需要我們立馬做的事就是最重要、最緊急的事，來不得任何拖延。做完了一件事後又可依此方法對下麵的事進行分類。那麼，我們依據什麼來分清輕重緩急，設定優先順序呢？
善於辦事的高手都是以分清主次的辦法來統籌時間，把時間用在最有“生產力”的地方。
麵對每天大大小小、紛繁複雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方呢？下麵是三個判斷標準：
1.我必須做什麼
這有兩層意思：一是是否必須做；二是是否必須由我做。非做不可，但並非一定要親自做的事情，可以委派別人去做，自己隻負責督促。
2.什麼能給我最高回報
應該用80%的時間做能帶來最高回報的事情，而用20%的時間做其他事情。所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人幹得更高效的事情。前些年，日本大多數企業家還把下班後加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。社會隻承認有效勞動。
因此，勤奮=效率=成績/時間。
勤奮已經不是時間長的代名詞，勤奮是最少的時間內完成最多的目標。
3.什麼能給自己最大的滿足感
最高回報的事情，並非都能給自己最大的滿足感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間於令人滿足和快樂的事情。唯有如此，工作才是有趣的，並易保持工作的熱情。
通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清楚了。然後，以重要性優先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向），並堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。
練習分清事情的輕重緩急，逐步學習安排整塊與零散時間。不要避重就輕。事情肯定會有輕重緩急，先集中時間，把最重要的完成，不重要的拖拉了自己也不後怕。利用好零散的時間做事，可以在不知不覺中完成繁瑣的雜務。這一步最重要的是不要怕辦難辦的事。
總之，隻有在辦事時把握住處理的火候，才能在短時間內把事情辦得又快又好。
辦事成功要把握良機
求人辦事，把握住時機是非常重要的。當我們摸清了對方心理之後，並等到一個合適的時機時，應該學會當機立斷，避免猶豫不決，貽誤良機，這樣就可以迅速達到自己的目的。
我們都知道，慈禧喜歡別人稱她“老佛爺”，自然也喜歡故意擺出不殺生、行善積德的樣子給人看看。特別是她60大壽之際，她更要做出一番“功德”來，好讓天下人都知她慈禧有好生之德。李蓮英為了能夠在眾臣麵前求得慈禧對自己的寵愛，就絞盡腦汁地想出並試驗出一些絕招來奉承慈禧。
60大壽這一天，慈禧按預先安排好的計劃，在頤和園的佛香閣下放鳥。一籠籠的鳥擺在那裏，慈禧親自打開鳥籠，鳥兒自由飛出，騰空而去。等李蓮英讓小太監搬出最後一打鳥籠，慈禧打開籠門後，鳥就紛紛飛出，但這些鳥在空中隻盤旋了一陣，又唧唧喳喳地飛進籠中來了。
慈禧又驚奇又納悶，還有幾分高興，便向李蓮英說：“小李子，這些鳥怎麼不飛走哇？”
李蓮英很是得意，知道自己做的準備已經讓主子高興了。於是，跪下叩頭道：“奴才回老佛爺的話，這是老佛爺德威天地，澤及禽獸，鳥才不願飛走。這是祥瑞之兆，老佛爺一定萬壽無疆！”
一般說來，李蓮英這個馬屁可謂拍得極有水平，但這次卻拍馬屁拍到馬蹄上了，慈禧太後雖覺拍得舒服，但又怕別人笑話她昏昧，於是臉上露出了陰森的殺氣，隨即怒斥李蓮英道：“好大膽的奴才，竟敢拿馴熟了的鳥來騙我！”
李蓮英並不慌張，他不慌不忙地躬腰稟道：“奴才怎敢欺騙老佛爺，這實在是老佛爺德威天地所致。如果我欺騙了老佛爺，就請老佛爺按欺君之罪辦我。不過在老佛爺降罪之前，請先答應我一個請求。”
在場的人一聽，李蓮英竟敢討價還價，嚇得臉都白了，哪個還敢吱聲。大家知道，慈禧雖號為“老佛爺”，其實是一個殺人不眨眼的劊子手，許多人因服侍不周或出言犯忌的都被她處死，哪個敢像李蓮英這樣大膽？慈禧聽了這番話，立刻鐵青了臉，說：“你這奴才還有什麼請求？”
李蓮英說：“天下隻有馴熟的鳥，沒聽說有馴熟的魚。如果老佛爺不信自己德威天地，澤及魚鳥禽獸，就請把湖畔的百桶鯉魚放入湖中，以測天心佛意，我想，魚也必定不肯遊走。如果我錯了，請老佛爺一並治罪。”
慈禧也有些疑惑了，她隨即走到湖邊，下令把鯉魚倒入昆明湖。稀奇的事情真就出現了，那些鯉魚遊了一圈之後，竟又紛紛遊回岸邊，排成一溜兒。遠遠望去，仿佛朝拜一般。