第十四章文書禮儀
1.信函禮儀
信函也就是平時所說的公函，是為開展各項業務而用的，因此又稱之為業務信函。它在現代社會的運用極為廣泛，尤其是隨著社交生活、經濟生活的長足發展，各類業務用函已經成為郵政信函的一個重要的部分。
業務信函因業務的不同而有許多種，一般來說，各種信函都有自己的獨特之處。但是，這些信函也有許多共同之處，其中最大的特色是“公”，無論是抬頭、結尾，還是正文的用詞，都顯示著與私人信函的不同。
業務信函的內容完全取決於業務的性質，比起私人信函來，它們內容上的共同要求是清楚明白、簡明扼要。提筆寫信以前，最好能認真仔細地考慮一下，想清楚要說什麼和怎麼說，然後禮貌而又開門見山地寫出來，當談完自己要談的事情時，即刻收筆。結尾也不宜閑言碎語、拖拖遝遝。為把握起見，這種信函最好還是先擬一草稿，反複修改再謄清或打印。在這樣的信函中，出現錯字病句，都是對自身形象的損害。
業務信函的抬頭應鄭重，私人信函中過分親熱的稱呼在這裏是不適用的。對於相對熟識的人，你可以稱“×××先生”或“×××女士”，對於一般熟識的則可以稱其職務。這裏的“熟識”可以是僅隻通信聯係而從未謀麵的情形。西方此類信函在上述稱謂的前邊加“親愛的”，而我國習慣加“尊敬的”一類。如果想建立持續的業務聯係，甚而發展到私人關係，可以改變稱呼而試探對方的意向，比如，我國中式的，可以直接改稱“××兄”，或省去姓寫“×××先生”。如果對方的回信也如此稱呼你，說明他認可了這種關係，如若不然最好還是沿用原來稱呼。
業務信函在許多情形下是寫給不知姓名的人的，此時的稱呼可以有以下情形：隻稱其為“先生”或“女士”（或小姐），且在前邊加上“尊敬的”一類字眼；以職務相稱，如“經理先生”、“編輯女士”、“服務員小姐”一類。結尾的落款要求和抬頭相對應，抬頭是哪種關係程度的稱呼，落款也應是相應的程度，比如稱呼是連姓帶名的“×××先生”，落款就是連姓帶名的“×××”；稱呼是不帶姓的“××先生”，落款就不帶姓。大企業、大單位的業務用函往往是打印的，但落款處還要有親筆的簽名。
一般的企事業單位都有自己的專用信箋和信封。對於高規格的業務活動來說，對此二項也有比較嚴格的要求。一般來說，信箋、信封都應有單位的名稱、徽誌以及地址、電話，樣式上應穩重而具有吸引力，質地上盡可能優良，印刷上盡可能優美，借以表明單位的實力和形象。
下麵介紹對幾種信函的要求：
邀請信禮儀
這是用於邀約的一種社交信函。邀請信一般內容都比較簡單，但措詞要講究，既要誠懇，又不能讓對方覺得像是要挾。收到邀請的人無論應約與否，都要及時回複。
推薦信禮儀
這是單位或個人介紹某人擔任某項職務或負責某項工作的信函。推薦信的發出者可以是和被舉薦人有交情或業務關係的人，也可以是有某種關係的組織單位。收信人一般是某個組織或單位，也有私人，比如推薦任某人的業務助理或合夥人等。推薦信要盡可能介紹被推薦人的詳細情況，需實事求是，態度上也要適當，要留有餘地，不可強人所難。
聘任信禮儀
實際上，在許多情況下，請柬和聘書就可代替聘任信，不過，對於單一的或特殊的對象來說，信函的樣式顯得更為鄭重、懇切。請人任職，可以發聘書，但為對受聘者表示器重和敬仰，則可由單位的負責人發聘任信。當今的外企、合資企業用聘任信較多，其他機構使用不多，但隨著我國尊重人才風氣的完善和行政首長負責製的形成，聘任信會逐步普遍起來。聘任信寫來要充分體現誠意，其內容最要緊的是寫明擬聘擔負的職務、責任以及酬勞等。
商洽信禮儀
這是單位或個人間因業務關係而用的一種信函。這種信函旨在就某一問題進行書麵商討。無論是在個人間還是在組織間，首次就問題商洽，要就這一事項的緣起、目的等闡明，提出具體的意見和建議，乃至具體計劃。如果是商業方麵的商洽函，有關數據、指標等都要明確無誤。商洽函應該懇切，采取征詢的口吻，不能顯出強加於人的樣子。
慶賀信禮儀
慶賀信是一種運用比較廣泛的信函，私人信函中也較多見。作為業務信函的慶賀信，大多是組織、單位或代表組織、單位的個人發出的。某個團體、企業的成立，某次重要會議的召開，某項工程的竣工以及其他所有值得慶賀的事件的發生，都可用此種信函表示慶賀。商業性的慶賀信寫來可以隨便一些，信中允許存在一般的誇張、溢美之詞，但政治性、社會性的慶賀信，卻要實事求是，評介要恰如其分，言詞也要鄭重。
致敬信禮儀
這種信函的對象通常情況下是個人，有時候也有團體，但這種時候不是很多。寫信人可以是個人，也可以是組織。信的內容主要是稱頌收信人的業績、貢獻，表達對他的敬意。如果對方曾關懷、幫助自己，信中也要提及。這種信函一般宜寫得歡快、熱情。
慰問信禮儀
當親友、同事或其他與自己有關係的人或團體遭遇到不幸時，無法前去探望而發出的信，就是慰問信。這種信絕不限於親友間，單位（或其代表）亦經常發出此種信函。一封真切動人的慰問信，會給對方帶來莫大的欣慰，增強對方克服困難、戰勝災難的勇氣和力量。慰問信的內容是表達關切之情，勸慰對方不為遭遇所難，鼓勵對方鼓起勇氣克服困難。這種信切忌以不必要的言詞勾起對方的痛苦回憶，更不能責備對方的過失。慰問信要寫得真摯誠懇，同時還要及時寫好、及時發出，否則就沒有意義了。
吊唁信禮儀
這是祭奠死者（吊）、慰問家屬（唁）的一種信函，信的內容亦即悼念死者，勸慰家屬。這種信要針對具體對象而遣詞命意，文字要莊重、樸實，感情要真摯。吊唁信是不能親臨悼念、慰問才用的，所以應及時發出。吊唁信一般是發給喪家（私人間）或治喪組織（組織間）的。如果需要更快地達致對方，也可以用電報，這也就是唁電。
感謝信禮儀
感謝信是為感謝對方的關心、支持和幫助而寫的書信。它的對象及事跡，一般都和寫感謝信的人有直接的關係，所以，應滿懷感激之情，把對方對己的幫助、支持概括地寫出來。感謝信不僅有感謝的意思，而且有表揚的內涵。
(1)感謝信的格式。
①第一行正中寫“感謝信”或“致×××的感謝信”等字樣，字體要大些。
②頂格書寫感謝對象的單位名稱或個人姓名。
③從第三行空兩格起，寫感謝的內容和感激心情。
④結尾寫上表示敬意、感激的話，如“致以最真摯的謝意”或“此致”、“敬禮”等。
⑤最後署單位名稱或個人姓名，並注明寫信的年、月、日。
(2)注意事項。
①要把被感謝的人物、事件，準確地敘述清楚，使對方能夠回憶起來或讓他人了解清楚。
②應滿懷感激之情去議論和評價事跡的深刻含義，並表示謝意和學習的決心。
2.請柬禮儀
請柬，也可以稱之為請帖，是為邀請而發出的社交文書。在我國，請柬的使用有著悠久的曆史。由於請柬是專用於請客的，所以無論形式內容、措辭都比較講究。請柬式樣很多，如簡帖、雙書（對折帖）、品字封（拆開狀如“品”字形）、百折割（一正一反折疊的長條）等。