辦公室組織管理
辦公室是一個企業的必需機構，辦公室的管理在企業行政管理中處於舉足輕重的地位。
一、辦公室管理的方法
辦公室工作涉及方方麵麵、上上下下、裏裏外外，大到輔助決策，小到打水掃地，麵對如此繁雜的工作，要想管理有序，提高效能，就必須采取有效的管理方法。
調查研究法
調查研究既是辦公室的一項基礎工作，又是辦公室管理的重要方法。辦公室管理要想堅持理論與實際的結合，要想為領導提供對決策有用的信息，要想起草的法規、計劃等文件符合客觀實際，要想正確地處理人民群眾的來信來訪，無一不需要進行調查研究。掌握調查研究的正確方法和有關技巧，不但是辦公室領導應該做到的，而且是全體工作人員必須具備的
基本工作方法。
辦公室進行調查研究的具體步驟是：
（1）確定調研題目。調查研究是一種有目的的活動，題目的選定至關重要，因為它對調查研究起著方向性作用。題目要選擇對全麵工作有指導意義的，要選取領導和群眾普遍關心的或迫切需要解決的；要選取那些工作中遇到困難，一時拿不準主意的；要選取對於中心工作具有關鍵意義的。
（2）組織力量。領導要身體力行，率先調查研究，辦公室的秘書部門、研究部門更應該積極行動。要與有關部門配合開展調查研究，建立調查研究協作網，聘任特約調研員。
（3）選用科學的調研方法。比如，專題調查法、普遍調查法、抽樣調查法、民意測驗法等。調查的形式也是多種多樣的，如召開座談會、現場觀摩、問卷答題、個別談話等等。
（4）調查必須研究。辦公室人員隻有經過運用對立統一的觀點，采取科學的手段對材料進行歸納、分析、綜合等深入細致的研究處理之後，才能得出符合客觀實際的結果。
彈鋼琴法
辦公室管理也和彈鋼琴一樣，在總的任務已定的前提下，要學會把握管理的主旋律，通過全體成員的密切配合，才能彈奏辦公室管理這部鋼琴。
（1）要學會統籌全局，把握本質。管理者要有係統觀念，統掌全部鍵盤，無論哪項工作，無論處於什麼位置的人，都要以辦公室管理的整體目標為出發點和歸宿，在服務上狠下功夫，把個人目標自覺地與組織目標結合起來，把局部利益和全局利益結合起來，圍繞辦公室去努力工作。辦公室應通過自己的有效協調，使其他部門的工作都為實現組織的整體目標而開展。
（2）抓準抓緊中心。辦公室工作有主有次，有急有緩，有時主要的工作並不一定是急需要辦的，急辦的工作倒不一定是主要的。所以辦公室的各種工作穿插攪合在一起，就要求管理者能夠抓住一定時期內的中心工作。為了集中重點力量保證中心任務的完成，在辦公室管理中不能平均、分散地使用力量。比如，辦公室要準備一個大型會議，那麼在一段時間裏，就要圍繞這個中心工作部署力量，全力以赴地保證會議的順利舉行。
（3）堅持抓住中心工作帶動一般工作。辦公室管理中，要反對“單打一”的思想和工作傾向，堅持抓中心工作帶動一般工作的原則，既要全力以赴抓中心工作，又要分出適當力量兼顧一般正常工作。中心工作和一般工作也不是一成不變的，在不同的條件下它們可以相互轉化，當一個中心工作告一段落時，必須按照已經發展變化了的客觀情況，及時轉換工作中
心。
二、辦公室組織管理
企業的辦公室隻有通過科學合理地組織與管理，才能處於最佳的工作狀態，富有成效地運轉。
辦公室工作的基本要求
要做好辦公室的工作，必須注意以下三方麵的要求：
（1）要有全局思想。企業的各個部門和全體成員隻有經過統一指揮和整體規劃，才能充分發揮各自的獨立功能，產生整體效益，實現企業總體經濟目標。企業辦公室是企業行政機構的有機組成部分，它所從事的管理活動同樣是服務於企業的總體目標，服務於企業的整體利益的。這就要求企業辦公室人員在工作時必須培養全局觀念，從企業的整體需要出發，以
企業的最高效益為自己的工作宗旨。
（2）要有高度的參與意識。辦公室作為企業領導的參謀和助手，經常直接參與或間接服務於企業的經營決策，處於不可替代的地位。辦公室的工作人員必須具有強烈的參謀意識，在企業的行政決策、經營管理、公共關係、信息溝通等各個方麵當好領導的助手，充分發揮企業辦公室在企業行政管理活動中的作用。
（3）要有強烈的效率觀念。隻有講究效率、講究質量的企業，才能在激烈的市場競爭中獲得成功。因此，企業辦公室每個成員都必須樹立效率觀念和時間觀念，把工作效率和工作質量作為自己的首選目標，力求處理事情迅速準確，事半功倍。
辦公室管理方式
企業辦公室應當根據企業的實際需要和自身工作的客觀要求，製定出一係列合理有效的規章和製度，使企業辦公室工作不斷科學化、製度化和規範化。企業辦公室必須采取以下管理方式：
（1）責任管理。在明確辦公室總任務的前提下，把責任分解到每個成員，克服工作的隨意性和盲目性。
（2）規範化管理。辦公室的每項工作都要遵循嚴格規章製度。並不斷總結經驗，使它更加完善。例如事務處理要按照製定的程序進行。
（3）常規化管理。要明確規定周、月、季、年的常規工作，如每周的廠務會議安排，月度的工作總結，年度的生產計劃以及固定假日的常規工作等。
（4）自動化管理。要提高辦公室的工作效率，必須隨著現代科學技術的發展，不斷引進現代化的辦公設備和技術，如計算機、複印機、傳真機、傳呼機以及縮微技術等。
三、辦公室人員管理
辦公室日常管理主要是對人員的管理，因為辦公室管理的最重要對象是人。充分調動工作人員積極性，也就是開啟他們的內部動力，是至關重要的，具體做法有：
心理激勵
如何調動人的積極性問題，是管理的激勵理論研究的基本問題，也是辦公室管理所麵臨的基本問題。領導作用的成效在於能讓人心甘情願、齊心協力地為實現組織目標而努力工作。要達到這一點，關鍵在於滿足他們的需要，激發工作人員的責任心，調動他們的積極性。
辦公室領導要充分研究人的心理，學會心理激勵的方法。
首先，要認識到激勵需要因人而異，其指向和強度均不相同，把握需要的差異性，還必須認識到人的不同層次需要，對症采用激勵的手段。同時，還必須認識到人的需要是發展變化的，不同的時期，不同的需要占據著主導地位，要隨時根據變化了的需要，采取不同的管理方法，來盡可能滿足人們的需要。但是必須注意，管理者的責任在於滿足那些正當的、合
理的需要。反之，一味地滿足那些不合理的、過分的需要，不但不會提高全體成員的積極性，相反會挫傷其積極性。
其次，要善於把人們的潛在需要轉化成被意識到的動機。要通過思想教育、改善辦公條件和生活條件、不斷增加每個人的工作分量和變更其工作內容等方式，使辦公室人員對所從事的工作具有新鮮感、挑戰性，以此產生強烈的興趣，來滿足每個人的求知欲、探索欲、成就感，長此以往，樹立願意為辦公室工作獻身的堅強信念，達到提高工作人員積極性的目的。
加強思想教育
思想教育是憑借真理和科學的力量，運用精神觀念的宣傳方式，對辦公室成員的思想認識、情感和行動產生影響和作用的一種管理方法。
在辦公室管理中運用思想教育的方法，是行之有效的，它有助於全體成員形成正確的政治思想、良好的道德情操和做好工作的責任感，使人們懂得在管理中應該做什麼，不應該做什麼；應該如何做，不應該如何做。這樣的選擇是在服從真理和科學基礎上所采取的自覺的意誌行動，而非屈從於某種權勢或迫於經濟原因的被動服從。思想教育還有助於正確認識辦
公室工作在組織中所處的地位和作用，自覺地把本職工作和組織利益聯係起來，充分發揮內在的地位和作用，充分發揮內在潛力，產生克服工作困難的勇氣和毅力。
進行思想教育的方式是多種多樣的，例如，組織學習上級文件，聽報告、座談、討論，參觀考察，調查訪問，個別談心，樹立典型，表彰先進等等。要把思想教育滲透於辦公室的全體成員及其全部活動中去，不僅行政係統要抓思想教育，黨、團、工會等係統也都要抓思想教育工作。
四、員 工 守 則
?員工守則的製定原則
員工守則作為企業內部約束員工行為的基本規則，在製定前，要遵循一定的原則。
企業內部規章製度的效力是以合法為前提的。凡是違法的內部規章製度一律無效。所以在製定員工守則時首先要對國家相關勞動人事法規進行了解和學習，不要編製出違反國家法律、法令的無效的員工守則。比如規定員工在勞動合同期間不能結婚生育，上下班要搜身檢查，試用期間員工辭職不發工資，員工入職要交一筆保證金等等。這些規定嚴重侵犯了公民的基本權利，侵犯了員工的合法權益。
要廣泛征求企業員工的意見和建議，因為員工守則是企業內部員工規範自己的言行的基本準則，以企業內部員工為主體編製出來的規則更具操作性。因此，必須發動全體員工參與，通過民主程序來製定。如通過企業工會組織、職工代表大會或選派員工代表，參與內部規章度的製定。製定出來以後，還要向全體員工公示，並組織學習和貫徹實施。
在勞動法或其部門法沒有規定的情況下，用人單位製定其內部規章製度時要堅持公平、合理、科學的原則，既要考慮員工的利益，又要考慮單位的利益；既要考慮對員工勞動行為的規範和製約，又要考慮對員工勞動積極性的激勵。
員工守則一般包括以下內容：
（一）員工的道德規範。比如珍惜公司信譽、嚴謹操守、愛護公物、不得泄漏公司機密等行為規範。
（二）員工的考勤製度。其中有工時製度、上下班的規定、打卡規定等等。
（三）員工加班值班製度。什麼情況下加班、加班的報酬規定、值班的安排等等。
（四）休假請假製度。包括平時和法定休假、年休假、婚假、產假和生理假、病假、喪假、 工傷假、私事休假等等。
?員工守則範本一
第一條 本公司員工均應遵守下列規定：
（一）準時上下班，對所擔負的工作爭取時效，不拖延、不積壓。
（二）服從上級指揮，如有不同意見，應婉轉相告或以書麵陳述，一經上級主管決定，應立即遵照執行。
（三）盡忠職守，保守業務上的秘密。
（四）愛護本公司財物，不浪費，不化公為私。
（五）遵守公司一切規章及工作守則。
（六）保持公司信譽，不做任何有損公司信譽的行為。
（七）注意本身品德修養，切戒不良嗜好。
（八）不私自經營與公司業務有關的商業或兼任公司以外的職業。
（九）待人接物要態度謙和，以爭取同事及顧客的合作。
（十）嚴謹操守，不得收受與公司業務有關人士或行號的饋贈、賄賂或向其挪借款項。
第二條 本公司員工因過失或故意使公司遭受損害時，應負賠償責任。
第三條 本公司工作時間，每周為40小時，星期六、星期天及紀念日均休假。業務部門如因采用輪班製，無法於星期六、星期天休息者，可每7天給予2天的休息，視為例假。
第四條 管理部門的每日上、下班時間，可依季節的變化事先製定，公告實行。業務部門每日工作時間，應視業務需要，製定為一班製或多班輪值製。如采用晝夜輪班製，所有班次，必須一星期調整一次。
第五條 上、下班應親自簽到或打卡，不得委托他人代簽或代打，如有代簽或代打情況發生，雙方均以曠工論處。
第六條 員工應嚴格按要求出勤。
第七條 本公司每日工作時間定為7小時，如因工作需要，可依照政府有關規定延長工作時間至10小時，所延長時數為加班。
除前項規定外，因天災事變，季節關係，依照政策有關規定，仍可延長工作時間，但每日總工作時間不得超過12小時，其延長之總時間，每月不得超過46小時。其加班費依照公司有關規定辦理。
第八條 每日下班後及例假日，員工應服從安排值日值宿。
第九條 員工請假，應照下列規定辦理：
（一）病假——因病須治療或休養者可請病假，每年累計不得超過30天，可以未請事假及特別休假抵充逾期仍未痊愈的天數，即予停薪留職，但以一年為限。
（二）事假——因私事待理者，可請事假，每年累計不得超過14天，可以特別休假抵充。