有一點務請注意，打電話時最好雙手持握話筒。講話時，嘴部與話筒之間應保持3厘米左右的距離。這樣的話，就不會使對方接聽電話時，因話音過高或過低而感到“難過”了。
打電話時所使用的語言，應當禮貌而謙恭。應盡快地用三言兩語把要說的事情講完，不要囉唆來囉唆去，連自己都不明白“剛才說到哪兒了”，從而浪費別人的時間。若非事關重大的時間、數據，一般沒有必要再三去複述已經講過的話。
打電話時，每個人開口所講的第一句話，都事關自己給對方的第一印象，所以應當慎之又慎。如果電話接通後，自己所說的頭一句話是“喂，喂”或“西海公司麼”、“小丁在不在”，則既不禮貌，也不規範。
打電話時所用的規範的“前言”有兩種。第一種適用於正式的商務交往中，要求禮貌用語與雙方的單位、職銜、姓名“一同道來”。其標準的“模式”是：
“您好！我是省化工進出口公司營銷部副經理王琳琳，我要找西華市化工進出口分公司經理高傑先生，或者是副經理楊曉春先生。”
電話禮儀
目前，電話已成為現代社會的主要通訊工具之一。打電話大有講究，可以說是一門藝術，如果缺乏使用電話的常識，不懂打電話接電話的禮儀，那麼電話所傳遞的信息就可能產生障礙。使用電話傳遞信息時通話雙方彼此之間不見麵，直接影響通話效果的是通話者的聲音、態度表情和使用的言詞。這三者一般被稱做“電話三要素”。它們既與通話內容相關又直接影響通話者之間的相互關係。一位名人曾經說：“不管是在組織裏還是在家裏，憑一個人在電話裏講話的方式，就可以判斷出其修養水準。”使用電話，應注意以下幾個方麵的問題：
1.撥打電話
（1）時間選擇適宜
使用電話的時間應該包括選擇打電話的時間和電話交談所持續的時間長短。如果不是特別緊急的事情，打電話一般不在早上7：00以前或就餐時間或晚上10：30以後，這幾個時間打電話有可能會打擾對方休息或用餐。電話交談時間以3～5分鍾為宜，不宜過長。如果打電話的時間須5分鍾以上，而又沒有提前預約，應該向對方說明要辦的事，征詢對方是否方便，如果對方不便就請對方另約時間。
（2）準備好通話內容。大凡重要的電話，通話之前應做充分的準備，這樣既可以節約時間又可以抓住重點，條理分明。
2.電話交談中多用雅語、敬語、禮貌用語如果是在單位上班時間接電話，拿起話筒後應親切、和善、優美地回答說：“您好，（這是）××單位，請問您找誰？”聲音清晰、悅耳、吐字清脆的第一聲招呼會給對方留下良好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。要記住，接電話時，應有“我代表單位形象”的意識。如果電話是打到家裏，接電話的人可以說：“你好，請問你找誰？”“你好，這是家庭電話，請問找哪位？”或直接說：“喂……您找誰？”但聲音要親切、柔和。打電話的人應該說：“您好，我是××單位的××，我可以和××通電話嗎？（或請問××在嗎）”打電話的人掛電話前應該說一聲“謝謝，再見”
“抱歉，打擾您了！”“有事來電話，再見。”等得體恰當的禮貌用語，彼此恭謹致意，會讓雙方都感到愉快。一般由電話的一方先提出結束談話，致告別語。對方是長輩、上級、外賓或女性，要請對方先放下電話筒。如果來電話的人談話太囉嗦，聊些無關緊要的事情浪費時間，你可以有禮貌地說：“對不起，我有些事情要去辦，以後再談好嗎？”或說：“我不想占用你太多時間，我們改日再聊行嗎？”
3.控製情緒，保持喜悅的心情
電話交談，應該始終心存尊重、誠懇之意。要保持良好的心情，即使自己心情很不好，剛剛遇到過很煩惱不順心的事情，接電話時也不要讓自己不佳的情緒影響語氣、語調，而使對方感到不舒服。打電話時雖然彼此看不見，但應該從歡快、熱情、親切的語調中讓對方受到感染，給對方留下極佳的印象。在電話中隻要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。有資料報道，日本一家公司老板為了讓接線員時刻有笑容，給每個接線員配一個鏡子，時刻用鏡子檢查自己，結果取得了很好的效果。