（1）做好會前的準備工作
如何事先沒有進行任何準備，任何事情都很難進展順利。出席某個會議前，首先要確認應該做些什麼準備活動。尤其是需要征求、討論某議題的解決方案、應對策略時，更要事先整理好自己的意見，做到心中有數，以免臨場措手不及。①明確會議的目的會議的目的決定了會議的檔次、規格。例如：“此次會議是為了研究什麼而召開的？”“大家期待的議題結論是什麼？”等問題，每個人都應該有一定的認識。如果對這些問題不清楚，應立刻向會議負責人員谘詢。②瀏覽與議題相關的事項及資料為了提高個人的關心程度，就要通覽一下與議題有關的事項及資料。如果待討論的問題很多，就要先整理並考慮好先討論什麼後討論什麼的問題。在會前把會議相關資料翻閱後，也要把討論的問題排出來。③準備好必要的資料如果資料由幾人共同整理，就要在規定時間內準備妥當。在整理資料時，要特別注意以下幾點：公函內容不要過多，盡量簡潔清晰。如有必要可以插入圖表、實物照片等，給人以直觀的印象。資料需要複印時，確認字墨濃淡，保證複印件清晰。使用投影機時，不要用過於詳細的文字。引用數據、信息時，要標明出處。負責資料整理工作時，如果當天沒有完成，就會給出席者帶來極大的麻煩。所以，應該合理安排自己的日程，保證按時完成工作。④及時整理意見和想法出席為解決問題而召開的會議，一定要事先整理好自己的意見。調查研究掌握必要的情況；熟悉有關材料；起草講話稿。在筆記上進行整理時，會很容易發現所討論方案中的不足或是產生新的想法。⑤其他需要確認的事項服裝要整潔大方。衣著應以正式上班服裝為主。發言前先將衣扣扣齊，表示對自己發表的言論負責，也是尊重聽講者的行為。如果是戶外會議，應事先詢問主辦單位是否可著休閑服。要清楚了解絕大部分的會議室內不能吸煙，即便能抽煙，也盡量不抽雪茄。若室內沒有準備煙灰缸，則表示不能抽煙。會議具體時間（某月某日上午或下午某時某分）。會議場所及地點。出席者的人數及成員（了解會議規模及自己在全體成員中所處的位置）。需要攜帶的道具（筆記用具、筆記本、參考資料等）。爭取開會前5～10分鍾進入會場。
（2）會議就座
如果受到邀請參加一個排定座位的會議，最好等人將自己引導到座位上去。通常會議主席坐在離會議門口最遠的桌子末端。主席兩邊是為參加公司會議的客人或拜訪者準備的座位，或是給高級管理人員、助理坐的，以便能幫助主席分發有關材料、接受批示或完成主席在會議中需要做的事情。在特殊性質的會議，如果有對等級別的高級管理人員，應當安排在長會議桌的中間，自己可以坐在他們的對麵，會議桌的兩端可以空著。通常客人坐在麵對門口的座位上。座位的次序不像正式宴會上男女交叉著坐那樣安排，業務會議不應區分性別，不應男女坐對麵。若沒有特定安排，就主要看看大家怎麼坐，然後再選定自己的位置。會議若因某人遲到而延後，不要一個個坐在座位上幹等或顯得不耐煩，可適時與周圍的與會人士交流，聊些與主題相關的事或時下流行的話題。到會場時態度應從容就緒，不要慌慌張張，一副對會議主旨摸不著頭緒的樣子。參加任何會議都最好事先將開會的目的、內容做一番深入了解，這樣在開會時才能順利進入狀態。
（3）與會者的素養與禮節
隻有主持會議的主持人與參加者互相合作，會議才有可能達到最理想的狀態。參加會議的成員必須有作為會議主角的意識，遵守規則及禮儀，努力召開一個有意義的會議。①會議開始前的準備要認識到出席會議是工作的一部分。事先就議題做好研究工作（不懂的地方要請教前輩）。仔細地閱讀分發的資料（確認疑點及重點處）。在開會時間之前進入會場（若遲到會給他人帶來麻煩，也會浪費時間）。②會議進程中應該遵循的事項認真聽從會議負責人的議事進程安排。時刻圍繞會議目的進行發言，不可跑題。不要沉默寡言、金口不開。要認真聽取他人的發言，不可三心二意。沒有特殊情況，不要中途離會。會議進程中，要關掉手機鈴聲。當各抒己見時，不要與他人發生激烈的爭吵。若被問及自己是否讚成，要明確地表明自己的立場。不要擺出一副沒有風度的懶散態度。想要發言時，要舉手示意，主持人指名允許後再進行發言（絕不可突然打斷別人談話）。即使他人提出相反或批評的意見，也不要一時衝動，感情用事。發言不要脫離議題。在會議進程中不要竊竊私語（欲與他人交換意見，寫張紙條遞過去）。③會議結束後的工作依照會議結論，詳細地考慮自己應采取什麼行動。整理會議記錄，將重要事項按照內容分類，分條、分項記錄。準備下次會議的內容，並將其記錄，以免忘記當時準備的事項。