江元淨
所謂公務文書，是指在公務活動中形成和使用的文書，它是各機關單位用以發布政令政策、傳達指示、商洽工作、交流經驗以及處理公務時常用的一種工具。這類文章在機關的日常工作活動中起著很大的作用，有著重要的意義。公文有著嚴格的體式限製，即便是在不同的曆史時期，各類不同性質的國家在公文的名稱種類、用紙規格、體式編排等方麵都有著統一的規定。建國以後，黨中央、國務院對我國各級行政機關、企事業單位所用的公文有著專門的規定，並幾經修訂。公文的語言要嚴肅、認真、字斟句酌。若語言拖遝冗長，毛病百出，令人望而生厭，就會嚴重影響公務文書的寫作質量，它也就起不到應有的指導作用。因此，公務文書是一種特殊的文字形式，也是文秘人員最常用的文體。在這一點上，公文和文學作品、新聞體裁、科技著作以及一般文章等有明顯的區別，公文自身具有鮮明的特點和作用。
公文是由法定的作者製定和發布的，具有鮮明的政治性，法定的權威性，特定的程式性，效用的現實性，起著法規作用，領導指導作用，憑據記載作用，公務聯係作用，宣傳教育作用，檔案史料作用，這些特點和作用就要求公文的語言必須莊重、準確、鮮明、簡潔。
一、公務文書的語言應該做到莊重
公文是國家的喉舌，是貫徹方針政策、辦理國家大事的工具，公文是代表機關單位、領導說話的，公文一經發布，有關部門和人員就必須遵照執行，機關工作是嚴謹周密、一絲不苟的，這就從根本上決定了公文的語言在表達上應體現踏實的工作作風和嚴肅認真的態度。為了保證公文語言的莊重性，應做到：
（一）運用現代規範化的書麵語言，而不用口語以及方言詞彙
因為公文屬於書麵語體，要求語言具有概括性、規範性和莊重性，而未被普通話詞彙吸收的方言詞彙和口語詞彙，由於地方色彩和口語色彩太濃厚了，因此，他們隻在狹小的地區供日常交際使用。例如《國務院公文主題詞表》中對詞表原則的規定：第一“詞表結構務求合乎邏輯，具有較寬的涵蓋麵，便於使用。”第二“詞表體現文檔管理一體化的原則，即詞表中主題詞區域分類和類別詞可分別作為檔案分類中的大類和屬類。”以上兩點運用的完全是書麵語言，充分體現了公文的莊重性，表達效果很強。如果把其中的某些詞語換為“讓我們方便用一用吧”就削弱了文章的莊重性，表達效果不強。如果讓口語和方言詞彙大量出現在公文中，就會影響公文表意的莊重性。
（二）運用專用詞語
在公文寫作實踐中形成了一些適應各行文關係、有特殊含義的專門用語，它們詞義確切、詞形確定、用法固定，由於在實踐中多年沿用，已為人們所接受，使用頻率較高。
常用的專用詞語有表行文目的、依據、原因、伴隨情況的開端用語，有表行文依據的引敘用語，有對單位、個人表不同稱謂關係的稱謂用語，有表公務處理情況的經辦用語，有表承上啟下的承啟用語，有表某種期望和請求的期請用語，有表征求、詢問有關事項的征詢用語，有表明對對方回複的期複用語，有表製發機關意見和態度的表態用語，有上級對下級的來文批示意見或向下級轉發的批轉用語，有在公文中承上文、轉下文的承轉用語，有表公文結束時的結尾用語等。
如果將這些專用詞語換為其他詞語，所表達的意思往往就不如這些詞語所表達的意思那麼確切，而且又不利於公文莊重性的表達。因此，我們隻有掌握好這些專用詞語的特點，才能把公文寫好。
要注意的是，所謂公文語言的莊重並非意味著語言的平淡呆板。寫公文要力戒語言枯燥無味，力戒艱澀難懂，力戒八股腔調。
（三）遵守語法規則
詞語是構成語句的基本要素，若幹詞語構成語句。這種構成不是任意排列，每個詞在句中各占其位，各司其職。公文對詞語的選擇，隻有遵從了語法規則，才能有效地表達文意。因此，選詞時一定要考慮到所選之詞在句中是否搭配、是否恰當，是否合乎語法規則，否則就會影響表達效果。
二、公務文書的語言應該做到準確
公文的特點和作用決定了公文語言所表達的內容必須與客觀實際相符，必須準確傳達公文的實際內容和對象。準確，是公文文書的生命。公文語言不同於文學語言，文學作品是供人們欣賞的，文學家通過對生活中素材的選擇、提煉，從而創造出典型。文學語言生動形象，可傳達豐富多彩的信息，具有“弦外之音‘言外之意’，可讓人去想象、品味。而公文語言無需形象細致地描繪，無需用含蓄的傾向性去感染讀者，無需讀者自己去想象和品味，若不能準確表達，一事之偏，一語之失，一字之差，輕則影響表情達意，重則思想混亂，貽誤工作，給我們的工作帶來無可估量和不可彌補的損失。為保證用語的準確性，應做到：