發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下代2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
8.1.6簽發人
上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空l字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
8.2主體8.2.1公文標題紅色反線下空2行，2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
8.2.2主送機關標題下空l行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識文法同抄送。
8.2.3公文正文
主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。
8.2.4附件
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1．×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
8.2.5成文日期
用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見8.2.6。
8.2.6公文生效標識
◎單一發文印章單一機關製發的公文在落款處不署發文機關名稱，隻標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。
當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。
◎聯合行文印章當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。隻能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，並使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。
◎特殊情況說明當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一麵，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
8.2.7附注
公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
8.3版記
8. 3.1主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空l字。
8.3.2抄送機關
公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識文法同抄送機關。
8.3.3印發機關
和印發日期位於抄送機關之下（無抄送機關的在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
8.3.4版記中的反線
版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。
8.3.5版記的位置
版記應置於公文最後一麵，版記的最後一個要素置於最後一行。
9 頁碼
用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空l字。空白頁和空白頁以後的頁不標識頁碼。
10公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。