本章涉及的商務活動是整個商務活動的重要組成部分，對於宣傳推銷商業企業的商品和服務，提高企業的知名度和美譽度，擴大企業的影響力都有重要的作用。進行這些商務活動，同樣必須遵循相應的禮儀規範，才能得到預期的效果。
會議就是相聚而議的意思。一般來說，會議是有組織、有計劃、有領導地商議事情的活動，它是各級領導機關、企事業單位和社會團體推進工作的重要方法。
一、商務洽談會禮儀
商務洽談也叫商務談判，是指在商務交往中有關各方，為了達成某項協議、滿足各自的需要，就多種交易條件進行的協商活動。洽談一詞的“洽”字意為協和洽商的意思，“談”是彼此對話的意思，而談判的“判”字則是分辨、評斷的意思。因此，洽談與談判雖無根本的區別，但從字麵上講，談判注重表達對分歧的評斷，強調結果性；洽談雖然也包含結果性，但更注重溫和性和靈活性。洽談比談判來得柔和、親切，因而也就更需要重視禮儀。但不管是正式談判還是非正式業務洽談，都應遵循相互尊重、平等協商、求同存異、互利雙贏的原則。
（一）商務洽談會準備
商務洽談前的準備如何是影響洽談成敗得失的關鍵。在準備過程中，人員的配備、信息的搜集、目標的選擇、計劃的擬定都很重要，必須認真做好。禮儀準備也必不可少。
1.人員配備
商務洽談是一種有組織的經濟活動，為了使洽談能順利進行，必須按照對等原則配備相應的洽談班子。洽談班子中要有精通業務，有經濟、法律頭腦，能拍板成交的主談人員，也要有懂業務、懂技術的人員和有洽談經驗的翻譯人員，一般以四人為宜。一個精幹的，具備T型知識結構而注重儀表、談吐自如、舉止得體的洽談班子，不僅會給洽談創造有利條件，同時也是對對方的尊重。
2.信息準備
古人有言：“知己知彼，百戰不殆”。在商務洽談中為了掌握主動權，必須進行多方麵的信息準備。①做好一般市場調查，及時了解市場分布大勢，產品銷售和產品競爭情況及消費需求情況等。②了解對方業務情況，包括它的資信能力、企業概況、產品的性能和特點，產品生產技術及先進程度、市場占有率和市場潛力，技術資料和有關貨單、樣品、價格水平、結算方式等。③參談人員的情況，如參談人員的年齡、資曆、身份、性格特點、談判風格及對己方的態度等，以便製定相應的策略。④對方文化背景和禮儀習俗，“入國問禁，入境問俗”，這是重要的交際之道。在洽商中，如果了解並尊重對方的禮俗，雙方就容易溝通感情，增加信任，對洽商會有積極的效果。
3.製定計劃
洽談計劃是談判人員在洽談前預先對洽談目標的具體內容和步驟所做的安排，它是洽談者行動的指針和預案，洽談計劃包括：①洽談目標。商務洽談目標可分為最優期望目標、實際需求目標、可接受目標和最低目標四個層次。在洽談中，洽談者一開始往往提出最優期望目標，而保護的是可接受目標和實際需求目標，堅守的則是最低目標。②洽談議程。洽談議程是決定洽談效率高低的重要一環。每次洽談，談什麼，何時談，何地談，如何談，達到什麼目的，事前都要有周密的考慮，以免在禮儀上有不周之處，也避免受製於人。議程的安排，一要注意兼顧性，兼顧對方的利益和習慣做法；二要注意簡潔性，洽談事項不宜過多。③洽談地點。洽談地點對洽談效果也有一定的影響。洽談地點如選擇在己方所在地進行，作為東道主必須注重禮貌待客，邀請、迎送、接待、洽談的組織等必須符合禮儀要求。禮貌可以換來信賴，可促使客座談判者積極考慮主座談判人員的各項要求。洽談地點，如選擇在洽談對手所在地，到客場洽談必須入境隨俗，了解當地的風俗人情，並要審時度勢，靈活反應，爭取主動。④食宿安排。在食宿方麵要根據對方人員的生活習慣和文化傳統，提供舒適、安全、文明周到的服務，以表示己方的誠意和熱情。
4.座次安排
在洽談人員座次安排上，如是雙邊談判，一般以橢圓桌或長桌為宜，雙方人員各自在桌子的一邊就坐。倘若將談判桌橫放，那麼麵對談判室正門的一側為上座，應請客方就坐。背對談判室正門的另一側則為下座，應留待主方就坐。如談判桌是豎放的，進門時的右側為上座，歸客方就坐；進門時的左側為下座，歸主方就坐。雙方主談人員應坐在各自一側的正中間。副手或翻譯坐在主談人員右邊的第一個坐位，其他參談人員以職位高低為序，依次“右一個，左一個，右一個……”地分別坐在主談人員的兩側。如是多邊談判，則以圓桌為宜，且讓客方先入座或主客同時入座。小規模的洽商，可不放談判桌，在室內擺放幾把沙發或圈椅，按“以右為尊”的原則，客右主左，坐下即談。也可以交叉而坐，以增添合作、輕鬆、友好的氣氛。
（二）商務洽談會過程
商務洽談從正式開局到達成協議，要經過一個錯綜複雜、千變萬化的過程。一場完整的商務洽談或談判一般要經過摸底、報價、磋商、成交和簽約等五個階段。為了實現較好的洽談目標，在洽談過程的各個階段都要注重禮儀。
1.營造和諧的洽談氣氛
洽談氣氛和諧與否，直接影響著整個洽談的進程和結局。為了營造一種輕鬆、溫和、友好、合作的氣氛，洽談人員應注意如下幾點。
（1）抓住洽談開始的瞬間。良好的氣氛往往是在洽談開始的瞬間形成的，因此雙方人員應以友好的態度出現在對方麵前，特別是作為東道主的一方應先行到達談判室，並在門口迎候客人。①雙方人員見麵，先要互相介紹。介紹與自我介紹要大方得體，遵守禮儀規則。介紹完畢要互相握手致禮。若有名片，應主動遞上並微微點頭，以顯示彬彬有禮的風度，也為以後的聯係合作提供方便。如果對方是外商，則要依各國文化、禮俗的不同決定介紹、握手的方式。②注意談吐舉止。洽談人員的談吐要輕鬆自如，舉止要文雅大方，謙虛有禮，分寸得當，不可拘謹慌張。③儀表是洽談人員的廣告，應適當注意服裝整潔挺括，端莊高雅，神情飽滿，給人以良好的第一印象。
（2）自然進入洽談正題。進入洽談正題是雙方所期待的。最適宜的方式是以輕鬆、自然的語氣先談談雙方容易達成一致意見的話題。如“咱們先把今天洽談的程序確定下來，您看如何？”這種問話既能體現尊重對方、表示願以平等態度商討問題的誠意，同時也最容易得到對方的肯定答複，有助於創造一種一致的氣氛。在這種心平氣和、協商一致氣氛下，然後分別陳述己方對有關問題的看法和基本原則。但這種陳述應簡明扼要，重點突出，準確而有彈性，讓對方感到你的坦率和真誠。這種陳述措詞要得體，語調、語速要適中，既表明自己的意圖和要求，又不引起對方的反感和不安。對方陳述時，要認真傾聽，這種傾聽，是“耳到、眼到、心到、腦到”綜合效應的聽，並注意記錄和分析，不能漫不經心，左顧右盼。須知，認真傾聽不僅是對對方的尊重，而且可以從對方那些似乎無意的話語中發現對方隱蔽的動機和心理活動。同時，這還能給對方造成一種心情愉快、樂於繼續講述的氣氛。