金融審計證據是在金融審計過程中,審計人員根據審計目標,運用審計方法,為形成審計結論所獲取的證據。審計人員為了使自己對審計事項表示的意見和作出的結論,被審計授權人和被審計單位以及社會有關利害關係人認可,就必須以充分而又有效的審計證據作為合理根據。所以,從整個審計過程來看,審計人員大部分時間都是在運用各種審計方法收集和評定各種審計證據。
作為審計證據,必須同時具備以下條件:
(1)必須客觀真實。即其本身必須是客觀存在的經濟事實,其來源是可靠的,也是不以人的意誌為轉移的。這是證據能否發揮其職能的先決和必備條件。
(2)必須與審計目標密切相關。即用做證據的事實和資料必須與審計目標或查證事項之間存在一定的邏輯關係。否則,如把那些與審計目的不相關,或者形式上有聯係實際上不相關的事實和資料作為審計證據,就可能導致判斷上的差錯,作出缺乏公允性的結論,甚至產生嚴重的後果。
(3)必須合法。即審計證據的收集必須由審計部門依照有關法規規定的程序收集和驗證,否則,不能作為審計證據。
以上三個條件必須同時具備,缺一不可。否則,均不能作為審計證據。
一、金融審計證據種類
金融審計證據是審計人員運用審計方法獲取的,運用不同的審計方法可獲取不同的審計證據,而不同的審計證據可用來證實不同的報表認定。審計人員必須了解審計證據的種類,以便針對不同性質的認定來選擇最適當的方法收集充分適當的證據。按審計證據外形特征,可將其基本分為實物證據、書麵證據、口頭證據和環境證據四大類。
(一)實物證據
實物證據是通過實地觀察、實地盤點所取得的,用以確定某些實物資產是否確實存在的證據。例如:金融企業的庫存現金餘額可以運用監盤方法加以驗證。實物證據具有高度可靠性和極強證明力。但實物證據隻能證明某些資產確實存在,而無法保證實物資產的所有權、質量和價值狀況。因此,對於取得實物證據的賬麵資產,還應對其所有權歸屬及其質量、價值情況另行審計。
(二)書麵證據
書麵證據又稱文件證據,是指審計人員獲取的各種以書麵文件為形式的證據。它包括與審計有關的各種原始憑證、會計記錄(記賬憑證、會計賬簿和明細表)、各種會議記錄和文件、合同、通知書、報告書及函件等。在審計過程中,審計人員往往要大量地獲取利用書麵證據,因此,書麵證據是審計證據的主要組成部分,也被稱為基本證據。
書麵證據按其來源可分為外部證據和內部證據兩類。外部證據是被審計單位以外的組織機構或人士所編製的書麵證據(包括審計人員為證明某個事項而自己動手編製的各種計算表、分析表等),它們一般具有較強的證明力。內部證據是由被審計單位內部機構或職員編製和提供的書麵證據。它包括被審計單位的會計記錄、被審計單位管理當局聲明書,以及其他各種由被審計單位編製和提供的有關書麵文件。
一般而言,內部證據不如外部證據可靠,但如果內部證據在外部流轉,並獲得其他單位或個人的承認(如銷貨支票、付款支票等),則具有較高的可靠性。即便隻在被審計單位內部流轉的書麵證據,其可靠程度也因被審計單位內部控製的好壞而異。內部證據的可靠性和其內部控製係統的有效性呈正相關。
(三)口頭證據
口頭證據是被審計單位職員或其他有關人員對審計人員提出的問題所作的口頭答複所形成的證據。在審計過程中,審計人員向被審計單位有關人員詢問會計記錄、文件的存放地點,采用特別會計政策的方法理由,出現逾期貸款的可能性等問題。對這些問題的口頭答複,就構成了口頭證據,對審計人員來說,口頭證據不足以證明事實的真相,但是審計人員可以通過口頭證據發現一些重要的線索,從而有利於對某些需要審核的情況作進一步調查,以收集到更為可靠的證據。
(四)環境證據
環境證據也稱狀況證據,是指對被審計單位產生影響的各種環境事實。具體而言,它包括以下幾種:
(1)內部控製情況。被審計單位有良好的內部控製,且又得到一貫地執行,就可認為現行的內部控製為財務會計報表項目的真實性提供了強有力的證據。內部控製的完善程度和所需的證據數量呈反向關係:內部控製愈健全有效,所需的證據就愈少;相反,被審計單位的內部控製不健全,審計人員就必須獲取較大數量的審計證據。