傳真，也可稱之為傳真電報，它的使用有如下規範：
（1）合法使用。
國家規定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用手續，否則即為非法之舉。
（2）得法使用。
使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規範。
發送傳真時，必須按規定操作，並以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。
單位所使用的傳真設備，應安排人專門負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處於接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一線路。
（3）依禮使用。
商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，這一條更不要忘記。
出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門設立在營業場所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員亦須依禮相待。
傳真設備的最大優點之一是它的時效性強，因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。