除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，並應為來賓備一份薄禮。
在交接儀式的現場，可臨時搭建一處主席台。必要時，應在其上鋪設一塊紅地毯。至少，也要預備足量的桌椅。在主席台上方，應懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現場四周，尤其是在正門入口之處、幹道兩側、交接物四周，可酌情懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，並放置一些色澤豔麗、花朵碩大的盆花，用以美化環境。
若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來後到”、“不排名次”等，將其呈一列擺放在主席台正前方，或是分成兩行擺放在現場入口處門外的兩側。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。
在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應突出其紀念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀念章、領帶針、鑰匙扣等，皆為上佳之選。
2.交接儀式的程序
從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序。
（1）主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應當進行較長時間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達對東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應邀請有關各方人士在主席台上就座，並以適當的方式暗示全體人員保持安靜。
（2）奏國歌，並演奏東道主單位的標誌性歌曲。此時，全體與會者必須肅立。該項程序，有時亦可略去。不過若能安排這一程序，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴而隆重。
（3）由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關工程項目或大型設備的交接。具體的做法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關工程項目、大型設備的驗收文件、一覽表或鑰匙等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應麵帶微笑，雙手遞交、接收有關物品。在此之後，還應熱烈握手。至此，標誌著有關的工程項目或大型設備已經被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程序進行的過程之中，可在現場演奏或播放節奏歡快的喜慶歌曲。
在有些情況下，為了進一步營造出一種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級主管部門或地方政府的負責人為有關的工程項目、大型設備的啟用用剪彩所取代。
（4）各方代表發言。按慣例，在交接儀式上，須由有關各方的代表進行發言。他們依次應為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表等。這些發言，一般均為禮節性的，並以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長，隻需要點到為止的寥寥數語即可。原則上來講，每個人的發言應以3分鍾為限。
（5）宣告交接儀式正式結束。隨後安排全體來賓進行參觀或觀看文娛表演。此時此刻，全體與會者應再次進行較長時間的熱烈鼓掌。
按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費的時間上也是貴短不貴長的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時間，大體上不應當超過一個小時。為了做到這一點，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因為如此，一些原本應當列入正式程序的內容，如進行參觀、觀看文娛表演等，均被視為正式儀式結束之後所進行的輔助性活動而另行安排。
如果方便的話，正式儀式一旦結束，東道主與接收單位即應邀請各方來賓一道參觀有關的工程項目或大型設備。東道主一方應為此專門安排好富有經驗的陪同、解說人員，使各方來賓通過現場參觀，可以進一步深化對有關的工程項目或大型設備的認識。
若是出於某種主觀原因，不便邀請來賓進行現場參觀，也可以通過組織其參觀有關的圖片展覽或向其發放宣傳資料的方式，來適當地滿足來賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印製宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應盡可能地使其內容翔實，資料充足，圖文並茂。通常，它們應當包括有關工程項目或大型設備的建設背景，主要功能，具體規格，基本數據，開工與竣工的日期，施工，安裝，設計，接收單位的概況，與國內外同類項目、設備的比較，等等。為使之更具說服力，不妨多采用一些準確的數據來進行討論、說明。
3.在交接儀式上東道主及來賓的禮儀
在參加交接儀式時，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個表現是否得體的問題。假如有人在儀式上表現失當，往往就會使大家都尷尬。有時，甚至還會因此而影響到有關各方的相互關係。
對東道主一方而言，需要注意的主要問題有以下幾方麵。