動機是在需要基礎上產生的。動機是人們行為產生的直接動因，它引起行為、維持行為並指引行為去滿足某種需要。當人們產生了某種需要，一時又不能得到滿足時，心理上會產生一種不安和緊張狀態，並成為一種內在的驅動力，促使個體采取某種行動。心理學上把這種內在的驅動力稱為動機。動機的產生依賴於兩個條件：一是個體的生理或心理需要，二是能夠滿足需要的客觀事物，即外部誘因。運用激勵手段調動積極性，就是利用動機對行為的這種驅動作用，通過外部誘因激發動機，直接引導員工產生積極行為。
行為是人的主觀對客觀作出的可以觀察到的反應，泛指人的各種活動，如學習、運動、工作等。行為是有目標的，當目標達到之後，原有的需要和動機也就消失了，這時又會產生新的需要和動機，為滿足這種新的需要又會產生新的行為。如此周而複始地進行下去，激勵所利用的正是這一過程。
從上麵關於需要、動機和行為的分析中可知，需要產生動機，動機決定行為，三者彼此獨立，又相互依存。
三、激勵的特征
激勵作為一項自我管理或群體管理的職能，其特征體現在以下幾個方麵。
1.激勵的服務對象是組織目標，致力於幫助組織實現其期望的目標
激勵的最終目的是在實現組織目標的同時也能讓組織成員實現個人目標，即達到組織目標和個人目標的趨同性。
2.激勵機製設計的基本原則是分析組織成員的各種需要來滿足員工的多層次需要
脫離員工需求的激勵隻是空中樓閣，沒有實際的意義，也就無法被運用到組織實際管理中去。
3.激勵是一種係統的全過程
它既包含製定之初的分析、研究，也包含製定過程中的全麵、科學性，又包含對實踐過程的管理控製，還包括後期的評價與修正。
4.激勵是一種人際互動行為
不僅發生在管理者與被管理者之間，還發生在被管理者之間，呈現出一種比較、競爭、合作的關係。
5.激勵具有時限性
因為人的需求在不斷變化，所以每一種激勵手段的作用都會有一個時間限度，超過時限其作用就會減弱甚至完全失效。因此，激勵不能一勞永逸，應根據不同的時間、環境、人員采取不同的激勵手段。
四、激勵的作用
激勵的主要作用在於激發調動人的積極性，從而使人們能夠富有成效地努力工作，以實現組織目標。研究表明，個人工作績效取決於個人的能力和工作的積極性。如果通過有效管理，使個人能夠勝任工作，那麼決定工作績效的關鍵因素就是工作的積極性。一般說來，個人的能力變化是比較緩慢的，而工作態度、積極性的高低則常常可能在短期內發生變化，從而對工作成效產生重大影響。而激勵就是要使人保持旺盛的精力和工作熱情。具體來說，激勵的作用主要表現在如下方麵：
1.激勵有利於充分發揮員工的潛在能力
心理學家經過實地調查發現，按時計酬的員工一般隻發揮了20%～30%的能力，如果通過激勵能充分調動其積極性，那麼人的潛力可以發揮到80%～90%。可見，一個人平常的工作能力水平與激發後可以達到的工作能力水平之間存在著較大差距，而激勵是發掘這部分潛力的重要途徑。通過科學有效的激勵方法可以充分發揮員工的聰明才智，最大限度地調動員工的革新精神和創造力。
2.激勵有利於為組織廣泛吸引人才和留住人才
人才隊伍關係到組織的長遠利益和根本利益。有效的激勵製度不僅可以充分調動組織內現有的人力資源，使他們紮根企業、貢獻企業，而且還有助於吸引組織外的人才流向組織內部。這是因為人們都希望自己的需要得到充分滿足，才能得到充分發揮。管理大師德魯克認為，每一個組織都需要三個方麵的績效：直接的成果，價值的實現和未來的人力發展。缺少任何一方麵的績效，組織注定非垮不可。因此，每一位管理者都必須在這三個方麵均有貢獻。在三方麵的貢獻中，對“未來的人力發展”的貢獻就是來自激勵工作。