法也各有特點。
依據國際習慣法，外事文書就其性質、形式和使用規律，一般分為官方政府間的外交文書和民間組織及法人使用的對外文書兩大類。
在我國，外事文書一般可分為國家政府及外交機關使用的外交文書和其他官方、民間組織及法人涉外的對外文書兩大類。外交文書和對外文書的主要區別是：1.使用和形成的主體、對象和內容不同。外交文書的使用主體是代表國家行使主權的國家、政府及其外交機關、國家領導人和外交代表；對外文書的使用主體是除外交機關以外的國家黨政機關、地方各級人民政府、軍隊、團體、企事業單位和法人。2.內容不同。從涉及的內容看，外交文書是代表國家的行文，一般是涉及國家利益的；而對外文書一般是涉及一個部門或團體的利益。3.格式不同。從使用文書格式看，外交文書一般有專用性；而對外文書多具有通用性（各種專業涉外文書除外）。4.適用法律不同。外交文書適用法律是國內有關法和國際公法；對外文書一般適用的是國內法和國際私法及有關國際公法的條款。但外交文書和對外文書都是涉外文書。所以本書定名為外事文書。從文書涉及的內容和專業看，除外交文書外，還可分為對外領事文書、禮賓文書、國際條約和契約、經濟技術合作、國際貿易、涉外法律以及新聞文書等。
（一）外交文書
外交文書是國際法主體（主要是國家）、政府、國家領導人、國家特使、外交主管機關和派出的外交代表機構、外交代表在國際外交實踐活動中使用的一種工具。各國的外交文書均體現了本國的對外方針政策和有關法規。它的內容總是涉及到國家之間、國家與國際組織之間的政治、經濟、軍事、科學文化等各種關係，因此，它是國家間政治性、政策性很強的一種文書。基於我國政府一貫奉行的和平共處五項原則，外交文書是國家之間、國家與國際組織之間相互往來的平行文書。它的嚴肅性、鄭重性是不言而喻的。外交文書的使用一般隻限於國家政府、領導人和外交部及其派出的駐外使館、代表團處、外交人員與外國的相應外交機關和外交人員之間。領館過去一般視為商業機構，根據現代慣例，領館也承擔一部分外交工作，也視為外交機構。我國各省、市外事辦公室，一般也和外國領館直接行文，屬地方政府的外事機關。除此之外，中央黨的機關、國務院其他各部委及其他各種組織和法人一般都不能直接使用照會等外交文書。通過外交途徑辦理有關涉外事務，需要通過外交部及其派出的外交機關。
外交文書的概念是比較廣泛的。在國家文書學中，它是很有影響的一種文書。有些書上講，外交文書是國家間的“書信往來”，隻指“照會、函件和備忘錄三種”，這顯然隻是指它的狹義概念；從廣義上講，這種概念的外延是不夠的，不確切的。應該說，凡是國際法主體之間通過其外交機關、外交代表進行的公務書麵往來文件，不論其名稱和性質如何都是國家間的外交文書。自然，並不是說，所有外交文書的名稱和文體非外交機關就一律不能用。實際上稱外交文書的隻有國書、照會等外交專業文體，非外交機關不能直接使用。其他名稱和文體非外交機關乃至民間團體和法人都可以結合實際參照使用。
外交文書文種主要有國書、頌詞和答詞；照會、外交函件、外交電報、備忘錄、說帖、節略；外交公報、外交聲明、外交宣言、外交公告；國際條約；締結條約的批準書、核準書、批準書的證明書、法律證明書、加入書、條約確認書；全權證書；外交授權證書、外交委任書、外交委托書、領事任命書、領事證書、信使證明書、代辦通知書；外交場合祝酒辭、講話稿；外交護照、外交活動請柬等。
（二）其他外事文書
1.其他外事文書，在我國主要是指依據國家法律成立的各級地方政府機關、軍隊、人民團體及其領導人、官員在與外國人的交往中使用的文書。如國務院除外交部以外的各部委，各軍兵種，各省、市、地、縣人民政府及有關機關、團體，在與外國人建立和發展友好關係，進行經濟、貿易、文化、體育等各個領域的往來時直接形成的涉外文書。我國地方各級人民政府及有關單位雖然不是國家的外交機關，但它是代表國家在某方麵的職能部門；雖然它不能直接使用外交文書與外國外交機關交往，但可以直接使用對外函件等文書與外交和非外交機關的外國人進行來往。特別是在當今改革、開放、搞活的年代裏，同外國人的交往就更多，而使用對外文書是進行對外交往的一種工具。同時，國務院各部委、省人民政府還常受中央政府的委托，代表中央政府與外國政府締結各種經濟貿易、文化、科技等方麵的業務性條約，這些條約構成了國家政府間文書的一部分。
2.民間組織及法人使用的外事文書，是指民間的友好團體、民間外交團體、企業事業單位和法人在與外國人的交往中使用的文書。民間外事活動的內容是廣泛的，如民間代表團的出訪來訪，出席雙邊或多邊的國際會議，參加重大慶典、簽訂友好合作計劃、介紹引進外國專家和外商來華投資，舉辦各種民間外事活動，中外合資經營各種企業等，在此種種的活動中，文書無疑是一種不可缺少的工具，也是進行民間外事工作的一種手段。
從外交文書和其他官方及民間組織、法人的對外文書的實踐看，前者更為正式、莊重，使用的嚴肅性和鄭重性強於後者，而後者的使用普及性和廣泛性又強於前者。外交文書有它的專用文種，除此，其他涉外文書文種卻非常廣泛，常用的有對外函件、電報、電傳、傳真、聲明、受權書、委托書、交接證書、檢查報告書、協議書、合同書、確認書、辦理合同的核準書和批準書、公證書、調解書、仲裁書、通知、通告、備忘錄、祝酒辭、講話稿、會談紀要、普通護照等。
四、外事文書的特點和作用
（一）特點
外事文書的主要特點是：
1.外事文書的受文對象主要是外國政府及其外交機關和外交代表、國際組織和國際法人。它所涉及的事實都是國家與國家，國家與國際組織，一國法人和另國法人之間的事務。因此，處理外事文書的原則是及時、準確、謹慎、安全。兩國之間的交往和國內兩個單位之間的交往不同，它對文書的處理要求非常嚴格，來不得半點的馬虎。如兩國之間訂立一個協議，雙方必須辦理協商一致的有關法律手續，必須嚴格遵守。一般說來，外事文書一經發出，就必須算數，不能更改；要更改就須重開協商、談判，以至追究法律責任。
2.外事文書的內容，主要包括國際政治鬥爭，事務交涉，經濟貿易往來，軍事、科學、文化交流，禮儀和友好活動等。例如，記載和辦理國家領導人、知名人士、友好人士的出訪、來訪，國家之間邊界、領土的交涉，經濟、貿易業務，出席各種國際會議，進行各種友好活動等。一般說來，外事文書所涉及的內容從總體上說比較重大。一般法人之間的貿易也多屬數萬元以上的交易。它關係到國家、民族的重大利益以至根本利益。因此，我國外事文書的撰寫和使用必須在堅持四項基本原則的前提下，以和平共處五項原則為準則，其目的在於發展不同社會製度國家之間的友好關係，進行國家之間的經濟、文化交流，為國家和世界人民謀利益。
3.外事文書的法律關係是以國內法為基礎，以“國際公法”、“國際私法”為準繩。任何國家的統治階級都要求其各機關在處理對外事務中，首先必須符合國內的基本法律，如憲法等；同時，還須考慮“國際公法”、“國際私法”以及國際慣例和有關國家的民族習慣等。我國的外事活動，必須執行國家的外交政策、外事法規，遵守外事紀律，為建設具有中國特色的社會主義服務。
4.外事文書有較嚴格的文體形式、撰寫格式、用語和製成材料。特別是官方的外交文書，要求最嚴格，體式最莊重，使用最嚴肅，文本最美觀，它體現了一個國家、民族的習慣和風格。辦理外事文書同時體現了一個國家、民族的文明程度、辦事效率和質量。外事文書一般要求格式規範，文體正確，用語穩妥、簡練，印製精良，式樣美觀、莊重、大方。
外交文書的文種和體式更有它的專用性。如照會、備忘錄等。在國際上外交文書的文種和體式並無統一的文字規定，它是在長期的國際外交實踐活動中逐步自然地形成撰寫和使用的格式，即習慣成法。國際法上稱之為習慣法。世界各國在國際外交實踐活動中使用的文書體式就是依據這種習慣法為國際慣例，各國的外交文書的種類、名稱、體式等都是大同小異的，如交涉問題一般都用照會的文體，協議性文書都用各種不同名稱的條約等。這種習慣成法的文體構成了它具有國際的通用性，便於世界各國之間的往來。要說有不同的話，那就是由於各國的語言文字不同，民族使用文書的習慣不同等，構成了各國外交文書的特殊風格，如使用英語、法語、俄語、西班牙語等國家為橫寫形式，日本語等則為豎寫形式。我國以前的外交文書多為豎寫形式，從1955年開始改為橫寫形式。根據現代的國際外交實踐，在撰寫和使用外交文書時，各國一般都要求在尊重本世界上各國政府之間和國家與國際組織之間、國際法人之間常常要使用外事文書相互通知、通告事務。如通知慶祝活動、節假日、赴某地參觀旅遊、通知商品到貨和承辦工程建設的成交、交工等。聯係、交涉問題，辦理各種事務等也都要使用書麵文字的形式進行。如國家邊界問題的交涉，國家領導人之間的相互函件往來，國家之間發生不愉快事件提出的交涉或抗議、國家之間或國際法人之間進行經濟、貿易、科學、文化往來等。
2.憑證和依據。
外事文書是國家政府和法人在外事實踐活動中的真實反映和曆史記錄，特別是經過談判締結的國際條約、契約，屬於雙邊的，雙方各保存著簽字正本；屬於多邊的，正本除由協商規定的國家或組織保存外，有關各國仍保存著副本，它是相互辦理規定問題的曆史憑證。國書等各種證明文書都賦予了持有者應有的權利和擔負的任務。國家間解決邊界等問題的各種文書，記錄著國家邊界曆史及邊界劃法，地域範圍，邊界走向；對於解決其他各種問題的文書，記錄著問題解決的辦法、事實和結果等。外事文書的憑證和依據作用表現在國家之間和國家與國際組織之間，它關係到整個國家和民族的根本利益。如我國南沙群島的外交曆史文獻，就是這一帶的島嶼自古以來就是中國領土的曆史憑證。
3.申述意見、表示主張、聲明觀點。
在國際舞台上，一個國家對於國際問題要表示國家的立場、觀點、態度和主張等也要用外事文書的形式進行。如國家間經常發表的外交聲明和聯合聲明、外交公報和聯合公報、外交宣言和聯合宣言、在外交場合的各種講話稿、講演稿、祝酒辭等。每年在聯合國大會上我國代表的發言稿，都是一種代表國家在國際舞台上嚴肅地表明我國政府對某些國際問題的嚴正立場和主張，得到世界絕大多數國家的支持和擁護，宣傳了我國的對外政策，團結了朋友，為世界和平做出了貢獻。
4.傳遞外事信息，進行經貿、科技等合作與交流。
外事文書在國家外交機關、外交代表之間，在國際經濟、商業、科學文化合作與交流中起著傳遞情報、信息的作用。在國際關係中，國家之間有時為了某種需要常常在一個問題上相互傳遞機密的文書，互通情況。如在第二次世界大戰期間，蘇、美、英三國政府首腦之間就曾用他們的親筆信相互交流情況和互通有關情報。特別是在科學發展的當今世界，使用外事文書進行傳遞軍事、經濟、貿易、科技等信息者更加廣泛。
總之，外事文書的作用是重要的、廣泛的，研究和正確使用外事文書的重要現實意義在於：能及時有效地開展外事工作，提高工作效率和質量，很好地製定、宣傳和貫徹執行本國的外交政策；建立和發展友誼，團結朋友，揭露敵人，維護國際和平；促進國際政治經濟、科學文化等的友好合作與發展，贏得本國外交政策的偉大勝利。