第四章向上司彙報工作，挑時候很重要
與酒店其他崗位不同，GRO並沒有具體的工作流程，簡單說來不過是迎來送往，巡邏查房，投訴表揚三部曲，經過三個月嚴格的試用考察，林啟東正式上崗了。
正式上崗就意味著從今天起他便有資格撰寫江大最重要的報告，貴賓日報，按照湯森的傳統，這項工作由部門負責人杜嘉陵親自為他講解，絕無他人代勞一說。
貴賓部經理辦公室。
“James，writewhatyouseeandwhatyouhear.如實記錄所見所聞，史密斯每天上班的第一件事就是閱讀我們提交的日報，LogBook，通過它來掌握酒店前一天發生的大小事務。這既是我們的責任，更是我們的權利，明白嗎？”杜經理為他詳細解讀撰寫要求，特別強調了權利二字，隨手翻開一頁日報，舉例道，“好事壞事都得如實記錄，別在意人家說我們是錦衣衛，FBI，放眼江大之內尚無人敢挑戰貴賓日報的權威。”
啟東轉了轉手中的原子筆，得意道，“嘿嘿，原來這東西還可以生花喲！不過我的口語還成，筆頭卻顯不足，寫得不好的地方Frank還得多教教我。”
杜嘉陵笑道，“這個不難，記住上次教你的方法，先把事情的經過寫在草稿本上，經我審閱之後再騰抄到LogBook中。江大已開業三年，許多事往往反複發生，你不忙的時候可以多翻翻原來的日報，都存在檔案室裏。”
“文字應該不難，書麵表達言簡意賅，措辭精準永遠是第一位的，我記得上回你特別強調過。不過敘述事情的先後順序和文字的長短卻不易拿捏到位，這裏麵應該大有學問吧。”啟東之前讀過不少日報，這是他百思不得其解的地方，“有時候同事們都以為是大事，日報上卻隻寥寥數語，一筆帶過，甚至片語未提；有時明明是夜班發生的事情卻被寫在LogBook的最前麵。我還是不大懂。”
杜嘉陵欠了欠身，笑道，“所以你還得記住第二句話，Writewhatyouaresupposedtoseeandhear.記錄上級想看和想聽的事情。史密斯關心什麼，你就寫什麼，他是日報的第一位讀者，也是唯一的讀者，不必管其他人。”
啟東想起紅岩紀念館渣滓洞集中營門前的一句話，“長官看不到想不到聽不到做不到的，我們要替他看到想到聽到做到。”難道二者異曲同工嗎？
他把這句話轉述給了杜嘉陵，卻對方被打住，“想這麼多幹什麼？別自作聰明！按我說的那兩條做好就OK了。”
啟東吐吐舌頭，乖乖地記錄下經理的話。
四十年前，兩個美國人有感於秘書也是人，毅然發起成立了“國際專業秘書協會”，然後宣布每年四月份最後一個完整的星期中的星期三是天下苦命的秘書們的盛大節日，“國際秘書節”由此誕生。
總經理史密斯是一位自豪的美國人，向來以傳播美國文化的使者自居，隻要是美國的東西通通都要弄到江大來，節日也一樣。什麼感恩節、聖誕節、複活節、國慶節、退伍軍人節、馬丁路德金生日等大節日自不必說，小節日他也要過，秘書節就是其中一個。
扳開手指頭算算，全江大有多少秘書？總經理秘書、業主代表秘書、各一級部門秘書、二級部門秘書，加在一起十幾號人，一雙手都數不過來。
據說給部門配置秘書是為了便於內外溝通，尤其是與總經理的溝通，一、二、三級部門基本都配有秘書。比如秦紅軍管轄的保安部就是一個二級部門，隸屬前廳部管轄，但前廳部也不是一級部門，隻能算一級半部門，在它之上還有房務部。
按照湯森中型酒店的標準架構，真正的一級部門並不多，一般包括餐飲、房務、市場營銷、財務、工程、人力資源和行政部，共七個。人事部和培訓部便屬於人力資源部，采購部屬於財務部，前廳部和客房部屬於房務部，公關部、銷售部、預訂部則屬於市場營銷部。
啟東所在的前廳部雖然不大，下麵也設有前台部、大堂副理、禮賓部、商務中心、交通部、行政樓層等。至於最大的一個部門餐飲部下麵的分部門就更多了，有中餐部、西餐部、酒水部、管事部、中廚房、西廚房、咖啡廳、扒房、日本料理、茶樓、外賣部、送餐部、營業部、宴會部、會議中心、預訂部、庫房等。別說外人，就連一般的酒店人也不一定搞得懂，而且每個部門還有自己的中英文專用名稱，記起來更是複雜。
所以史密斯常說，管理一間酒店不亞於管理一個國家，就是這個理。
鑒於保安部內皆是一群大老粗，英語水平接近於零，蔣小姐便任命林啟東兼職貴賓部和保安部的秘書，主要是協助秦紅軍的對內對外協調溝通，於是一個大個子就與一群秘書小姑娘天天為伍了。
這麼多秘書在一起，總要選一個頭兒吧，總經理秘書Jenny當仁不讓地擔當起了這一光榮的職務，宣誓就任江大秘書協會的秘書長，SecretaryGeneral，與聯合國的秘書長一個叫法。
在秘書堆裏，到目前為止他隻認識三個人，王茜雯，人事部秘書Julia，市場營銷部秘書Jessie，後麵兩人都是江都外語學院的大學生。在所有的秘書中，隻有啟東跟王茜雯沒有大學學曆，不過，聽說王茜雯已報了自考。
啟東常常打趣王茜雯的英文名字，Rose，玫瑰花的意思，據說是一位中學英語老師取的。玫瑰是情人花，很漂亮，但不能隨便采摘，花莖上帶著刺，不小心會刺痛你的手。
第二天是秘書節，啟東早早地來到酒店，路過一樓茶水間時，見王茜雯正在獨自清洗茶杯，水槽邊，杯子、毛巾、茶葉筒擺了一大攤，他不覺駐足遙問，“Rose，怎麼有兩個杯子呀？好象這個黃色卡通杯是你自己的，那個紫砂杯卻是誰的？”
王茜雯小聲道，“蔣小姐的。”
啟東大惑不解，“嗬嗬，她自己不會洗嗎？偏要小秘書代勞？”
“小林哥這就不懂了，當秘書的第一件要務就是得學會替上司泡茶，這裏麵可大有學問。就說泡茶之前的洗杯吧，你不能光洗杯子，杯蓋也得洗，一圈杯口更要清洗幹淨，因為那是入口的地方。洗完杯具還需用抹布擦拭幹淨，否則擱在桌上便會留下水漬。泡茶也有講究，茶葉的份量需要根據她的習慣和心情拿捏得恰到好處。蔣小姐平素喜喝淡龍井，取三兩克茶葉即可，多了嫌苦。如果下午有會，還得重泡一杯。假如當天她被史密斯罵了，就得多加一半的量，心煩嘛。”
啟東大開眼界，忍不住上前欣賞她的勞動成果，經過漂洗和擦拭的紫砂杯果然已溫潤如新，淡褐色的茶鏽泛著晶光從膽內漫延而上，空氣中竟有一絲若有若無的茶香暗浮，直浸入心肺，令人為之一振，歎道，“嘖嘖嘖，泡茶竟有這麼多學問啦？我從來隻洗杯子，不洗蓋子的。”
王茜雯微微一笑，“蔣小姐說，蓋子是壓在杯口上的，同樣關係到入口的衛生，因與果的關係，一點馬虎不得，跟我們平時做事情一樣，不能顧頭不顧尾。”
啟東卻沒興致再聽下去，轉身朝門口走去，回頭揶揄道，“噫，還長學問了？我倒覺得是經理們的窮講究，你先慢慢洗吧，保不定哪天你這個茶水博士就洗成一大經理了，哈哈……”
中午，酒店在亞馬遜西餐廳擺了一大桌，史密斯親自請秘書們吃飯。大家從未見他如此紳士，居然讓總秘Jenny小姐坐在長桌的主位上，儼然一副女主人的態勢，自己卻陪坐在她的旁邊。啟東心想自己這個二級部門的秘書人微言輕，便挑了個邊角的位子坐下。
兩個大男人陪著一群小女孩吃西餐，史密斯的個頭比啟東還高一些，應該有2米。聽Jenny說，他以前讀大學時喜歡打籃球，差一點就選進了NBA。可能是現在鍛煉少了，已長得膘肥體壯，如果再上場打球的話，估計隻有累死的份。
開餐前，照例由史密斯發表演講，“先生們，女士們。哦，我的上帝，今天隻有兩位先生，James和我，其他的都是女士。”
他哈哈大笑起來，引來了整個餐廳的客人和員工們的注意，有幾個高鼻子藍眼睛的外國客人正在自助餐台前取菜，也投來了好奇的目光。
“首先，我祝大家秘書節快樂！大家辛苦了，來，幹杯！”他舉起了一杯紅葡萄酒，“Cheers.”