五、會場服務
會場服務是保證會議順利進行並取得圓滿成功的重要環節，會場服務工作內容很多，一般包括以下幾個方麵：
引導座位
大多數會議的座位都是事先安排的，與會者應該對號入座，或者將會場劃分為若幹部分，以部門為單位集中就座。參加會議的人員事先可能不熟悉會場，會議工作人員要引導其入座。
維持會場秩序
要製止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點安全。如果中途發生混亂，會議工作人員要及時製止和調停。特別是重要的密級較高的會議，一定要防止在混亂中發生意外情況。
處理臨時交辦事項
會議進程中，可能會發生一些意想不到的臨時變動。會議工作人員應及時向領導請示，並對領導的指示采取應急措施，妥善處理。
分發會議文件的材料
會議中所需要的文件材料，會議工作人員應及時、準確地分發到每位與會者手中。
會前分發文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場人口處分發給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。
會中分發文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發和收退。
需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。
內外聯係、傳遞信息
會議進行中不應與外界隔絕，需要會議工作人員進行內外聯係，傳遞信息。在內外聯係、傳遞信息時，會議工作人員應該注意會議內容的保密。
其他服務工作
及時準備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場照明，保持會場清潔衛生。時間較長的會議還要準備好茶水。
會議決定事項實施管理表
會議決定事項實施管理表，如表2—4所示。
表2-4 會議決定事項實管理表
決定事項是否同意
單位執行負責人實施目標實施日期評價
各部門每月份的實施檢查表
月份實施目標評價月份實施目標評價
17
28
39
410
511
612
會後事項處理
會後工作在整個會議管理事務中也相當重要。一次會議即使進行得很順利，結束後如不及時做好會後工作，就不會達到開會的目的和會議的應有效果。
會後工作管理一般包括兩方麵內容。一是整理會議記錄和撰寫會議簡報。二是會議內容總結、撰寫會議紀要、會議文件材料的立卷歸檔、會務經驗總結以及檢查催辦等。會議工作者要逐步逐項做好，不能遺漏，也不能拖延。
一、編寫會議簡報
會議記錄是會議的第一手材料，是會議內容的真實反映。現場記錄者必須記錄速度快，工作緊張，特別是詳細記錄，有話必錄，會議記錄人員不可能書寫工整。還有些即席發言的記錄口頭語較多。這些都需要對會議記錄做及時整理。整理時要對會議記錄做全麵檢查，對錯字、別字、漏字、字跡不清的地方和其他遺漏進行改正和補寫，把速記符號變為文字，簡寫的專門術語也要補充完整。還應將發言人的口頭語改為書麵語言。語句不通順和條理不清楚的地方，表達不清的地方，要及時找到有關人員核對。
在整理會議記錄的基礎上，認真撰寫後就形成會議簡報。會議簡報是為了交流情況、提高會議的質量。會議簡報要真實地反映會議情況，文字要簡練，篇幅要短小，選擇會議中的一些重要問題。會議簡報的寫作方法主要有兩種：
（1）指導式寫法，即采用新聞報導的形式，反映會議情況，這種寫法要求簡報編寫者對會議情況進行綜合分析，擇取有價值的內容。
（2）轉發式寫法，即直接登載某些代表的發言，在其前麵加上一定的“按語”或“評論”，以強調轉發內容的意義。
簡報印製數量和發送範圍應視簡報內容而定。簡報發送前，一些重要的發言，要送發言者檢閱，避免曲解原意。會議簡報編排時，應編上整個會議的總順序期號，以便為以後的分類歸檔工作帶來方便。
二、開展會務總結
會議能否開得好，是否達到應有的目的，同會議組織和服務工作的水平有著直接的關係。一些重要會議或大型會議結束以後，負責會務工作的辦公室領導，應該及時召集全體會議工作人員，對整個會議的組織與服務工作進行全麵總結，以積累經驗，找出不足，從而明確今後搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處。
會務總結一般是以開總結會形式進行，全體會務工作人員都要參加。也有的重要會議，如果有的領導有具體要求，就需要在開好總結會的基礎上，寫出書麵的會務工作總結，並交有關領導審閱後，作為大會的文件資料，連同會議記錄、會議簡報、會議文件等，一並作為完整的案卷歸人檔案。
在進行會務總結的過程中，主持會議組織與服務工作的工作人員，應對會議的組織與服務過程中的有功人員和有關部門進行表彰和獎勵，慰問那些為搞好會務工作日夜辛勞的工作人員。同時，在進行會務工作總結時，也要對會議組織與服務工作的整個過程中出現的漏洞與差錯，做出總結和檢查，使全體人員吸取教訓，避免今後再次發生類似的事情。必要時，還可寫出總結報告，上報領導或入卷歸檔存查。
三、撰寫會議紀要
會議紀要的內容可分為兩部分，第一部分是會議的情況簡述。用精煉語言介紹會議的時間、地點、參加會議的人員，開會的根據和目的，會議討論的問題以及會議結果，以便人們對會議有整體了解。會議情況簡述要簡明扼要，篇幅不要過多。第二部分闡述會議主要精神，是將來對會議精神貫徹執行的依據。這部分是會議紀要的主體，具體闡述會議討論的問題、基本結論、會議所做出的正式決定等。
會議紀要的寫作要求“紀實”“扼要”。“紀實”就是忠於會議實際。“扼要”，就是對會議基本精神的提煉和概括，既要反映會議討論的情況和企業領導的指示精神，又要做到綜合全麵，條理清楚，有主有次，不能寫成會議記錄。
會議紀要是為宣傳、貫徹會議主旨服務的，因此撰寫好會議紀要的前提關鍵在於了解、理解會議宗旨，必須選擇自始至終一直參加會議並對會議有充分了解的秘書人員撰寫會議紀要，也可事先確定好撰寫會議紀要的人，使負責撰寫會議紀要的人有意識地堅持參加會議、積極地從發言和簡報中搜集素材，並在會議進行到一定階段就可以擬出紀要的輪廓，進一步
收集資料，廣泛征求意見。
根據會議的性質和情況，紀要的寫法和詳略也不盡相同，有的紀要需要交待一些情況，寫得較詳細，有的隻須直接寫出決定的事項。
會議紀要寫好後經領導和有關人員審閱通過後，應及時發給參會人員以及和會議內容涉及的有關部門。印發會議紀要也有兩種方式，一是將會議紀要全文印發給參會人員和有關單位，二是隻摘錄有關部分印發給參會人員和有關部門。具體采用哪種方式，視情況而定。如果會議紀要的內容具有較強的機密性，為保密起見，可以不印發會議紀要全文，隻摘錄有關
部分印發給參會人員和有關單位，以防泄密。如果隻摘錄會議紀要的部分內容，一般需要加上引言和上、下款，以便使意思更清楚，才能分發給各部門和參會人員。印發會議紀要和通知可編順序號，並視會議內容注明密級。
四、收退會議文件資料
通常重要會議的參會人員，在會議結束時，根據規定將會議上發的文件清理並退回會議秘書處。此項工作主要在機密程度較高的會議結束時或會議結束後做。重要會議文件清退原因是：
（1）文件內容是高度機密的，長久存放在個人手中，可能會遺失和泄密。
（2）會議文件、特別是領導在會議上的即席講話、參會人員的即席發言不宜擴散。
（3）有些文件屬草稿或參考性的，甚至某些與會議的精神、決議不完全相符，泄露出去將影響會議精神的傳達貫徹。
收退會議文件可采取多種方法。在召開較大型會議的時候，開具目錄清單的形式，是一種行之有效的收退文件的辦法。就是說，在會議將結束前，會議工作人員把應退文件的目錄清單，發給參會人員，請他們在會後按照目錄清單把應退文件全部退回。會議一結束，工作人員要利用一切辦法馬上催退，如打電話催退、親自催收等，直到退完退清為止。
五、會後的檢查催辦
對會議議定事項檢查催辦，是為了使會議精神落到實處，同時也是信息反饋的一條重要渠道，以便主管領導及時掌握會議決定的各事項的辦理情況，了解辦理過程中出現的新問題、新情況，並有針對性地采取措施加以解決，保證會議議定事項辦理工作的順利進行。因此檢查催辦工作是會後工作中不可缺少的關鍵環節。
做好檢查催辦工作必須依靠科學的方法和製度的保障。
（1）加強催辦人員的責任感，健全各項責任製，明確分工，責任到人，一人負責一項或幾項催辦工作，並設專人負責催辦工作，及時了解催辦的事項，及時解決出現的問題。
（2）健全登記製度，建立催辦登記簿，列出檢查催辦的事項，由催辦人員根據情況，定期記載催辦事項的進展狀況。
（3）要建立反映彙報製度。催辦人員可采用口頭彙報、書麵彙報、專題報告等多種方式，定期或不定期向領導彙報催辦事項的進行情況，遇到緊急情況應立即反映，不能耽誤。對於一些重大問題要向領導請示，要聽從領導的指示。
檢查催辦的具體辦法多種多樣，常用的有發催辦通知單、打電話催辦、直接派人檢查催辦。
做好催辦工作，要突出重點，著力抓好重點事項和重點環節，不能忽視其他事項和環節。催辦人員進行催辦工作不僅要發揮自己的主觀能動性、積極性，並且要注意取得領導的支持和幫助。
會議管理製度
一、會議管理製度
第一條 為改進作風，提高會議質量，特製定本製度。
● 會議分類及組織
第二條 公司會議歸納為四類：
1.公司會議：主要包括公司領導（擴大）會、公司幹部會、公司班組長會、公司職工大會、公司技術人員會以及各種代表大會。應分別報請公司總經理批準後，由各辦事部門分別負責組織召開。
2.專業會議：係公司級的技術、業務綜合會（如經營分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等），均要由分管領導批準，主管業務科室負責組織。
3.係統和部門工作會：各部門、車間召開的工作會（如車間辦公會、科務會、車間／部門職工大會等），由各部門、車間領導決定召開並負責組織。
4.班組（小組）會：由各班組長決定並主持召開。
第三條 上級或外單位在本公司召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或公司之間的業務會（如聯營洽談會、用戶座談會等）一律由公司辦公室受理安排，有關業務對口部門協作做好會務工作。
● 會議安排
第四條 例會的安排，為避免會議過多或重複，公司正常性的會議一律納入例會製，原則上要按例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：
1.公司辦公會：研究、部署生產、行政工作、討論決定全公司生產、行政工作重大問題。
2.公司工作例會（每月一次）：總結評價當月生產、行政工作情況，安排布置下月工作任務。
3.班組長以上幹部大會（或全公司職工大會）：總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、新年）工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。
4.經營活動分析會：彙報、分析公司計劃執行情況和經營活動成果，評價各方麵的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高公司經濟效益。