行政實施的具體內容由行政實施的若幹功能性環節所組成,主要包括指揮、溝通、控製和協調等。
一、行政指揮
行政指揮是指行政領導在實現行政決策目標的過程中,按照既定的目標和計劃,對下屬的工作進行領導和指導的活動。行政指揮是行政實施的主要環節之一,是領導作用在行政實施過程中的直接體現。
行政指揮對於行政實施具有重要作用。行政指揮正確與否、恰當與否,對於行政決策目標的實現、行政管理任務的完成有著實質性的影響。
行政指揮的重要作用表現在:
首先,行政實施必須調動各級各類人員的積極性以實現行政決策目標,完成行政管理任務。但作為許多人和人群參與的有組織的大規模的活動,必須有一個統一的意誌或權威作引導,沒有統一的意誌和權威,是無法組織行政實施活動的。特別是現代行政實施活動,參與的人員眾多,分工細致,協作複雜,各方又相互聯係,必須有高度統一的指揮才能推動行政實施活動沿著預定的方向前進,才能使行政目標得以迅速有效的實現。
其次,通過有效的指揮,可以調動全體實施人員的積極性和創造性,激發起高昂的工作熱情。反之,如果指揮無方,即使行政實施人員能力很強,也無法充分發揮作用。
最後,在行政決策已經作出,計劃、方案等已經確立的情況下,唯有行政指揮,才能把行政實施從理論變成現實,從觀念變為行動。
行政指揮的方式大致分為三種,一是口頭指揮。這種指揮方式簡單、明了、及時、方便,因而最常用。運用口頭指揮方式,要注意語言藝術。對不同對象,指揮語言表達方式及語氣都要有所區別,以利於對方接受。隨著科學技術的發展與管理手段的進步,口頭指揮已不隻局限於現場發出指示,電話及其他指揮方式也占有重要位置。
二是書麵指揮。書麵指揮就是利用各種行政公文形式進行指揮。在指揮層次較多,時間、地域等條件又受限製,不便口頭指揮時適宜於采用書麵指揮方式。書麵指揮可以使責任明確、指揮信息準確並能保留較長時間,也便於以後核查。運用書麵指揮要注意規範性和嚴肅性,防止濫發文件的文牘主義現象。
三是會議指揮。會議是保證指揮統一的有效手段,因而成為一種經常采用的指揮方式。行政實施前的動員工作,實施過程中的協調工作、調研工作,實施結束後的準備工作等,都可以采用會議指揮的方式進行。運用會議進行指揮,必須注意會議的類型、會議的準備、會議的組織技巧、會議效率及對會議主持人的要求等問題。運用會議進行指揮還要特別注意提高會議質量,防止會議過多、過長。
總之,行政指揮有各種不同的方式,每種方式都各有自己的適用範圍和優點,行政指揮人員要善於運用各種不同的指揮方式,根據不同情況進行選擇。但不論采取何種指揮方式,都應盡可能地發揮下屬的能動作用和創新精神,要多做具體指導,善於發現問題並及時解決問題。
二、行政溝通
行政溝通是指在行政實施活動中,行政機構之間以及人員之間所作的信息上的傳遞交流與聯係。通俗地說,溝通就是彼此了解情況。行政溝通的實質是行政信息的傳遞和處理。行政信息反映行政實施活動及其發展變化情況。因此,及時進行行政溝通,相互了解情況,對於行政實施具有重要作用。
行政溝通在行政實施中的作用主要表現在:
第一,行政溝通能夠互通信息,統一思想認識。有了思想上的統一,才能夠有行動上的一致。
第二,溝通是改善人際關係,鼓舞士氣的重要手段。行政機構以及人員之間及時溝通信息,可以加深了解,避免相互猜疑及誤解,從而能夠更好地相互合作,共同為實現行政決策目標而奮鬥。
第三,溝通是行政人員參與管理的一個重要手段。通過溝通,行政人員的富有創新的思想、合理化建議等能夠及時地被吸收到行政實施中來,從而提高行政實施的效率。
總之,通過有效的行政溝通可以保證在行政實施過程中統一指揮、統一行動,並能增強行政組織對外部環境的應變能力,從而實現高效率的管理。如果一個行政機關的溝通渠道不暢,特別是如果行政領導者不注意做好信息傳遞工作,就容易使人們缺乏相互了解,互相埋怨猜疑,思想混亂。這樣,行政實施就很難順利進行。
行政溝通的方式多種多樣,可以根據不同的標準劃分。以下三種對溝通的劃分比較重要:根據溝通的組織結構的不同將溝通劃分為正式溝通和非正式溝通;根據溝通的方向的不同將溝通劃分為向下、向上和水平的溝通;根據溝通的傳遞和接受方式的不同將溝通劃分為口頭的、書麵的和其他的溝通。
1.正式溝通與非正式溝通
正式溝通是指通過正式的組織程序,按組織規定的途徑和方式所進行的溝通。正式溝通是溝通的主要形式。例如行政實施中常見的傳達上級命令和指示、定期或不定期的下級向上級的彙報製度等,都是正式溝通的典型例子。
正式溝通的特點是正規、嚴肅,溝通信息比較可靠和穩定,所以一般重要的消息通常都采用這種溝通方式。正式溝通的優點是信息失真率低,溝通效果較好且具有較強的約束力,不足之處是有時溝通速度比較慢,有可能會降低行政效率。
非正式溝通是指通過正式組織程序以外的各種渠道進行的溝通。例如組織成員之間私下對事件的評論、相互對各自感興趣的信息的傳播等,都是非正式溝通的例子。非正式溝通是建立在日常人際關係基礎上的一種自由溝通,因為其一般是通過非正式組織或者是人們私下之間閑談的渠道而進行的,所以其傳遞的信息常被稱作小道消息。非正式溝通是人們交流情感以及自然願望的產物,非正式溝通的特點是自發性、情感性、非強製性以及靈活性,因而容易造成溝通信息扭曲和失真,而且傳播速度極快。非正式溝通在行政實施活動中大量存在,其效力有時甚至超過正式溝通。非正式溝通對於組織功能和目標既有積極的作用,也有消極的作用。在正確引導下,非正式溝通可以彌補正式溝通的不足,增加組織成員之間的情感交流,緩解工作和社會給人們帶來的心理緊張和壓力,有助於增強組織成員之間的凝聚力,有助於組織目標的實現。但非正式溝通一旦失控,又有可能幹擾和削弱正式溝通的信息,造成組織成員之間的猜疑和誤解,人心渙散,影響團結,最終妨礙組織目標的實現。因此,行政實施中應對非正式溝通進行有效的控製和引導,發揮其積極的作用,避免其消極的作用。
2.下行溝通、上行溝通與水平溝通