淺談民生視角下的學生檔案管理改革
業務交流
作者：楊蕾
近年來，檔案部門強調要轉變作風，關注民生，其意義在於對檔案工作者提出一個明確的服務方向，即“檔案工作要為民生服務”。高校檔案管理的 “民生”檔案就是高校的“師生檔案”，學生檔案是其中一項內容。學生是高等學校工作的主體，以“學生為本”就是貫徹“以人為本”，高校檔案管理部門要充分認識學生檔案建設的重要性和迫切性，堅持不懈地抓好學生檔案建設，提高學生檔案的利用價值，從而更好地為學生服務，為用人單位服務，為社會服務。
一、做好高校學生檔案工作，關注民生、服務民生。
高校學生檔案是學生在校期間學習、生活及各種綜合實踐的真實記錄，是學生畢業後走向社會的第一份綜合證明；是用人單位選拔人才的重要依據；是本人人事檔案的基礎，對學生的就業乃至一生都起著重要作用。高校學生檔案管理工作就是對學生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔、轉遞等同時提供利用服務，利用檔案辦理就業，辦理出國、買房等，這不僅解決了學生的燃眉之急，在一定程度上起到了穩定社會秩序，促進社會和諧的作用。對高校檔案工作者而言，我們應該根據需求，有針對性的開展服務工作，摒棄重藏輕用的舊思想，從民生的角度做好檔案管理工作，讓檔案貼近學生的學習、生活和就業，真正做到為學生服務。
二、當前高校學生檔案存在的主要問題
1.檔案管理模式的不確定性反映出對學生檔案不重視。
高校的學生檔案既有其他檔案所具有的的原始性、記錄性、保密性等共性特點，同時又有一定的特殊性，比如：流動性。因此，不是所有的高校都將學生檔案納入檔案館管理，有的歸口學校檔案部門管理，有的歸口各學院管理，有的歸口學生管理部門等，沒有明確的學生檔案管理所屬部門。由於管理部門的不確定性，造成學生檔案工作的“附屬性”，正是這種附屬性，導致學生檔案管理工作不受重視。
2.學生檔案的收集歸檔內容陳舊，無法滿足用人需要。
我們現在的學生檔案主要由學生登記表、學年鑒定表、成績表、畢業生登記表的等組成，歸檔材料千篇一律，缺乏反映學生個性化的材料，很難真正反映學生的綜合素質狀況，很難為檔案利用單位提供相關參考，因此我們必須充實具有利用價值的材料，如學生參加社會活動的材料，能展示學生技能的材料以及反映學生心理健康的材料，實現檔案內容多樣化，滿足用人單位和社會需要。
3.學生檔案利用率低，無人問津。
學生入校後，檔案收集後寄存於檔案館。很少有老師通過檔案材料來了解某些學生或選撥任用學生幹部等。由於長期以來，依規章製度所收集而成的高校檔案主要供部門及領導使用，師生個人利用較少，一些反映高校民生需求的檔案材料不在歸檔的範圍，對這種情況，檔案部門需要引起重視， 根據當前的形勢，從服務民生入手，認真研究學生檔案信息資源的開發利用，最大限度地發揮其價值。
4.管理方式落後，工作效率和準確率有待提高。
大多數高校學生檔案以紙質檔案為主，管理手段僅限於手工操作，管理模式、技術手段都滯後於信息時代。這種落後的管理方式與高校擴招的現實極不協調，使得管理人員的工作量加大，僅檔案信息查詢和整理兩項工作都疲於應付，加之每年畢業生轉遞時間緊，涉及麵廣、要合理的設置轉遞環節，確保檔案快捷、準確、可靠。如果檔案的收集、整理不及時，服務環節跟不上，檔案利用和轉遞等工作無法及時、準確地實現，不利於學生就業，不利於信息的開發利用。
5.學生檔案意識差，對檔案不聞不問
近年來，大學畢業生對自己的檔案不聞不問現象日趨嚴重，原因是隨著社會經濟的發展、人才流動等外部環境的逐步寬鬆，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權的用人單位，導致畢業生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調資、出據證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據時，才想起來找，但是由於時間長，單位變動多等因素，常常是不知檔案去向，隻好回原所在高校補辦，也隻能補辦其中個別的材料，大部分材料無法補辦，給自己的帶來無法彌補的損失。