會議及工作流程
一、會議的分類
（一）會議工作概述
會議是解決問題的手段之一，是領導工作的一種重要方式。但是，這不意味著會議是解決問題的唯一途徑，是領導工作的唯一方式。作為行政工作人員，應該重視會議的作用，正確地運用會議這一手段和方式，但是決不能一切依賴於會議，不能什麼問題都靠會議來解決。總之，行政人員工作的著重點不能放在會議上，而應該放在深入實際調查研究上麵。會議不可不開，但也不可多開。要開會就要認真準備，精心組織，把會議開好，講究會議的質量和效益。
要召開會議，就要有會議的組織工作和服務工作。有關會議的具體準備、組織和服務工作，叫做會議事務，也就是人們常說的會務工作。開好會議離不開會議主持人的努力，同樣也離不開會議的組織者和服務者的辛勤勞動。在通常情況下，會議的主持者與參加者的合作是影響會議質量的主要因素，同樣，會議組織者和服務者的工作情況也是影響會議質量和效果的重要因素。
各機關、單位的各種會議大都由辦公室負責組織和參與籌備，許多會議是由辦公室直接承辦的。做好會議的組織管理工作是各機關、各單位辦公室的重要任務之一。辦公室工作人員，特別是會務工作人員，應該熟悉和掌握組織會議的知識，盡職盡責地把會議的組織管理工作做好，以利於提高會議質量和效益。
（二）會議的分類
一般來說，會議可以分為以下一些類型。
按會議內容分
（1）專業會議
專業會議，是指研究商洽某項業務或進行技術、學術交流而專門召開的會議。有時也叫業務會議。如：貿易洽談會、訂貨會、技術鑒定會等。參加人員一般是本係統、本行業的領導人員、業務人員和專家、學者等。
（2）工作會議
工作會議，即指為討論研究一個時期或一個方麵的工作而召開的會議。如黨中央工作會議，省委、市委、縣委工作會議，各級政府及直屬部門的常務會、辦公會等。這類會議的參加人員大都是各級黨政機關、社會團體和企事業單位的領導人員。
（3）動員會、誓師會
動員會、誓師會，是為完成某項工作或開展某項重要活動而召開的會議。這種會議時間較短，但與會人員多、規模較大。
（4）慶祝會、紀念會
慶祝會、紀念會是為慶祝、紀念某一重大事件或重要人物而召開的會議。這種會議時間較短，規模有大有小，視情況而定。
（5）追悼會
追悼會是為悼念死者而舉行的會議。會場布置要莊嚴、肅穆，出席會議的人員除死者的家屬和親戚朋友外，還有本機關、本單位的領導人員和群眾代表。
按會議性質分
（1）聯席性會議
這種會議一般是為了開展某種大規模的活動，或討論涉及幾個部門、單位的事項，需要幾個不相隸屬的部門、單位共同協商而召開的。一般由一個部門或單位牽頭主辦，其他有關部門、單位配合共同召開。這種會議一般要形成紀要，以便共同遵照執行。
（2）總結、布置工作性會議
總結、布置工作性會議是各機關、各單位為總結、布置工作而召開的，會議一般是在年初年末、月初月末，或某項工作的開始和結束時召開。這種會議規模有大有小，時間一般也不太長。
（3）宣講、報告性會議
宣講、報告性會議是為了宣傳教育幹部群眾，提高認識，統一思想而召開的。這種會議規模較大，但時間較短，參加人員可根據內容確定。
（4）規定性會議
規定性會議，是指各級黨政機關、人民團體和企事業單位按國家法律和有關規定召開的會議。這類會議規格高、規模大，且有法律規定，一般都是定期召開的。如各級黨代表大會、人民代表大會、婦女代表大會、共青團代表大會，以及職工代表大會等。這些會議的任務是聽取和審查有關工作報告，討論和確定本地區、本係統、本機關、本單位的具體工作方針和任務，研究製定法令、法規。由於參加這些會議的代表，都是在充分發揚民主的基礎上選舉產生的，所以，這樣的代表大會是體現社會主義民主的組織形式之一。
（5）預備性會議
預備性會議，是為研究如何開好某一重大會議，並檢查某一重大會議的準備情況而召開的會議，實際上是某一重大會議的一個組成部分。參加會議人員一般為各地區、各係統負責人或各代表團負責人。
（6）表彰、獎勵性會議
表彰、獎勵性會議，是為表彰、獎勵先進集體和英雄模範人物而召開的。這類會議有時也可利用廣播、電視的形式進行。
（7）決策性會議
決策性會議，是指各機關、各單位領導集團貫徹民主集中製原則，對工作中的重大問題討論並作出決策的會議。這種會議，一般也是定期召開的，有製度規定。有的叫常務會，有的叫辦公會，如國務院常務會議，省政府常務會議，省長、市長、縣長辦公會，廳務會，局務會等。這類會議的主要任務是討論上級指示；研究製定本地區、本機關、本單位的具體工作方針、政策、計劃、措施；對一些重大問題進行決策。這類會議的參加人員一般是本機關、本單位的領導成員，有時根據會議內容也適當吸收有關部門的負責人列席。這類會議規模較小，時間也比較短，會議後多數要形成紀要。
按會議規模分
（1）小型會議
辦公會、座談會、檢查彙報會、協調會等都屬於小型會議。這種會議一般在本機關、本單位的會議室召開。
（2）中型會議
中型會議包括：專業會議、經驗交流會、表彰會、各種代表大會等。這種會議參加人員一般在百人以上，甚至一兩千人，一般安排在禮堂、劇場舉行。
（3）大型、特大型會議
大型或特大型會議，即指成千上萬人參加的會議。如：國慶大會、遊園聯歡、公審宣判等。這類會議參加人數眾多，一般在露天場地舉行。
按會議形式分
（1）普通會
普通會，即通常召開的工作會、專業會等一般形式的會議。
（2）現場會
現場會，即現場工作會、現場經驗交流會、現場辦公會等。前兩項是上級領導機關為了總結推廣某一地區、某一單位的工作經驗而召開的，後一項是上級領導機關為解決某一單位的問題而在現場召開的。
（3）座談會
座談會形式比較靈活，氣氛比較活躍，有紀念某項活動的、有征求意見的、有討論某一項專門問題的。此類會議一般不做什麼決議。
（4）博覽會、展覽會、商品展銷會
博覽會、展覽會、商品展銷會，是為交流商品信息、洽談貿易、推銷商品以及展示工作成績而舉行的。會議形式靈活多樣，除組織有關人員參加外，還要選送商品和展品參加展銷。
（5）電話會
電話會具有迅速、及時的特點，適合於一些比較緊急的專項工作，如防汛、森林防火等。
（6）廣播電視大會
廣播電視大會與電話會議一樣具有迅速、及時的特點。
按會議時間分
按會議時間分，會議一般可分為定期性會議和不定期性會議。各級各類代表大會、各級黨政機關的辦公會，各學會、協會的年會都屬於定期性會議。其他如：檢查彙報會、表彰、獎勵會、報告會、座談會、動員會等都屬於不定期性會議。
中、小型會議的公務工作一般都是由辦公室承擔的，有的中型會議要由辦公室牽頭，吸收有關部門共同組織。大型、特大型會議牽扯麵廣，會務工作難度較大，單靠辦公室一個部門難以承擔，往往要由專門的會議領導機構來負責組織，這種機構一般稱為大會領導組、大會指揮部或大會秘書處。
二、會議的工作流程
會議與會務工作流程：
1.會前準備工作
（1）確定會議名稱。
（2）確定會議時間。
（3）確定會議地點。
（4）確定會議籌備和籌備人員。
（5）安排議題的原則。
（6）安排議題的方法。
（7）安排議題應注意的問題。
（8）提名與會人員。
（9）會議文件的產生。
（10）會議文件的審核。
（11）會議文件的分發。
（12）會議通知。
（13）報名和報到。
（14）會議編組。
（15）會場的布置。
（16）座次排列。
（17）證件製作。
2.會間組織服務工作
（1）簽到。
（2）引導就座。
（3）安排發言。
（4）會議記錄。
（5）會場後勤保障。
（6）編發材料。
（7）會場服務的要求。
（8）整理記錄。
（9）收退文件。
（10）會議集體攝影。
（11）會議特殊情況的處理。
（12）特殊會議的組織工作。
3.會議中的生活管理
（1）會場的服務管理。
（2）迎接與會人員。
（3）會議食宿安排。
（4）安排領導看望與會同誌。
（5）會議的財務管理。
（6）會議的文化生活。
（7）會議的交通保障。
（8）通信服務。
會前準備工作
認真負責地做好會議的準備工作，是開好會議的基本保證。會議的前期準備工作，大致包括以下一些內容：
一、確定會議名稱、時間、地點
確定會議名稱
任何會議都有名稱。名稱一定要與內容相符，妥帖恰當。
確定會議時間
會議召開的時間是由機關、單位的領導人員確定的，也有的是辦公室提出建議，由領導來決定的。會議時間長短應根據會議內容來考慮，安排會期應按照宜短不宜長的原則，能一天開完的會，就不要勉強拉長到兩天、三天。
確定會議地點
會議地點和開會場所，要結合參加會議的人數和會議效果來綜合考慮。一般參加會議的人數要與會場的容量大體相當。會期較長和有外埠人員參加的大型會議，除考慮會場情況外，還要考慮與會人員的食宿問題，如賓館、飯店的可容量以及與會場的距離等。一般人數較少的小型會議，如座談會、彙報會、協調會等可安排在本機關、本單位的會議室召開。至於本機關、本單位定期召開的例會，如辦公會、常務會、常委會等一般都有固定的會議室，就不需要專門安排了。