其一，要注意儀表整潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應當是“精兵強將”、“有功之臣”，而且應當使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規範、服飾得體、舉止有方。
其二，要注意保持風度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的全體人員東遊西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發言者鼓掌時，不允許厚此薄彼。當來賓為自己道喜時，喜形於色無可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。
其三，要注意待人友好。不管自己是否專門負責接待、陪同或解說工作，東道主一方的全體人員都應當自覺地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題或需要幫助時，都要鼎力相助。不允許一問三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大說風涼話。即使自己力不能及，也要向對方說明原因，並且及時向有關方麵反映。
對於來賓一方而言，在應邀出席交接儀式時，主要應當重視如下四個方麵的問題。
其一，應當致以祝賀。接到正式邀請後，被邀請者即應盡早以單位或個人的名義發出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時，被邀請者在出席交接儀式時，將賀電或賀信麵交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應當略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等。花籃一般需要在花店訂製，用各色鮮花插裝而成，並且應在其兩側懸掛特製的紅色緞帶，右書“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書本單位的全稱。它可由花店代為先其送達，亦可由來賓在抵達現場時麵交主人。
其三，應當預備賀詞。假若自己與東道主關係密切，則還須提前預備一份書麵賀詞，供被邀請代表、來賓發言時之用。其內容應當簡明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應當準點到場。若無特殊原因，接到邀請後，務必牢記在心，屆時正點抵達，為主人捧場；若不能出席，則應盡早通知東道主。
4.商務簽字儀式
簽字儀式是一種比較隆重、正式的禮儀，禮儀規範比較嚴格。首先應做好文本的準備工作。有關單位應及早做好文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋章等項工作，同時準備好簽字用的文具（包括簽字文本並按參加者數目準備相當份數的文本、鋼筆、吸水紙等）、國旗等物品。
簽字儀式一般程序如下：參加人員在儀式舉行場地集合；雙方簽字人員在規定的席位落座；助簽人員分別站立在簽字人員座位旁邊，協助翻揭文本，指明簽字處。
兩國間舉行簽字儀式時，先在本國保管文本上簽字。橫版印刷的文本在左側簽字；豎版印刷的文本，則在右側簽字。然後與對方交換文本簽字，橫版印刷在右側，豎版印刷在左側。由本國代表在本國保管的文本最上方簽字的形式叫做“優先簽字”。在對方保管的文本上簽字完畢後，雙方再次交換文本。
數國間舉行簽字儀式時，通常按國家名的英文字頭排列順序進行。簽字人分別在每個國家的文本上簽字，在本國保管的文本上，本國代表應在最上方位置上簽字。簽字人和其他國家代表並排或相對落座。助簽人員用吸水紙按壓簽字部分；簽字人員分別起身、講話，共同舉杯慶賀（多用香檳酒）。
在拍照留念時，有些簽字儀式從頭至尾拍照不受限製，有的隻允許拍攝其中某一場麵；有些規格較高的簽字儀式，兩國的高級首腦將出席，顯示出該項簽字行為的重要；列席人員通常為5人左右，坐、立均可。一般情況下，簽字儀式需要15～20分鍾。
從禮賓禮儀的角度講，還應重點掌握以下幾點。
第一，參加簽字儀式的雙方（或多方）的賓主人數應大體相同。除了簽字的人以外，為了表示對簽訂的協議、協定、條約的重視，往往由更高級或更多的領導人和有關人員參加簽字儀式，此時雙方參加的人數和出席者的身份應通過協商，大致相同。
第二，簽字場所的桌台設置和人員位次應符合禮賓儀式要求。通常的樣式有三種：一種是簽字廳內設置長方桌一張作簽字桌，桌後放兩把或多把椅子為簽字人員的座位，主左客右。座前擺置各自保存的文本，上端分別放置簽字文具。如遇涉外，還應在桌中央擺一旗架，懸掛簽字雙方或多方的小國旗。參加簽字儀式的人員按主賓各一方並依身份順序分站於自己一方簽字人的座位後麵。我國多采用這一種樣式。另一種是簽字廳內設長方桌一張作為簽字桌，桌後放兩把或多把椅子為簽字人員座位，主左客右。國旗分別懸掛在各自的簽字人員座位的後麵。參加簽字儀式的人員按主客各一方並依身份順序分坐於自己一方簽字人的對麵。再一種是簽字廳內設兩張或多張桌子為簽字桌，主左客右，雙方簽字人各坐一桌，小國旗分別懸掛在各自的簽字桌上。參加簽字儀式的人員按主客各一方並依身份順序分坐於自己一方簽字人的對麵。