二、 確定會議籌備和籌備人員
召開大中型會議需要組織專門班子進行籌備，一般的會議籌備機構也就是會議期間的工作機構，它的名稱大多叫秘書處或會務處。秘書處、會務處下麵一般又分設會務組、資料組、生活組、保衛組等。有的會議還要設組織組、宣傳組等。這些小組在大會秘書長或秘書處、會務處負責人的領導下分工負責，密切配合，共同承擔會議的組織服務工作。
召開小型會議，則不需要組織專門的籌備機構，由辦公室負責承辦即可。
三、安排議題
安排議題的原則
（1）提交會議討論的議題必須與所開會議身份相適應，也就是說，提交會議討論的議題，一定是該會議能夠討論批準的。那種局部性的下一級會議可以解決的或者個別領導同誌就可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論。如果事無巨細，統統提交上級會議討論，那麼上級機關的領導同誌就是整天泡在“會海”裏，也將應接不暇。
（2）提交會議討論的議題，除特殊情況外，要有簡要的文件或彙報提綱。彙報提綱應當開門見山，有針對性，對存在的問題和準備采取的措施，應當提出具體明確的意見。彙報提綱一般不要超過3000字，並應在開會前幾天發給需參加會議的同誌，征求意見。除特別緊急的以外，臨時提出的議題不要倉促安排討論。
（3）提交會議討論的議題及文字材料，必須事前經過領導同誌審批和專人對內容及文字審核把關，否則不能安排會議討論。
（4）每次會議議題的選定、安排，均應請主管領導同誌審定。
安排議題的方法
安排例會議題，各部門有不同的做法，歸納起來不外乎幾大類：
（1）主管領導同誌臨時確定議題，由會議秘書人員向有關部門搜集文件，準備資料。
（2）待討論的問題很多，文件也早已有所準備，隻是一次兩次會議討論不了，有個先討論什麼後討論什麼的問題。這時，秘書工作人員就要根據輕重緩急和當時情況提出建議。
（3）由會議秘書人員事前收集議題，“找米下鍋”，詢問各主管方麵有無需要拿到會議上討論的事項，然後加以安排，有的在一周以前，甚至在一月之前就把要討論的問題擺出來排隊，列成議程表，提交領導同誌確定。
以上三種情況，前兩種較為實際，後一類可以作為補充和參考。這是因為由秘書工作人員臨時找來的議題，很難做到合乎實際，即使是經過了有關領導同誌過目，由於情況變化，很少能完全按預定議程進行討論，甚至根本就不能按預先安排的議題進行討論。但是，秘書人員會前收集議題，並提出議題排列的初步方案，是應努力去做的。
不論采用哪種辦法，任何議題的最後安排都應請領導同誌定奪。
安排議題應注意的問題
（1）一次會議議題不能安排過多或過少，一般以安排一個主要議題和一二個小議題為宜。安排議題過多，與會同誌無法充分發表意見，或者討論不完；過少則不能高效率地利用時間。要估計到每個議題所需討論的時間，合理分配，為保證會議既能充分展開討論又能高效率地利用時間打下基礎。
（2）應當盡可能地將同類性質的議題同時提交一次會議討論，也就是說，一次會議如果有兩個以上議題的話，那麼，它們的內容最好是相近的。由於1生質相同，互有聯係，所以便於討論，節省時間。
（3）可以準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。
（4）手頭要多掌握一些議題，寧肯儲備待議，也不要“找米下鍋”。當然，也不能儲備太多。
四、 提名與會人員
什麼人應當參加會議，同安排議題一樣，決定權在領導。秘書工作部門在接受委托以後，可以提出參加會議的參考名單供領導選擇、決定。
什麼人應當參加會議，在大多數情況下是固定的。就是說，當領導機關在決定召開某種會議時，其大部分的與會人就已確定，會議工作部門照發通知就是了。
但是，在不少情況下仍需要會議工作人員提出與會名單，送主管領導審定。因為，一般地說，每種會議都需要適當數目的有關人員列席。
對一些沒有固定與會人的會議，例如“民主人士座談會”、“知識分子問題座談會”，還有一些大型的“報告會”、“傳達會”等，會議工作人員須根據領導機關的原則指示和要求，全麵考慮後提出與會人員名單，請領導確定。如果領導自己擬定與會人名單，會議工作人員可以提供有關資料或者提出補充意見，供領導參考。一般地說，對於征求意見的座談會，宜
請各主要有關方麵的人員出席，以便集思廣益；對於討論某一專題的會議，宜請專家和在這一方麵有實際經驗的工作者出席；對於純紀念性的會議，可請一些有名望、有影響的人物出席。
提名與會人員名單，是一項重要的工作。如果由於工作人員的疏忽而造成差錯，將會給領導工作造成不良影響，甚至在政治上犯錯誤。如漏提應當與會的人，就無意中剝奪了他們參加會議的權利，會使他們的工作受到一定的損失。如果說這是一種重大差錯的話，那麼把不應參加會議的人召集來參加會議，就可能造成更大的錯誤。有一個地區在召開處以上黨員
幹部大會傳達一次絕對秘密的重要會議精神時，發現到會人中競有一名被開除黨籍的人。可見與會人的提名是一項政治性極強的工作，不允許有絲毫的疏忽。
要做好與會人員提名工作，關鍵是熟悉各部門的業務和各領導同誌的工作安排，必須掌握情況。為此，應該：
（1）多看些文件，例如部門的請示報告、業務資料等。
（2）會議工作本身就是熟悉情況的良好機會。會議上有文件，有討論，有決定，每次有不同的與會人，會議工作人員由於工作條件可以全部或大部知曉這些情況，隻要留心就行了。
（3）請幹部部門提供情況。例如從組織部門定期編製的幹部名單摘記新情況。
（4）應當隨時掌握領導同誌活動情況。
五、會議文件的產生、審核、分發
會議文件的產生
會議文件是一種非正式文件，是正式文件的基礎和草稿，是提請會議討論的客觀對象。會議文件包括會議正式文件、會議參考文件、會議閱讀文件等。會前能否準備好文件，特別是準備好會議的主要文件，對開好會議有著至關重要的影響。大中型會議一般事先均組織一個文件起草小組，專門負責文件起草工作。日常會議的文件，主要應由各職能部門起草。
會議文件的審核
為了確保會議文件的質量，提高會議效率，會議秘書部門應於會前對有關部門報送的會議文件進行初步審核，然後向領導提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。如果認為文件尚未成熟，應經主管領導同意後，退有關部門進一步加工、修改。
在初審會議文件時，應把握以下原則：
（1）各部門提交上級會議討論的文件，必須事先經過調查研究，符合實際。
（2）提交會議討論的文件，凡涉及有關部門和地區的，各有關部門和地區必須事先進行會商，廣泛征求意見，取得一致意見，經過會商意見仍不一致時，可加以說明，在會議上將分歧意見如實彙報。凡未經會商的文件，一律不予安排。
（3）提交會議討論的文件，應中心突出、開門見山、觀點明確、事實準確、條理分明、語言簡練。凡不符合上述要求的提交會議討論的文件，應進行文字方麵的加工修改。
會議文件的分發
發文件時應注意，盡量避免把許多文件堆到一起同時發給與會同誌。日常工作會議和一些大中型會議的文件，秘密程度比較高，要按照編號分發。這樣做有利於與會者按照會議或會議進程有針對性地閱讀文件，提高工作效率。如一次會議發幾個文件，每個人員拿到的文件上的編號應是一致的。這樣有利於文件的管理和收退。可以在文件上加蓋與會者姓名章或在文件上寫上與會者的姓名，按人裝封投送，封上應加蓋密封章和限時章，同時要完善簽收手續。內容重要又比較急的文件，應派專人遞送。特別重要的文件還采用回執辦法，與會者收到文件後，在回執上簽字，退回發文機關。
六、會議通知、報名、報到和編組
會議通知
與會人員提名確定以後，要及時發出召開會議的通知。除日常工作會議外，對大中型會議應發書麵通知，盡量不用口頭或電話通知，因為後者有時會發生差錯。
各項會議通知，必須簡明扼要，並應具備8個要素：會名、內容、開會時間、日期、地點、參加人員範圍、入場憑證、報到時間。代表須攜帶的文件或其他特殊要求，也應寫入。
應先落實會場，後發通知。有的部門開會，會場未定或者未最後落實，就急忙印發通知，結果因會場落實不了，隻得又發補充通知。為了做到心中有數，要對附近的主要會場、招待所的數據資料，包括可容人數、會場座號排列、招待所房間數等基本情況了如指掌。
時間要具體。有的會議通知隻寫某月某日，使參加會議者接到通知後，苦苦琢磨，甚至因此沒能準時到會。所以，會議通知應寫明某月某日上午或下午某時某分開會。
會議對象要考慮周詳。會議開到哪一級，哪些單位派什麼人參加，會議過程中是否需要擴大範圍等，在起草會議通知時都要作周密考慮。該參加的，方方麵麵不要遺漏了。有時需通知顧問、巡視員參加；有時得讓離休幹部參加聽報告；有時要通知記錄人員參加。如果是代表會議，在發出通知前，還要就代表分配名額、各方麵的比例、代表條件和產生的方法等，專門發出通知。會議通知應寫明出席對象、人數、職務，切忌含糊不清，把出席範圍籠統寫成“有關負責同誌”，使人不得要領，或在理解上產生歧義。
有時，為了讓與會人員充分做好準備，在正式通知之前，可先發預告性通知。這樣，與會人員尤其是擔任一定職務的領導者，可以合理安排好本單位、本部門的工作，做到心中有數。
報名和報到
（1）報名。報名指與會人員通知召集單位能否到會。接到與會人員的報名後，會議工作部門應當為其做好必備工作，如製發證件、排列座次、準備文件、安排食宿和交通工具等。報名一般采用郵信、電話、電報等形式。許多會議的與會人員不是指定某個人，因而與會人員經常發生變化，如召開縣委書記會，原定出席會議的書記生病，臨時改換一位副書記出席，此時應及時報告會議秘書處。會議秘書人員接到更換通知後，應立即做好相應的修正工作，如換發證件，調配住宿等等。有些會議不需要報名，如大型報告會、機關辦公室等一些日常工作會議，如不能與會，應事先請假；若能夠參加，也不用報名。