美國威期汀豪斯電器公司前任董事長兼總經理唐納德·C·伯納姆,提出了提高效率的三原則,這就是當你處理任何工作的時候,都要提出三個“能不能”的問題,以達到節約時間的目的。
第一個是能不能與別的工作合並?這就叫合並節約時間法。把能夠合並起來的事盡量合並起來辦,一舉兩得,無形中提高了效率。星期日去探望友人、同學,不妨在途中順便跑跑書店。能不能取消它?那些完全不必去做的事情,那些完全不必應酬的交往,應該決然“刹車”。能不能代替它?為了達到某種目的,用費時少的辦法去代替費時多的辦法,殊途同歸,可以節約很多時間。打電話同寫信一樣可以達到互相交流、傳遞信息的目的。但打電活可少費時間;騎自行車辦事快就不要走路;看電影與看電視都可達到娛樂的目的,在家看電視就可節約路途往返的時間。由此可見,最簡便的辦法往往包含著較高的效率。“有所不為,而後有所為”。不怕舍棄一些什麼,才能得到一些什麼。—項大的工作可以首先分解成若幹小的部分,然後對每個小部分再問三個“能不能”,提高效率的途徑就更會逐步顯現出來。
首先是有計劃地拖延。美國企業管理顧問艾倫·萊金專門從事對節約時間的研究,他提倡編製每天的工作、學習時間表,不做時間的奴隸,要做時間的主人。
他認為,每天的事情很多,不可能件件做完,因而將事情分成A、B、C三類。A類的事情最重要,B類次之,C類可以放一放。如果把A、B兩類事情辦好,就完成了工作的80%。要是有人打電話來催問C類的事,就可將這件事歸人B類;要是有人親自來找,就可以把這件事劃入A類。這就叫“有計劃的拖延”。若A類的事情太複雜,或工作量太大,可將全部或部分工作交給別人去辦。如果非得自己辦不可,可考慮采取逐步解決的方法,即把這種事分成若幹階段,每個階段花一部分時間去做。
其次是節約時間自我測試。根據時間管理的節約要求,可以按照下列提出的問題進行自測,以增強節約時間的意識,不斷反省自己,每隔一段時間(1~3個月)檢查運籌時間的情況。
請你自己問自己下麵這些問題:有否訂有一個符合自己要求的、切實可行的書麵學習計劃?
·在每天學習之前,是否已編妥自己一天的學習次序?
·是否在富有效率的時間內學習重要的內容?
·是否利用好了每天的整體時間(如正常上課等)進行學習?
·是故意減少中餐的食量,以免在下午打瞌睡?
·是否采取措施以防止一些無用的資料、書刊、雜物擺置在書桌上,並占用了時間?
·是否做到了迫不得已的情況下,才以寫信等書麵的形式處理該辦的事情?
·在一般情況下,是能在下班後不考慮工作而把時間用於學習?
·是否能迫使自己地迅速地作出一些微小的決策?
·是否能經常要求自己學習時有定額,辦事有完成的時限?
·最近是否終止了任何毫無益處的工作或活動?
·是否在口袋中或提包中攜帶了學習資料(如錄音帶、學習卡片等),以便在空閑時間(如排隊、等車、乘車等)學習?
·是能真正控製自己的時間,使個人的行動不受環境、他人的約束?
·是否積極地設法避免幹擾(如來訪、時間瓶頸等),能連續地、思想集中地進行學習?
·是否能立足今天努力學習,而不緬懷過去之成敗或耽心未來?
·時間就是知識等重要時間觀念,是銘記在心中?
·在一段時間內,你為請托別人的事耽誤了多少時間?
·麵對許多需要解決的問題,能否應用“80/20原理”(著重去解決20%的重要問題,而不受80%不重要的問題所羈絆)?
·是否按照唐納德效率三原則,在處理任何工作時,經常向自己提出能不能取消它?能不能與別的工作合並?能不能用更簡便的東西來代替它?
·是否能定期檢查自己的時間支配方式,有無重蹈以往浪費時間的錯誤?
對上麵的問題應作正麵答複;否則是應力圖阻止的。