在談判活動中，由於主客觀條件的限製，拒絕別人要求、反駁別人觀點的情況也會經常出現。
雖然有求必應是每個公關人員追求的理想目標，但是，由於主客觀條件的限製，事實上不可能做到有求必應。拒絕別人的思想觀點、利益要求、行為表現的時候總是多於承諾、應允的時候。沒有允諾或沒有拒絕的交往是不可想象的。
為了使拒絕和反駁的消極影響降低到最低程度，公關談判人員應當學習一些拒絕和反駁的禮儀技巧。
（一）拒絕
公關人員在社會交往中，經常會遇到許多社會組織、群體和個人有求於自己，這些請求多數情況下是不能全部滿足的。例如，朋友請你聚會，你卻不得不加班；上司讓你晚上加班，你卻必須照顧無人照料的生病孩子；鄰居托你出差的時候捎帶東西，你卻因日程太緊，沒時間關照此類事情；外單位來你公司要求采購緊俏商品，而你公司卻已無能為力；某公司代表的請求有違國家法規等。遇到這些情況，該怎麼辦呢？一概承諾嗎？不可能，也辦不到，如果都答應下來，最後隻能落得個“言而無信”的壞名聲。支支吾吾，不置可否？也不合適，對方會以為你不負責任，缺乏能力。
不予拒絕的理由可能很多，比如擔心傷了對方的自尊心、怕傷了與對方的和氣、怕由此招來不測的後果等，正是這樣的一些理由，製約著人們不能果斷地、麵對麵地拒絕別人，甚至違心地給予肯定的答複。
客觀上不能滿足對方，或者很難滿足對方，而主觀上又當麵給予了肯定的承諾，其後果隻能是這樣：要麼自我譴責，產生自我抑製，後悔“早知今日，何必當初”；要麼勉強應付，使自己或組織受到傷害；要麼“言而無信”，引起對方的反感，甚至憎惡。
心理學研究表明，一個人的心理期望值越高，其實現值往往就越低，期望值與現實值成反比。有些場合，我們以為承諾是為了禮貌，是出於保護對方自尊心不受傷害的願望，是替公眾考慮。可是，從承諾的那一刻起，對方的期望值就可能達到飽和狀態。如果最後的現實是承諾根本不能兌現，對方的心理現實值就會從飽和狀態跌至負值狀態，就有可能出現情緒反常，甚至失態。這個時候，因“有禮”承諾所引起的失禮後果就可想而知了。
為了長遠、有效、腳踏實地地發展公共關係與人際關係，使拒絕行為所引起的抗拒心理和消極情緒反應降低到最低程度，公關人員應當首先自覺地建立起一種隨時準備說“不”的勇氣和準備。
1．巧言誘導，委婉拒絕
雖然應當提倡公關人員適時地表達“不”，但真正能愉快接受“不”字的人恐怕是沒有的。相反，斷然拒絕必將導致他人的不滿；輕易地、直截了當地說“不”，隻會讓人認為你是一個毫無誠意的人。著名心理學家傑達拉多認為，人的攻擊行為的產生，常常以欲求得不到滿足為前提。如果一遇到需要否定的場合，就連聲地說：“不，不，不！”不僅表現了我們的淺薄，而且很有可能破壞人際友誼，斷送組織與公眾之間的良好關係，毀壞組織的形象。
我們都有這樣的體會，在親人、熟人麵前，在言語上要隨便一些，有話直說，很少用敬語。在麵對陌生人時，則變得彬彬有禮，說話很注重“分寸”。當需要表達否定的時候，如果多用敬語，在語言上對對方表現出格外的尊重，對方則會產生“可敬不可近”的感覺。這種用敬語擴大距離的否定適合在合作交往還不是很深的情況下。
采用引誘的方法也是表達否定的極好手段。需要否定時，不妨在語言中安排一兩個邏輯前提，並不直接地說出邏輯結論，這樣邏輯上必然產生的否定結論留給對方自己得出。這樣的邏輯誘導否定法如果在麵對上級組織和身處領導地位的人使用，效果往往比較理想。例如，戰國時，韓國大臣摻留，就曾經有效地使用過這樣的方法。
有一次，韓宣王就欲重用兩個部下一事征求摻留的意見。摻留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韓王，二是韓王會以為自己妒忌賢能。於是摻留是這樣說的：魏王曾因重用這兩個人丟過國土，楚國也曾因重用他們而丟過國土，如果我們也重用這兩個人，將來他們會不會也把我國出賣給他國呢？
摻留的這種誘導式拒絕法，效果是顯而易見的。
2．道明原委，請求諒解
一般說來，拒絕對方總是有一些不得不這樣做的原因，總是有主觀或客觀的困難，對於這些困難，有求的人未必知道或未必完全清楚。因此，不妨麵對公眾直陳難處，求得對方的理解和諒解。社會公眾的思想文化水平正在不斷地提高，隻要彼此能以誠相待，對方也一定能理解己方的難處和不得不拒絕的理由。這種拒絕方法在麵對長期公眾或臨時公眾時都可以采用。
有時候，拒絕的理由很難直陳，或沒時間講清楚，或對方確實難以理解。麵對這種情況，不妨隻用一些“哎呀，這咋辦呢？”“真傷腦筋”之類模棱兩可的話就可以了。不必具體解釋理由，對方一般也不會再追問具體理由。即使是問，也可以繼續使用“哎呀，真是一言難盡，真沒辦法！”之類的話給予回答。