身居管理者位置並不一定會自然產生正確委派工作給別人的能力。事實上，許多高級管理者常常是非常拙劣的委派者。
他們雖然也分配工作，但對工作的情況、下屬的情況卻不完全了解。他們常常把工作分配給不適當的人去做，結果當然不會做好。等到浪費了很多時問以後，他們便又卷起袖子親自去做。這樣一來，不僅浪費了時間和金錢，而且打擊了下屬的積極性。
現代管理者的一個非常重要的職責就是要把工作委派給別人去做。怎樣做到有效的委派呢？美國作者J·O·李、M·
皮爾斯提出了有效委派係統的七個步驟。如果你能認真地遵守這些步驟，就能夠提高自己的管理能力，改進部門的工作，提高企業的效率，把自己從具體事務活動中解放出來。
口選定需要委派他人去做的工作
原則上講，你可以把任何一件其他人能夠處理的工作委派給下屬去做。為了做到這一點，首先要對下屬的能力有個了解。對工作和下屬的評價是獲得這種了解的途徑。
。認真考察要做的各種工作，確保自己理解這些工作都需要做些什麼、有些什麼特殊問題或複雜程度如何。在你沒有完全了解這些情況和工作的預期結果之前，不要輕易委派工作。
當你對工作有了清楚的了解以後，還要使你的下屬也了解。要向處理這件工作的下屬說明工作的性質和目標；要保證下屬通過完成工作獲得新的知識或經驗。
最後，把工作委派出去以後，還要確定自己對工作的控製程度。如果一旦把工作委派出去，自己又無法控製和了解工作的進展情況，那就要親自處理這件工作，而不要再把它委派出去了。
切記不要把“熱土豆”式的工作委派出去。所謂“熱土豆”式工作，是指那些處於最優先地位並要求你馬上親自處理的特殊工作。例如，你的上司非常感興趣和重視的某件具體工作就是“熱土豆”式工作。這種工作要你親自去做。另外，非常保密的工作也不要委派給別人去做。如果某項工作涉及到隻有你才應該了解的特殊信息，就不要委派出去。
口選定能夠勝任工作的人
建議你對下屬進行完整的評價。你可以花幾天時間讓每個下屬用書麵形式寫出他們對自己職責的評論。要求每位工作人員誠實、坦率地告訴你，他們喜歡做什麼工作，還能做些什麼新工作，然後，你可以召開一個會議，讓每個職員介紹自己的看法，並請其他人給予評論。要特別注意兩個職員互相交叉的一些工作。如果某職員對另一職員有意見，表示強烈的反對或提出尖銳的批評，你就要花些時間與他們私下談談。
在這種評價過程中，你還需要掌握兩點：了解工作和職員完成工作的速度。你要通過這種形式掌握職員對他自己的工作究竟了解多深。
如果你發現有的職員對自己的工作了解很深，並且遠遠超出你原來的預料，這些人就有可以擔負重要工作任務的才能和智慧。
了解職員完成工作的速度是另一個重要任務。例如，你可能知道一位秘書的打字速度是另一位秘書的兩倍，或者一個助手完成同樣困難的任務所用時間隻是另一助手所用時間的一半。一旦你掌握了每個工作人員對其工作了解的程度和完成工作的速度等情況以後，就可以估計出每個人能夠處理什麼樣的工作，也就可以回到委派工作的分析上來，決定把工作委派給能達到目標要求的人。
如果你對職員的分析正確無誤，那麼選擇能夠勝任工作的人這一步就比較容易做好。回到對工作的了解和職員完成工作速度這兩個主要標準上來。然後，你再決定是想把工作做得好還是快。這種決策目標將會向你說明能夠勝任工作的人是什麼樣的人。這樣，你就有可能讓最有才能的職員發揮最大的作用。但有一點也要記住，那就是你要盡量避免把所有的工作都交給一個人去做的傾向。