學會選擇和放棄，是一種大智慧。
想一想可不可用一種機製/係統讓它們“自己做”？
科技和設計改變生活，有些繁瑣的事情，換一種方法，換一種工具，就會變得簡單快捷許多。
公司或者部門之間如果要查找資料的話，不妨建立一個公共數據庫或者雲平台，這樣可以很方便地通過內部搜索功能或者共享的文件夾來查找部門之間不同同事之間分享的，不同年份的資料和項目數據。或者，可以采用BI（BusinessIntelligence）商務智能係統，很輕鬆地把數據整合起來，可以自動分析數據並實時更新。這些都減少了大量尋找數據，重複勞動，分析和更新數據的時間精力。
就拿記賬這件事來說吧，很多朋友都有記賬理財的習慣：有些人會拿了一堆發票以後回家用excel輸入整理，有些人會隨身帶一本小本本把每一筆小費都記錄下來，然後每個月每個季度再計算分析分類消費和餘額。但現在信用卡和很多網站和手機應用都有自動記錄消費支出的功能，會自動歸類並整理總結，那麼好好利用這些功能或者應用，就可以輕鬆省下很多記賬整理的時間。
付賬單也是，與其每個月收到一大堆賬單然後還要提醒自己按時付賬，登錄網上銀行或者跑去銀行自己付錢，倒不如設定自動付款的機製。這樣就不用檢查各個賬單，逐一付錢，也避免了忘記付錢而遭遇罰款或者被降低信用的情況。想想看，生活當中還有哪些東西可以設定讓係統自動完成的呢？
想一想可不可以把它們交給別人去做？
有些事情可能必須要做，但要花去不少時間，對你卻創造不了多大價值，那麼想想看，可不可以委托給別人做？
很多煩瑣的行政工作或許可以歸為此類：出差回來填寫報銷表格，布置準備會議場所，整理文檔等。生活中比如做家務，買菜，安排假期旅行等。這些事情不可不做，但做砸了或者做得一般也沒有什麼太大的風險，那麼就盡量交給助理、保姆、著裝顧問或者旅行社專員去做。相信他們，他們會比你做得更快更好，讓你可以省下時間做其他你擅長的事情。
省下的時間，做精、做多那些重要的事：多聯係幾個客戶，多完善產品，多研究模型，多培訓員工等。或者，如果這些都做完了，多抽出時間陪伴家人發展自己的興趣愛好，給自己充電等。這樣不但會有更多的時間讓自己心情更好，績效也大大提高了。
就像前人說過的，“複雜的問題簡單化，簡單的問題係統化，工作抓重點”。先抓住重點，那麼其他事情就是小菜一碟啦！
必須記住我們學習的時間是有限的。時間有限，不隻由於人生短促，更由於人的紛繁。我們應該力求把我們所有的時間用去做最有益的事。
——斯賓塞（英國教育家）
同時有很多事情的時候，怎樣判斷事情的輕重緩急（上）要想穿越沙漠，就得放棄咖啡和可樂。
——佚名
那麼，對於前麵這些過分積極、事事都想做的朋友們；或者同時有一大堆事要做的話怎麼辦呢？怎樣取舍，怎樣知道哪些事情應該放棄，哪些事情應該選擇呢？
按照下麵的步驟，或許可以幫助理清事情的輕重緩急，幫助更好地選擇和丟棄要做和不用做的事。
第1步，預計一下這個階段的時間庫存
首先，當然是要清楚自己到底有多少時間。就像如果都不知道卡上有多少額度，錢包裏有多少現金，就去商場買了一大堆衣服或者網上訂購了很多數碼產品，然後結賬時發現錢不夠的窘況一樣，搞清楚自己有多少可支配的時間是非常重要的。
舉個例子：假設這周周末一共有24×2=48小時的時間，減掉每天睡覺時間（7×2=14小時），吃飯洗手間洗澡時間（2×2=4小時），那麼還剩48-14-4=20小時的自由支配時間。
第2步，把擺在麵前所有需要做的事情列出來，並估計它們所需要花的時間（如果不是在家裏的話，還要算上路上的時間或者準備時間）舉個例子，比如現在手上的事情有：
①完成周一要交的作業（或者上班族要寫的會議總結）——2小時②很熟的親戚的婚禮儀式——5小時③閨蜜發小們的茶話會或者友誼籃球賽——4小時④讀一本偶像的人物傳記——2-5小時⑤周日晚上的音樂焰火晚會——3小時⑥列一下自己對職業發展的規劃——3小時⑦上外語培訓班——4小時⑧去電影院看部電影——3小時⑨去美發沙龍剪頭發——3小時⑩和一起開小店的合夥人討論財務和進貨計劃——3小時11朋友打電話向你谘詢你以前學過的做過的題目——1小時如果這11件事全都做，就需要：2+5+4+2+3+3+4+3+3+3+1=33小時，顯然，現有20小時的可支配時間是不夠的。
第3步，列出來它們各自的重要性和緊急程度，並把這些事情按照它們的重要性和緊急程度列入下麵的表格裏別小看了這個簡單的表格，這個“重要性vs緊急性矩陣”可是時間管理裏麵很有名的一個工具呢，用重要性/緊急性來排序任務先後的概念，被美國前總統艾森豪威爾將軍和效率管理大師史蒂芬·柯維大力推崇。