在工作中，電話與我們的關係越來越密切。尤其是在公司的業務交往中，電話使用的頻率要比其他通訊設施高出許多倍，每天要接、打大量的電話。看起為打電話很容易，對著話筒同對方交談，覺得和當麵交談一樣簡單，其實不然，接打電話大有講究，不熟悉基本的電話禮儀，就處理不好各種電話業務。
（1）學會打電話
打電話，看似是司空見慣的事，如果你不懂得怎樣給別人打電話，可能會在此上栽大跟頭。因此，打電話也有其玄機。①打電話時先報姓名打電話之所以講究禮節，是因為在“不曉得誰會接電話”的前提下，一定要本著“不論在什麼場合都彬彬有禮”的原則。不少人在打電話時，都不喜歡先說出自己的姓名。其實這是種極其錯誤的做法。就像拜訪他人公司一樣，自己熟人的座位是在內側，這時也不能大搖大擺就走進人家辦公室，一副無視他人存在的派頭。如果有前台，就應通過前台傳達，沒有的話就走進最近的一個人身旁，小聲地報名，請對方幫你轉達。②報名要報公司名稱在確認對方身份前，一定要以對待客人般的態度來對待電話報公司名稱方式有兩種。一種是可以不報個人名字，隻說“這裏是××郵局的××科”就夠了。這種情形通常電話的內容純屬事務性，幾乎跟個人無關。任何人撥電話過去都是一個樣。另一種是報上姓名，如“我是××公司的羅××”。這種時候電話內容限個人就有關係，不過如果省略掉公司名稱，很可能會給對方帶來困擾，究竟是那個羅××。此外，如果對方沒有確認公司名稱，就直接轉接電話過來，說“××先生，有一位叫羅××的先生打電話找您”時，如此一來，周遭的人會以為是私人電話，可能會給接電話的人帶來不好的影響。③征求別人同意。打電話給別人時，要揣測對方是否方便接電話。一般打私人電話，盡量避開早上8點以前及晚上10點後的時段。工作電話若沒什麼特別的事，最好再上班時間（通常是上午9點至下午5點）。當然有時也得視事情內容或對方指定的時間。無論如何，重要的是要考慮對方是否方便。④說話注意順序根據統計，有八成電話是在三分鍾（平均2分40秒）內完成，這是說，三分鍾內就可以把要講的話說完。如果同時有幾件事要講的話，最好是整理為簡潔的要點，如此才能迅速並不發生錯誤，這是使用電話的重點。在工作中事情很多，如果想要迅速地處理完，在電話中不應該講得太久，喋喋不休不但惹人煩，而且會損害公司的形象。⑤內容要避人耳目近年來電話機的性能日新月異，通常方圓幾米內的聲音都可以清晰地傳到對話機裏。不管是撥電話或接聽的人都一樣，講話時要隨時注意周遭的狀況，如果需要可以把這邊狀況告知對方。最重要的還是在打電話時，不要大聲嚷嚷，活像個粗俗的衙役；二是談話內容不要涉及對方隱私。⑥說明難懂詞彙電話隻是利用聲音在傳達，所以除了迅速、簡潔外，務必要求準確。對於不容易懂得詞彙，一定要有附加說明。一般說來，不易分辨的詞彙同時出現的情形並不多見，可在工作場合上隻要聽錯一個字，就很容易帶來極大的損失。為避免發生類似的錯誤，在電話交談中，對於難懂的字詞雙方一定要做到重複確認才行。
（2）接聽話的標準姿勢
下麵提供一些接聽電話的禮儀準則，請檢討你的說話方式。①坐直，深呼吸，微笑。美國數據公司曾經用“微笑的聲音”來做廣告，但現在這種聲音已經很少聽到了。不要覺得在電話裏微笑是件愚蠢的事——當你微笑時，聲音聽起來會完全不一樣。隻要你自己刻意反複練習幾次以後，便會習慣成自然了。世上再也沒有比和一個帶著真誠，自發性微笑的人談話更愉快的事。②除非你是在開車或走路，否則最好在你接電話之前準備好一小張紙和筆。以便你在接聽電話時記下談話要點或傳達給其他單位。當對方開始說話時就隨手記錄。③電話響第三聲前接聽，很快接聽電話會讓打電話的人覺得你很重視他的時間，而且不希望讓他久等。當你手邊正在忙其他事情時，請你記住一點，打電話的人沒有辦法知道你正在做什麼，他們隻知道電話沒人接聽，迅速接聽電話可以為你公司及你自己建立起良好的聲譽。④立刻告知自己的身份。甚至在自己車上或使用無線電話時也不例外，在公司裏，你則必須馬上報上自己的部門及姓名。直接告訴對方自己的身份就不會讓人疑猜，並可節省時間。最好通話者也自己表明身份，省得接聽者還要問對方是誰。如果對方沒有告訴你他的姓名，而你告知你是誰時，可以減少敵對氣氛。⑤語調應謙恭有禮、友善、專業、熱心而柔和。電話禮節的守則其實和商業禮節是一樣的：使用好禮貌，發出好的聲質，尊敬善待每個人，並且推敲你所說的話。在電話中與人交談就如同在辦公室談話一般。⑥專心。不要邊吃東西或喝飲料邊聽電話，甚至批評經過身邊的人。如果你真的必須分神來照顧其他事，請向通話者解釋並請他們稍候，並按電話保留。千萬不要用手握住聽筒，因為這種舉動不但粗魯，而且對方一樣會聽到。⑦必要時才轉電話。轉電話前必須先問清楚對方的需求並解釋原因。轉電話是處理電話應對最微妙的環節。如果有人打電話來，電話一轉再轉，馬上就會轉掉他對貴公司的好感。如果你能當場處理就立即解決，千萬不要告訴打電話的人說這不是你的工作。⑧如果必須空出電話線，則須向對方解釋並盡速回電。當有電話進來而你必須保留線上的電話去接聽時，請向第一個通話者道歉並讓他知道你會馬上回來：“是否請你稍候一會兒？我必須接聽另一個電話。”通常應該優先處理先進來的電話，除非第二個非常緊急需要親自處理。當你回電時，不要忘了感謝別人不厭其煩的等候。⑨對別人講話必須有反應。就算你隻是說“是的”“我了解”“我同意”，最少會讓對方覺得電話這頭的人還活著。⑩愉快的結束對談。讓打電話進來的人先掛上電話，以便確定他確實已經講完了。