禮儀是在隆重場合為表示禮貌和尊重而舉行的禮賓儀式。它是在交往接待中，在禮遇規格和禮賓次序方麵應遵循的禮節禮貌要求。秘書禮儀是指在秘書活動中，為達到自己的工作意圖而施行的一種禮儀禮節。秘書禮儀的好壞會給組織帶來至關重要的影響，對建樹組織形象和提高組織的知名度或聲譽產生著直接的重要的作用。
形象是指能引起人的思想或感情活動的具體形狀或姿態。提起形象，人們就會想起文學作品包括熒屏、銀幕上出現的一些栩栩如生的人物形象，他們在人們的腦海中有著很深的印記。我們這裏談的形象，不是文學作品中的人物形象，而是秘書這個具有特定的社會地位、職業特點、文化角色、情感傾向的生命活體。它是對人與人、人與組織相關的文化、社會實體及其行為方式、道德風貌以及內在精神氣質的綜合概括。目前，“形象”一詞甚而進入大眾媒介，成為時人為之刮目的一個新術語。諸如教師形象、學者形象、企業形象、民族形象甚至國家形象等等，愈來愈為社會頻繁地使用，成為人們追求美與自我完善並努力達到的理想形式。秘書的禮儀形象亦是如此，它不僅是秘書人員的容貌舉止、文化修養等禮儀素質的內在與外在表現形式，而且是一個有著更寬泛的社會意義和更深邃文化內涵的全新概念。
禮儀是用來規範人們的行為舉止的，但絕不應該理解為是瑣碎的小事，它對秘書禮儀形象的形成和建構有著至關重要的作用。
第一節 現代秘書人員的禮儀形象要求
一、現代秘書禮儀形象要求的重要意義
隻要與人交往，就有一個以什麼樣的形象出現的問題。一個人的音容笑貌、行為舉止、著裝打扮以至氣質修養，不管有意無意，在社交活動中都會在對方心理上引起某種感覺，留下某種印象。這種感覺和印象可能是愉快美好的，也可能是鄙夷粗陋的。不管怎樣，實際上在向別人展示著自我形象：審美觀點如何，修養素質怎樣……這種信息的傳遞是無聲的，但也是重要的，它直接影響著在社會交往中個人形象的好壞，體現著是否尊人和自尊。
現代秘書人員的禮儀形象如何，就不僅僅是個人形象問題了，它直接涉及和影響到秘書所代表的組織的整體形象和利益。因此，秘書人員要十分注重自己的禮儀形象，為樹立良好的組織形象做好“門麵”和“窗口”。
我國古代有這樣一則故事：元代一個叫胡石塘的人應聘入京，在元世祖忽必烈召見時，沒有發現自己所戴的帽子歪斜著。元世祖問他都學些什麼，胡石塘答道：“治國平天下之學。”元世祖笑著說：“自己的一頂帽子都戴不端正，還能平天下嗎？”於是，胡石塘就沒有被起用。
因為一頂帽子戴歪了，便丟了官，這是當作曆史笑話來講的。但是，現代社會亦不乏此例。美國20世紀60年代競選總統時，尼克鬆就因演講時儀表不佳而敗在肯尼迪手下。可見，人的外表形象在待人處事、交往應酬活動中所起的微妙作用是不可忽視的。因為從一個人的形象可以看出他的個性、修養以及由此推測他的工作作風、生活態度。它是被對方直接感受的，不需要較長時間的觀察。隻要一見麵，就會影響對方，產生心理效應。特別是初次見麵，人們往往以貌取人，從人的衣著打扮、外在形象上評論其人格。沒有人希望在別人心目中留下一個醜陋、粗俗、邋遢的“第一印象”，因為這種初次見麵的印象往往先人為主，不易消除。
社會心理學家提出了幾個影響人際吸引的因素。首先是儀表性吸引。衣著打扮的形象美，能使人感到輕鬆愉快，使人沉湎於美的滿足之中，構成一種精神酬賞。社會心理學家還告訴我們：在人際交往中，人們常常從對方所具有的某個特征泛化到其它一係列有關特征，也就是從感知特征推廣到尚未感知的特征，從局部信息出發得出完整的印象。秘書人員每天從事的工作可謂具體細致，注意儀表形象並不是小題大做，它關係到社交活動的成敗，代表著組織和領導的形象如何。
二、現代秘書禮儀形象的起點
一個人的禮儀形象是由容貌、言談、舉止、神態、服飾、氣質等綜合因素構成的。
容貌，即人的相貌，是由外觀形象引起的聯想和印證，即人的自然的外觀容貌，是形成優美良好的禮儀形象的基本要素之一。漂亮、美麗、端莊，或者順眼、一般以至醜等，既是人們無法選擇的“上帝”的賜予，又可以隨著不同的環境和自身追求的高低而變化。不管從外表評價一個人是否合理，但在日常生活中或求職應聘等活動中，人們很難擺脫由於外在印象及形象氣質所引起的最初好惡褒貶的價值判斷，所謂“第一印象”。
美國心理學家通過實驗證明：穿著打扮不同的人尋求路人的幫助，那些秀外慧中、儀表堂堂、有吸引力的人要比那些不修邊幅的人有更多的成功可能。
人的外觀形象是不能選擇的，但是良好的禮儀修養和氣質卻是可以後天培養的。僅僅容貌俊美而修養欠缺的人並不能給人以美感。雖然相貌平平，但儀表、舉止、神態、氣質的優美一定能給人以美的享受，具有永久的魅力。所以，英國哲學家培根說：“在美的方麵，相貌的美高於色澤的美，而秀雅合適的動作的美又高於相貌的美，這是美的精華。”
秀雅合適的動作即人的行為舉止的美，行為舉止應優美、自然、協調、適度。
達·芬奇說：“精神應該通過姿勢和四肢的運動來表現。”人的舉手投足都能體現特定的含義和態度，能體現人的精神風貌和素質修養。英國國王喬治四世在評價英國政治家羅伯特-皮爾爵士時說：“他決不是一個紳士，他坐下時把上衣的後擺分開了。”中國人也往往批評某人不拘小節是缺少教養。可見，人們根據舉止行為來判斷一個人的素質修養的做法，是由來已久的。
中國有句俗話：“站有站相，坐有坐姿。”正確的站姿應是：腰要直，肩要平，挺胸收腹，重心放在腳底中央稍偏外側的位置，以保持上身的端正。最忌臀部撅起，身體晃動。站立時，精神要振奮。頭要端正，不要左偏右斜。手宜自然下垂，放在身體兩側；坐姿應體現穩重、端莊的神態。明代薛崗在《天爵堂筆錄》中還提到“坐則神奮”，即坐著比較容易提起精神。從現代生理學角度來看，隻有坐得直才會有精神。因此，坐時重心應落在椅子中央，背部直而不僵，並保持身體的平衡。雙膝應自然彎曲，不要偏向一邊。一般情況下不要蹺二郎腿。在長輩麵前，雙手扶膝，端坐不靠，可以表現出誠懇求教的態度，易給人留下好的印象。在公共場合的行為舉止更應該注意適度、自然，既不要動作幅度太大，也不要過於呆板、拘謹。行走時應照顧左右周圍的人，同時亦快慢適中，行姿端正，不歪斜，自然得體。
神態，即人的神情態度。秘書人員的待人接物是一項經常性的工作，其表情神態如何，也直接影響著組織的形象和聲譽。試想：如果你在接待客人的時候，麵無表情，冷若冰霜，哪怕你說話時用了不少熱情的字眼，客人也會十分掃興的；如果你在闡述自己的觀點時，慌裏慌張，局促不安，恐怕隻能引起聽者對你的觀點的正確性的懷疑。
正確的神態應是談話時泰然自若，落落大方，神態謙遜、溫和，不應含含糊糊、畏首畏尾；態度坦率、熱情，使人感到親切可信；表情應是內心感情的自然流露；神情專注，注意傾聽，文雅得體，不能矯揉造作、缺少分寸。
從容瀟灑的神態，給人以清新明快的感覺；端莊含蓄的舉止，給人以深沉穩健的印象；坦率熱情的態度，使人感到親切可信；光潔的儀表，整齊的服裝，使人覺得和諧、優雅；親切的笑容、自然的表情、優美的姿勢和明亮的眼睛，令人悅目。這諸多因素互相配合，和諧地融合在人的行為舉止中，產生美感。
氣質是指人的相當穩定的個性特點，如活潑、直爽、沉靜、浮躁等，是高級神經活動在人的行動上的表現。人的所有心理活動和行為都受氣質的影響。氣質具有穩定性，雖然在環境和教育的影響下氣質也會發生一定的變化，但較之其它的心理特征，氣質的變化要緩慢得多。
古希臘醫生希波克拉特認為：每個人身上都有血液、粘液、黃膽汁、黑膽汁四種體液，四種體液在不同人身上比例不同，就形成了四種不同的氣質。古羅馬醫生蓋倫又據此提出了膽汁質、多血質、粘液質、抑鬱質四種氣質類型。現代生理學家巴甫洛夫根據神經係統的興奮過程與抑製過程的特點及各特征間的獨特結合，把高級神經活動類型劃分為四種：活潑型、興奮型、安靜型和抑製型。他的劃分與古希臘和古羅馬的氣質學說是一致的。
在現代秘書禮儀形象的諸多因素中，氣質是一個很重要的方麵，不同氣質類型的秘書有不同的特征，因而給人的印象也就不同。應從提高效率、做好工作出發，予以認真研究，對秘書人員做好安排。
多血質的秘書主動靈活、交際能力強，但缺乏持續性，興趣易轉移，安排重要任務不能不考慮到這一點。膽汁質的秘書熱情、認真、果斷，但容易感情衝動，影響工作的開展。粘液質的秘書遇事沉著冷靜，長於實幹，穩定性強，但往往反應較慢，動作遲緩。抑鬱質的秘書敏感心細，一絲不苟，但性情孤僻，優柔寡斷。
這些不同氣質性格對秘書活動各有優劣，秘書人員應該根據個人的氣質，通過不斷調節，使自己的氣質更適合於秘書工作。
秘書完善氣質修養的途徑很多，其中主要有以下幾點：
第一，自我控製。人都有其主觀能動性，都有不同程度的自我意識和自控能力。秘書人員要清楚意識到自己氣質的優勢和缺陷，按照自己的社會性對自己的生物性進行有目的的調節和改造，努力使自己的氣質符合秘書活動的需要。
第二，職業的影響。秘書的氣質主要是由後天的社會生活環境養成的。什麼樣的環境，往往會養成什麼樣的氣質。特別是職業環境，天長日久，會促成一個人的氣質趨向職業活動的需求。例如：外向氣質的秘書多做文字檔案方麵的工作，內向氣質的秘書多做聯絡接待等與人打交道的工作，都會影響氣質的發展。
第三，行為相反。針對自己氣質中的弱項，有意識地尋找與之相反的工作，有目的地改造自己的氣質，從而克服自己身上的弱點，更好地勝任秘書工作。
良好的秘書禮儀形象是從一些最細微具體的方麵表現出來的。作為一個秘書人員，所要具備的禮儀修養和能力當然是多方麵的，但這些最基本的禮儀修養都是秘書人員做好工作、走向成功的起點，必須引起秘書人員的高度重視。
第二節現代秘書人員的內在修養
現代秘書人員的內在修養較之於外在形象的要求更為重要。秘書人員的整體素質是否能勝任秘書工作，主要取決於秘書人員的內在修養如何。秘書人員的內在修養主要體現在以下幾方麵
一、知識修養
知識是人們在改造客觀世界的實踐中獲得的認識成果。自人類產生以來，人們就不斷地積累和獲取知識，逐漸地形成現在的知識體係。知識體係是指由知識單元或係列互相聯係而構成的一個整體，它反映了知識的豐富性和知識發展的大趨勢。西方最早的知識體係是由古希臘哲學家亞裏士多德提出的，他認為知識即哲學，包括理論哲學（數學、物理學、形而上學）、實踐哲學（政治學、經濟學、倫理學）、創造哲學（詩歌、藝術、講演術）。近代較有影響的知識體係是培根提出來的，他基本上把人類的知識分為曆史的（記憶活動）、藝術的（想象活動）、哲學的（理性活動）三大方麵，這三個方麵作為三根主枝向上分展，構成一株“知識的大樹”。當代著名科學家錢學森提出現代科學知識體係的“八大部類、四大台階”說，把知識從橫向上分為自然科學、社會科學、思維科學、係統科學、數學、人體科學、軍事科學、文學藝術八大門類，從縱向上分為工程科學、技術科學、基礎科學、哲學四大層次。