所以，了解他們的想法，怎樣決定優先順序是很有必要的。一位老政治家對接電話、約見人的唯一標準是：權力多大。當他麵對成堆的電話記錄時，他不問：“誰先打來的？”而問：“他們中，誰權力最大？誰對我有用處？”同理，市長、高級政府官員也不可能都去一一答複信件和電話，他們把這些都交給秘書去做，但即使是秘書處理此類事情，他們的原則也是“誰權大？誰可以利用？誰可能會造成負麵影響？”
一些遠離政治的人也不得不小心這些問題。當亞伯可地區長老會醫療服務中心人力資源總經理瑪麗·布爾被問及“最先回哪些人的電話”時，她回答說：“捐款者和董事的電話”。顯而易見的：雇傭、升遷、開除是董事的事，捐款者可以稱之為“上帝”。一旦你了解管理級人員的工作方式，就會明白為什麼沒接到他們的回電。倘若和他聯係很費力，原因大都是你聯係的人，或他的助手認為你對他們沒多大用處。
因此，對一切的信件和電話應分類處理，首先處理的當然是你認為對你有利的。當然，這裏麵也有一定的技巧，倘若你的助手隻被告知隻接權威人士外的電話，他們也可能由於不認識所有和你交往的權威人士而誤把他們當成無名之輩；此外，如果你隻聽到權威人士的話，你就有可能錯過了許多小人物提供給你的重要情況。
怎樣擠時間
善用等候的時間
當你去看醫生時，你可以帶上一本書，這樣一來，你就沒必要去看他們的雜誌或沒用的東西了。
不管在哪排隊等候時，拿破侖·希爾都帶上一些東西去看，對於空擋時間他很會利用，他把技術報告和商業雜誌放到車裏，在塞車和等紅燈時看上幾眼。一位叫安妮·索思的總裁助理也是這樣的人，她的車裏有一把拆信刀，當紅燈亮時她便拆開信來讀。她說，大概一半的信是無用的。因此，當她到辦公室時，垃圾信件已被她處理掉了。
琳達·邁爾斯是一家顧問的老板，她平均每年要接下130個案子，而且她的大部分時間是在飛機上度過的。她認為和客戶保持良好的關係是至關重要的，因此在飛機上她就給她的客戶們寫短簽，她說：“我已經習慣如此了，這有什麼壞處呢？”一位等候提行李的旅客對她說：“在2小時48分鍾裏，我注意到你一直在寫短簽，你的老板對你一定非常滿意。”邁爾斯說：
“我就是老板。”
實際上，我們往往碰上讓你等的時候，你也許錯過公車、地鐵、火車，或突然的中途休息；你或許非常謹慎地計劃好每一件事，但出乎意料卻將你困在機場，白白地浪費幾個小時。然而成功人士會在這幾小時中打開皮包，讀書、寫報告、檢查語音郵件、打電話。
將時間管理當成比賽
馬克·麥科馬克以和時間比賽的心理狀態盡量減少浪費時間，他記住了哪家餐廳的動作迅速，哪些樓中的電梯快，哪些航空公司準時，什麼地方處理行李快捷。在喬治環境公司上班的凱西·桑德斯成功的秘訣是：我到辦公樓首先做的事是打開收件箱，將文件分類處理好，在心中規定完成的時間，接著盡可能在時間內完成，通常我完成的要比預期的多一些。運動員也是這樣：他們不僅與對手競爭，而且也和自己比賽，盡可能追求超水平的成績。
將時間管理當成比賽有如下益處：
1.能讓平淡無味的工作變得有趣、生動。即使是最有刺激性的工作中也免不了乏味的事。
2.和自己比賽可以激發心理學上的“滿溢狀態”的行為。
這是一種內在的變化，時間好象很少，然而你的成果卻很多。
3.會改善你的工作質量。
給我們自己的目標應是“更快、更好”，優秀的跨欄選手除了期望自己速度更快，還要求不把柵欄碰倒。
一些競賽性的活動，個人、團體、部門都很喜歡。
如比賽零缺點能保持多長時間、全單位能創出多少業績，通過加強合作增強員工的鬥誌。米利肯公司——專門生產紡織品和化學製品——就是賃此技巧而榮獲“麥坎波得吉”全國品質獎。他們的宗旨是：“倘若你不算分數，那麼你還處於練習階段。”米肯利的工廠到處都是記分板，以此讓同事們一目了然。管理者認為：如此做，員工的鬥誌、熱情、自尊、趣味都會被激發出來。