禮儀文書是人際交往中重要的組成部分，它是一種利用書麵文字來表達語言的形式。它起到口頭語言無法或不便表達的作用與效果。
禮儀文書主要包括有：書信、便箋、請柬、婚壽節慶祝辭、楹聯、匾文、吊唁類文書、商務文書、電報、電子郵件等。
一、書信
書信是一種應用最廣泛、受眾最多的文書形式，也是最便捷、最能交流思想和包容量大的通訊方式，男女老小，不同國籍和不同民族的人群都完全適用。書信由信封和信箋兩部分組成。
（一）書信格式
1.信封寫法
（1）郵政編碼是六位，要填寫正確，如不能確實查得村鎮郵編號，最少落實到縣區。
（2）寫清省、市、縣（區）鄉（鎮）村名。寫上寄信人的詳細地址，加上姓名。即使是關係密切的人也要寫上詳細地址，而不能寫“內詳”或一個大地名（如北京、上海、廣州等），因為萬一收信人地址變動，郵局就難以準確地將信件退回給寄信人。
（3）收信人的稱謂。信封實際上是給郵局派寄或單位收發的人看的，因此，收信人的姓名必須是全稱，而不能省略。姓名後的稱謂一般用“先生”“小姐”“女士”“同誌”之類的通用稱呼，也有與收信人之間關係的稱謂，如爺爺、爸爸或職務等。
此外，信封字跡一定要工整清晰，一般用鋼筆、毛筆、圓珠筆書寫，不能用容易擦去塗改的鉛筆書寫。切忌用紅色墨水書寫，因為紅色代表絕交。
2.內文寫法內文的基本結構：一般分為台頭、啟辭、正文、敬辭、署名、日期等六部分。
（1）台頭。就是對收信人的稱呼，要單獨成行，頂格書寫。按平時對收信人的稱謂寫下即可。用紙要方正幹淨，書寫要工整美觀，層次清楚。不要有殘缺，最好用專用紙。要正確運用標點符號，避免出現錯別字、語句不通順問題。
（2）啟辭。也就是開場白，一般是用來寒暄或客套的，如果是複信，也用來說明來函已經收到。
（3）正文。是書信的主體部分，即寫信人對收信人要說的話。一般說來，要先寫與對方有關的事，比如問問他的近況或回答他來信問及的事項，這樣表示關切、敬意或謝意；然後再談自己的事，比如自己的近況、來信的目的或請求幫忙的事等等。如果在寫完信後，發現中間對某件事說得不夠明白或少說了一點，可以後麵用“補”“又及”“另”等字樣，以作補充。
（4）敬辭。就是在正文結尾時寫一句表示祝願、祝福或敬意的短語，如“即頌近安”，“此致敬禮”等。敬辭在格式上有兩種習慣性寫法：一是在正文結尾處另起一行空兩格寫“此致”（或“即頌”），再下轉一行頂格或空兩格寫“敬禮”（或“近安”）；二是正文結尾後另起一行空兩格寫“安好”“平安”之類，不分兩行，一行即可。
（5）署名。應寫在正文結尾後的右下方的稱呼，如“哥”“姐”“弟”“兒”等，再寫上自己的名字（不用姓氏，甚至可用小名）。如果是寫給不熟識的人，一定要寫上全名。
（6）啟稟詞。在名字的後麵，也可加上啟稟詞，以表示對對方的尊重，啟稟詞與名字之間空一格。
常用的啟稟詞如：對長輩：叩、叩上、拜上、自拜、叩稟、稟告對平輩：謹啟、頓首、鞠啟、親筆、上對晚輩：字、示、諭、手白。
（7）日期。在署名的下方寫上年月日。年、月、日雖然與信無關，但一定要有，表明信件所寫的日時，既利於保存和日後查對，也利於收信人了解寫信人一些與時間相關的想法。在日期後麵，還可加上寫信時所處的地點、氛圍等，如“於途中”“深夜”於北京等。
（8）信函中的常用啟辭。客套語喜接來函，欣慰異常。久不通函，甚以為念。
頃接手示，如同謀麵。
思念語分手多日，殊深馳係。故人念切，夢寐神馳。別來良久，甚以為懷。
欽佩語喜接誨教，甚解朦意。謹承教誨，頓覺祛塵。先生德高望重，拜服至極。
問候語春風送暖，料想身心均健。尊恙大愈否？望善自珍重。重病新愈，望珍攝自重。
告白語合家老小安好如常，勿念。賤軀安健，春屬如常，聊可告慰。賤體安康，可請勿念。
祝賀語欣聞……聊表賀意。頃聞吉音，恭賀嘉事吉禮。
歉意語惠書早悉，拘於瑣務，未即奉答為歉。因事紛繁，所托之事尚未完成，甚歉。
感謝語承蒙存問，不勝感激。承蒙不吝賜教，獲益良多。
請教語冒昧相求，若蒙賜教，不勝感念。今有拙作幼稚，懇請大力斧正。
（9）信函中的常用敬辭。請示上級或領導妥否；請批複；並請函複；請教。