公共關係專題活動又稱為公共關係特殊事件,是社會組織以公共關係為主題,有計劃地在特定時期、特定場合開展的各種有特定目的和內容的專門性、主題性傳播與溝通活動。專題活動傳播與溝通的形式很多,上述分析中的有些形式也可看作是專題活動。下麵隻介紹幾種常用的基本形式。
一、簽字儀式
簽字儀式是一種比較隆重、正式的儀式。這種儀式在社會組織的公共關係工作中,是組織之間通過談判,就某個方麵的合作達成協議並需要締結正式協定或條約時而舉行的專題活動。
(一)簽字儀式的準備
(1)準備文本。簽字文本的準備包括定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋火漆印等工作。在準備文本的同時,還應準備好簽字用的文具、雙方組織的旗幟或標誌牌。
(2)安排人員。出席簽字儀式的,基本上是雙方參加會談的全體人員。為使隆重和重視,可邀請更高一層的領導人出席。簽字人可以是雙方組織的最高負責人,也可以是雙方具體部門的負責人。
(3)布置場地。簽字場所的桌台擺置和人員位次通常有三種形式:①在簽字廳內設置長條桌一張,桌麵覆蓋深綠色呢台布,桌後放置兩張椅子作為雙方簽字人座位,客右主左。座前擺上各自保存的那一份文本,上端分別放置簽字文具。簽字桌中間擺一旗架,懸掛簽字雙方的旗幟。②簽字廳設兩張或多張方桌為簽字桌,客右主左,雙方簽字人各坐一桌,旗幟分別懸掛在各自的簽字桌上。③簽字廳內設置長方桌一張為簽字桌,參加簽字儀式的人員坐在簽字桌前方兩旁,雙方旗幟掛在簽字桌的後麵。
(二)簽字儀式的舉行
舉行簽字儀式的基本程序是:①出席人員就位——雙方出席簽字儀式的人員一同進入簽字廳;簽字人就座時,其他人員分賓主各一方按身份高低順序排列於各自簽字人的座位後麵;雙方助簽人分別站在各自簽字人的外側,簽字時協助翻揭文本,指明簽字處。②簽字並交換文本——簽字人首先在各自保存的文本上簽字,然後由助簽人互相傳遞文本,再在對方保存的文本上簽字,最後由雙方簽字人起立互相交換文本,並握手致意。③舉杯慶賀——簽字後,可由工作人員送上香檳酒,賓主雙方共同舉杯慶賀。
需要說明的是,如果有三四個社會組織締結協議或條約,其簽字儀式大體如上所述,隻是相應增添簽字人員座位、簽字用具和旗幟等物。至於簽訂多邊公約,通常隻設一個座位,一般由公約保存方代表先簽字,然後由各方代表依一定次序輪流在公約上簽字,這往往是在國家之間或地區之間的涉外活動中進行。
二、開幕典禮
開幕典禮是指組織的開張誌喜、某種大型活動的第一天舉行的慶賀儀式、博覽會和交易會的開幕式、重要工程的開工儀式等“第一次露臉”活動。
(一)開幕典禮的準備工作
(1)精心籌劃,確定形式。開幕典禮的形式多種多樣,社會組織應盡可能策劃出能使組織的知名度和美譽度都能得到提高的轟動性形式。一般來說,開幕典禮的主要形式有:大會形式、新聞發布會形式、展覽會形式、宴會形式、聯歡會形式、座談會形式及舞會形式等,當然也可以是綜合性形式,關鍵是具體形式的舉行方式。
(2)擬定名單,邀請賓客。擬邀請的賓客名單應包括:黨政部門的有關負責人、新聞記者、社區各團體的負責人、社團代表、顧客代表、員工代表、同行單位的負責人、合作者代表等。賓客名單擬出並經有關領導同意,即可印製精致無誤的請柬。請柬應提前3~5天送達出席人手中。
(3)擬定程序,安排接待。開幕典禮的程序一般是:宣布開幕典禮開始、宣讀重要來賓名單及賀信賀電、剪彩、領導及來賓致詞、助興演出、參觀等。程序最好能事先印製好,在賓客到來之前分發到每個座位上,也可以在簽到時一同分發。