(4)擬好講稿，排好順序。要事先給領導所致開幕詞、歡迎詞寫好講稿或提綱，講稿應言簡意賅，熱情莊重。如果請賓客致詞，應提前與其商量妥當，並在活動開始前逐一落實。致詞人員的名單及順序應提前確定好。
(二)開幕典禮舉行中的安排工作
開幕典禮的時間一般較短，大部分工作都是事先安排好的。開幕典禮舉行中的安排工作主要是：
(1)引導來賓，提供物品。在典禮開始前5分鍾，應安排有專人負責引導賓主進入既定區域和座次，並有專人負責提供飲料及其他必要的物品。主席台座位以正中間為大，分左右兩邊以次類推，左大右小。
(2)安排剪彩，繼承創新。按我國的一般慣例，剪彩人除主方負責人外，還在賓客中邀請一位地位較高、有一定聲望的知名人士同時進行。
(3)節目助興，吸引公眾。開幕典禮最好安排一些必要的助興節目，如鑼鼓、舞獅、禮花、歌舞等，既可以由員工編演，以增強員工的參與意識和自豪感，也可以在條件許可的情況下外請歌星、名演員演出。
(三)開幕典禮結束後的工作
(1)組織參觀，擴大影響。在開幕典禮的基本程序快要結束的時候或結束之後，可組織賓客參觀本組織的生產設施、服務條件、商品陳列等工作場所。如有必要，還可安排一次自助餐。
(2)征求意見，收集信息。應邀出席開幕典禮的公眾具有較大的代表性，不失時機地從他們那裏收集信息，對社會組織的發展具有重要的積極意義。該項工作可通過留言簿、座談會、個別交談等形式進行。
(3)紀念物品，影響持久。在開幕典禮的準備過程中，可準備一些能代表組織特色並能充分發揮信息傳播作用的紀念品，將這種紀念品贈發給與會人員，不僅能夠使典禮活動產生持久的影響，而且能夠不斷擴大典禮的影響。
三、周年紀念
周年紀念的準備工作和程序安排，基本上與開幕典禮相似，但不同之處在於周年紀念一般規模較大、持續時間較長、活動內容比較複雜、策劃組織難度也大，因此，需要特別注意以下問題：
(一)予以重視，恰當選擇
是否要搞紀念活動，應給予高度的重視，不能草率決定、匆忙舉行，應根據組織自己的實際情況，對紀念活動的效果進行科學論證和預測，以免勞民傷財甚至傷害形象。什麼時間搞紀念活動，也要恰當選擇，每年都搞顯然並無必要，一般來說，組織的紀念日逢“五”、逢“十”紀念價值較大，50、100年當然更具大慶價值。
(二)精心策劃，立體操作
一旦決定開展周年紀念活動，就要在調查研究和廣泛征求意見的基礎上，拿出切實可行的策劃方案，盡可能從不同層次和不同方麵開展豐富多彩而又簡便節約的立體性活動，力求多辦事並少花錢。
(三)總結過去，展示形象
在周年紀念活動過程中，可通過對社會組織創建以來已有成就、社會貢獻、基本特色、發展規模、存在問題的全麵係統、客觀真實的回顧和總結，使組織的領導者、管理者和廣大員工，從中獲得經驗教訓和鞭策鼓舞，也使社會各界能有機會對該組織有一個全麵而深刻的了解。
(四)展望未來，振奮精神
在總結過去的同時，應該向對組織的創建和發展作出重大貢獻的人士給予獎勵和表彰，對內部的廣大員工和社會各界的朋友給予衷心的感謝和誠摯的敬意，尤其重要的是，應該對組織今後的發展藍圖作出展望和規劃，並提出具體的措施和期望，以鼓舞士氣，振奮精神。
專題活動傳播與溝通，除了以上形式，還有會見、會談、宴請等形式。