要想接受任務不走樣,還有一點非常重要,那就是學會複述。
複述的要點有三條:
用筆記錄任務要點。
總結要點,條理清晰地複述。
向上級確認,若有疏漏或理解錯誤的地方請上級作出補充。我們以下麵的案例來分析這三個要點。
公司的新產品就要上市了,老總決定召開一次新聞發布會,這個任務就交給公關部完成。
公關部的劉經理一邊聽老總交代任務,一邊在筆記本上做著記錄,等老總講完後,他說:
老總,根據您剛才所說的,我一共整理出了6條,分別是:
第一,我們這次發布會的目的是要宣傳公司的新產品。
第二,發布會舉行的時間定在一周後。
第三,發布會邀請的嘉賓是本市有關領導、本行業有名望的專家和有影響力的電視台、報紙的記者,其中領導共5位,名單是……專家共8位,名單是……電視台5家,分別是……報社30家,分別是……爭取至少20家媒體能有我們的新聞,其中至少10家在顯要位置出現,不少於1000字。
第四,發布會舉辦的地點在××大酒店,時間是上午9:00一11:30,午餐也定在酒店。
第五,給您準備一份10分鍾左右的講演稿;給新聞媒體準備的資料有兩份,一份是新聞通稿,一份是新產品的介紹。
第六……
您看我理解得正確嗎?還有沒有遺漏或者需要補充的地方?從這個案例中我們可以看到,劉經理非常好地抓住了複述的要點:
用筆記錄任務要點
好記性不如爛筆頭,把任務記在本子上,可以避免遺忘或者出現理解偏差。
記錄的要點主要包括:第一,要做什麼,第二,誰來做,第三,什麼時候完成。第四,怎麼做;第五,目標是什麼。
總結要點,條理清晰地複述
很多人在總結和複述的時候,不注意條理,隻會說“這個任務我要做這個,還有……然後……然後……”然後來然後去,思維就變得混亂,自己腦子裏先成了一鍋粥,聽的人也雲裏霧裏,一片迷糊。
所以,在總結複述時,一定不要說類似“然後”這樣的話,而要像上麵例子中的劉經理那樣,必須用“一、二、三”,這是讓自己思維不亂的最好方法,不僅說的人條理清晰,要做到哪幾點一目了然,聽的人也覺得很清楚。
向上級確認,若有疏漏或理解錯誤的地方請上級作出補充
在複述後,劉經理還問老總自己是否理解正確,並請他作出補充。這一點非常重要,“確認”可以避免執行者犯下“想當然”的錯誤,大大減少執行出錯。