互通電話時,對方看不到你的麵貌、姿態和表情,但卻能感受到你的態度,對方對你的印象就完全取決於你的語氣、聲調、態度和談話的內容。打電話時的語氣、聲調和態度十分重要。要注意做到語調親切、熱情,語言精煉、清晰,力爭給對方留下良好的第一印象。今天,人們在利用電話方便溝通的同時,煩惱隨之而來。因此,凡是重視維護自身形象的求職者,無不對電話、手機的使用給予高度重視。
應聘方有時也以模擬給客戶打電話的方式進行麵試。有這樣一個案例:在某招聘會現場,一家單位進行一場別開生麵的麵試,現場模擬給客戶打電話,結果一名中職生在眾多應聘者中脫穎而出。公司招聘負責人指出,一般情況下給麵試者五分鍾的時間進行客戶溝通場景模擬,根據現場表現決定是否到公司進行第二次麵試。別看考試形式單一,讓麵試官滿意的卻寥寥無幾。在招聘現場,公司的老總親自負責招聘,展台前有很多求職者。突然,老總接到一個電話,可是對方可能說話速度很快,身邊又沒帶翻譯,所以也聽不太清楚,情急之下,他要在場的應聘人員前來幫忙。可是,三位應聘者接了電話,都表示專業用語太多,沒辦法交談下去;還有的人回答很不耐煩、缺乏禮貌。最後一個小夥子說他試一下,報價、走貨、定單,流利的口語和禮貌的態度讓人刮目相看。老總當場表示錄取他,讓人大吃一驚的是,他隻是某一中職學校報關專業的畢業生。
在麵試現場,求職者一般是大專以上學曆,不乏名校畢業的大學生,高才生第一輪現場遭淘汰的原因何在?公司負責招聘員工的人員解釋道:采取這種招聘方式是因為公司需要一批高素質的客戶服務人員,主要工作是通過電話與客戶溝通,對客戶反映的問題進行解釋和調解,所以首要的一條就是應聘者必須有很強的自我情緒控製能力、專業能力和禮貌修養。
招聘會上,通過現場短短的五分鍾或更短的時間讓麵試者模擬電話交談,基本上問的都是刁鑽的問題,求職者如果能夠不卑不亢、客氣作答、服務周到,也就成功了一半。但是很多應聘者忽略細節,不會隨機應變,甚至連一些基本的客套問候語和專業術語都不會,還有的學生回答問題程序化、公式化,沒有自己的想法,顯然無法讓企業滿意。
1打電話的時間
從禮儀角度來說,打電話最得體的時間應該是要考慮對方什麼時間方便。以下時間之外的時間,都可以認為是方便的時間:工作繁忙時間、休息時間、用餐時間、生理疲倦時間。因為詢問麵試結果是公事,所以當然必須是在正常工作日的時間段內打這個電話。
工作繁忙時間:一般是周一上午和周五下午,因為這兩個時間段很多單位都有開例會的習慣。
休息時間:一般指工作日的中午一小時左右的時間,另外,還有節假日時間。
用餐時間:在用餐的時間,給人打電話是不禮貌的,而且往往會找不到人的。
生理疲倦時間:這個時間段一般指每天下班前的一小時左右,中午下班前的半小時左右。
盡量公事公辦,不要在他人私人時間打電話。即便打的話,也要注意時間。上午7點以前、晚上10點以後以及中午時間、節假日期間,切莫打電話。
2通話的長度
打電話詢問的時間長度要有所控製,基本的要求是寧短勿長。講求“三分鍾原則”,長話短說,廢話不說,沒話別說。為了加深招聘人員對你的印象,增加求職成功的可能性,麵試後兩天內,你最好給招聘人員打個電話或寫封信表示謝意。感謝電話要簡短,最好不要超過3分鍾。
3內容簡練
所講內容應事先準備好,簡明扼要,不要煲“電話粥”,要體諒對方。
4表現文明
(1)每一個電話,都要努力展示給對方一個有高度職業經驗、可以信賴的形象。撥打電話時,你應該在對方接起電話後,先自報姓名,不要給對方不報姓名,而用“是我”代替姓名,別期望人們都知道你是誰。然後,告訴對方你來電的目的,詢問對方現在說話是否方便。如果對方不方便,告訴他們你會在他們方便的時候再打電話來。打電話先報自家姓名是商務電話的基本禮儀。
(2)如果通話斷了,要主動打過去,並且說:“剛才電話斷了,請原諒。”如果不打過去,對方可能誤會,以為你把電話掛了。
(3)打電話時,最好用手拿好話筒,不要在通話時把話筒夾在脖子下,或趴著、躺著、坐在桌子上,不要吃東西或吃口香糖,對方聽的非常清楚,這樣會給對方留下一個“饞蟲”和心不在焉的印象。
(4)通話時要注意控製音量。接打電話時,話筒和嘴都要保持3厘米左右的距離,音量適中,發音和咬字應準確。
(5)打電話時,要注意傾聽,同時要有禮貌的呼應,但不要輕易打斷對方的談話。