通訊的禮儀攻略
人所共知，現代社會乃是一個信息的社會。對於廣大商界人士而言，信息就是資源，信息就是財富，信息就是生命，所以大家不約而同地對信息重視有加。目前，多種多樣的現代化通訊工具層出不窮。它們的出現，為商界人士獲取信息、傳遞信息、利用信息，提供了越來越多的選擇。
通訊，一般有其特定的含義。它是指人們利用一定的電訊設備，來進行信息的傳遞。被傳遞的信息，既可以是文字、符號，也可以是表格、圖像。在日常生活裏，商界人士接觸最多的通訊手段，當今主要有電話、電報、電傳、尋呼、傳真、電子郵件，等等。通訊禮儀，通常即指在利用上述各種通訊手段時，所應遵守的禮儀規範。
在所有電子通訊手段中，電話出現得最早。迄今為止，它也是使用最廣的。因此，電話禮儀是商界人士所要掌握的重點。對於商界人士來講，電話不僅僅是一種傳遞信息、獲取信息、保持聯絡的尋常工具，而且也是商務人員所在單位或個人的形象的一個載體。在商務交往中，普普通通的接打電話，實際上是在為通話者所在的單位、為通話者本人繪製一幅給人以深刻印象的電話形象。所謂電話形象，即人們在通電話的整個過程之中的語言、聲調、內容、表情、態度、時間感等等的集合。它能夠真實地體現出個人的素質、待人接物的態度以及通話者所在單位的整體水平。正是因為電話形象在現代社會中無處不在，而商務交往又與電話“難解難分”，因此凡是重視維護自身形象的單位，無不對電話的使用給予了高度的關注。
與日常會話和書信聯絡相比，接打電話具有即時性、經常性、簡捷性、雙向性、禮儀性等等較為突出的特點。所謂即時性、經常性、簡捷性、雙向性都不難理解，而所謂禮儀性卻不能夠不為之“正名”。
通訊禮儀電話的禮儀性特點，直接與前麵提到過的“電話形象”密切相關。它是指不論是打電話還是接電話，都必須以禮待人，克己而敬人。假如不注意在使用電話的過程中講究禮貌，先敬於人，無形之中將會使自己的人際關係受到損害。
使用電話通訊，有主動地撥打電話與被動地接聽電話之別。從禮儀方麵來講，撥打電話與接聽電話時有著各自不同的標準做法。以下，就分別對其加以介紹。
在日常交往中，我們需要和人溝通時，經常要通過電話，此時我們需注意以下幾個問題。
問題之一，是這個電話該不該打。需要通報信息、祝賀問候、聯係約會、表示感謝等等時候，都有必要利用一下電話。而毫無意義、毫無內容的“沒話找話”式的電話，則最好不要打。即使非常地想打電話聊聊天，也要兩廂情願，要先征得對方首肯，並選擇適當的時間。不要在單位打私人電話。在公用電話亭“目空一切”地“煲電話粥”，也是做人極不自覺地表現。
問題之二，是這個電話應當何時去打。有關公務的電話，應當公事公辦，最好在上班時打。雙方約定的通話時間，輕易不要更動。要想使通話效果好一些，使之不至於受到對方繁忙或疲勞的影響，則通話應選擇在周一至周五，而不應是在周末。也不要在對方剛上班、快下班、午休或快吃午飯時，不識時務地把電話打過去。因緊急事宜打電話到別人家裏去，通話之初先要為此說聲“對不起”，而且盡量不要在對方用餐、睡覺、過節、度周末時這樣做。與外商通電話時，須顧及對方在作息時間上的特點。打電話去海外，還應考慮到此地與彼地的時差。
問題之三，是這個電話的內容應當如何準備。電話被稱為“無形造訪的不速之客”。在很多情況下，它都有可能“出其不意”地打攪別人的正常工作或生活。因此，打電話的人務必要有一個明確的指導思想，除非萬不得已，每次打電話的時間不應超過3分鍾。在國外，這叫做“通話3分鍾原則”，已為商界所廣泛遵守。有鑒於此，商界人士在打電話前，為節省時間，一定要“去粗取精”，條理清晰地預備好提綱。屆時，應根據腹稿或文字稿來直截了當地通話。若撥通電話時對方正忙，則不應強人所難，非“一氣嗬成”不可。可以約一個時間，過一會兒再打。此外，與不熟悉的單位或個人聯絡，對對方的名字與電話號碼應當弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因為搞錯而浪費時間。
在打電話時，對一個人的電話形象影響最大的，當首推他自己的語言與聲調。從總體上來講，它應當簡捷、明了、文明、禮貌。
在通話時，聲音應當清晰而柔和，吐字應當準確，句子應當簡短，語速應當適中，語氣應當親切、和諧、自然。不要在打電話時為自己的情緒所左右，要麼亢奮激動，一上來就“力拔山兮氣蓋世”，像一位草莽英雄一般地大聲吼叫，震耳欲聾；要麼情緒低沉，斷斷續續，小聲小氣地如同“耳語”或“哀怨”一樣，讓對方幹著急也聽不清楚。