隨著我國對外開放的不斷擴大，我國的外事交往日益增多，如政府間友好訪問，民間團體友好往來，出國考察、留學、觀光旅遊，對外經濟貿易，港澳台胞和華僑探親訪友等。外事工作中的禮賓工作，無論在官方和民間交往中都具有相當重要的作用，因而受到各國的普遍重視。組織安排好外事禮儀活動，不僅有助於擴大我國對外影響，也是我國對外政策和策略的要求。現代秘書人員既要有高度的政治責任感，又要熟練掌握外事禮儀知識，還要有嚴謹而靈活的工作作風。
第一節現代秘書外事交往中的禮儀原則與禮節
一、現代秘書外事交往中應遵循的原則
（一）平等互利原則。外事應酬應該不論對方國家或民族大小、實力強弱，在人格上平等相待。成功的應酬應該是雙方都有所得的應酬，常常體現為雙方的利益互相依賴、互相製約。
（二）友好相處的原則。要以寬容的胸懷和精神待人。即使在由於條件所限而難以達成互利協議的情況下，也不可采取強迫、要挾、欺騙等手段去謀求自己的利益，這在國際交往中尤為重要。
（三）依法辦事的原則。外事交往既要考慮本國利益，又要兼顧對方利益。要在平等友好的基礎上，注意遵守國際慣例或參加締結的國際條約。
二、現代秘書日常外事交往禮節
（一）遵守時間，不得失約
遵時守約是外事交往中極為重要的禮貌。參加各種外事活動，都要按時到達。過早抵達，會使主人因準備未畢而難堪；遲遲不到，會使主人與客人空等過久而失禮。如因故遲到，要誠懇地向主人和客人致歉。萬一不能赴約，要禮貌地告知主人，並表示歉意。
（二）尊重老人和婦女
尊重老人和婦女是我國的傳統美德，也是外事交往中必須具備的品質。如在上下樓梯、上下車輛、進出樓梯這樣一些場合，都應禮讓老者和婦女，讓其先行，有時還需給予適當幫助；對同行的老人和婦女，作為男子，應幫助提拿較重物品；進出大門，要主動幫助他們開門、關門；進出屋時，要主動幫助他們脫、穿大衣外套；同桌用餐，也要主動幫助他們入座、離座。
（三）尊重各國的風俗習慣
每個國家和民族，由於不同的曆史、宗教等因素，各有其特殊的風俗習慣和禮節，外事交往中應給予尊重。
（四）注意服飾舉止
要注意個人衛生，衣著要整齊美觀，衣領袖口要幹淨，皮鞋要上油擦亮。穿中山裝要扣好領扣、領鉤、褲扣，穿西裝要打好領帶。梳理好頭發，刮淨胡子，修剪好指甲。舉止要落落大方，端莊穩重，表現自然，和藹可親，站有站相，坐有坐相。另外，參加活動前不能吃蔥、蒜等有刺激氣味的食物，並注意吸煙要有節製。
（五）講究談話的禮節
談話的態度要誠懇、自然、大方，語氣要和藹可親，表達要得
禮賓次序的排列盡管國際上有一些慣例，但各國的做法並不完全一樣。例如：在英國，大使級的使館長在國家慶典中的位次居於皇室人員後的第八位；在其他國家中，大使級的使館長通常居於內閣成員和議會長之後。對外交代表的位次排列，在《維也納外交關係公約》中有所規定。
我國在外事活動中禮賓次序一般有以下幾種分法：
（一）按身份與職務的高低排列。這是禮賓排列次序的主要依據。一般的官方活動中，通常是采用這種方法安排禮賓次序。
（二）按字母順序排列。多邊活動中的禮賓次序有時按參加國名字母順序排列，一般以英文字母排列居多，少數情況也按其它語種的字母順序排列。在國際會議和國際體育比賽中，一般都采用這種方法。在國際會議上，公布與會者名單、懸掛與會國國旗、座位安排等均按各國名的英文拚寫字母排列順序。在國際體育比賽中，體育代表隊名稱的次序、開幕式出場的次序一般也按國名字母順序排列，唯有東道國的代表隊出於禮貌排在最後。
（三）按通知代表團組成的日期先後排列。若各國代表團的身份、規格大體相等，通常采用這種方法。有時還可以按照各國代表團到達活動地點時間的先後排列，或按派遣國決定應邀派遣代表團參加該活動的答複時間先後排列。
在實際工作中．情況往往是複雜的，如有的國家打破慣例，把關係密切的國家的代表排在最前列。所以，禮賓次序排列常不能按一種方法排列，而是幾種方法的交叉，並考慮其他因素。
一般情況下，我方宴請外賓或請他們觀看文藝演出時，要注意禮賓次序。如果外賓的身份、職務相仿，則應以聲望、資曆和年齡為禮賓次序，我方也應由與外賓身份、職務相等者出麵接待。
禮賓次序所體現的是東道國對各國來賓的禮貌和尊重，是一個較敏感的問題。無論大國小國、富國弱國，都要求平等尊重，所以在涉外接待時，必須反複加以推敲。在民間交往中，禮賓次序雖沒有官方交往顯得那麼重要，但也大意不得。在國內，我們習慣於禮讓三先，即便拍一張集體照，坐在正中的人也要推讓再三。在外事活動中，這是不允許的。二、懸掛國旗與演奏國歌
國旗、國歌是一個主權國家的標誌和象征。升掛國旗，演奏國歌，一般在重大的國事活動、正規的迎送場合和儀式上進行。
（一）懸掛國旗
人們往往通過懸掛國旗，表示對本國的熱愛和對他國的尊重。看著國旗徐徐升起、高高飄揚，一種由衷的自豪和欣喜會在人們心中久久激蕩。
按國際關係準則，舉行國際會議、展覽會、體育比賽等，應懸掛所有參加國的國旗。即使沒有外交關係的國家，隻要它是所舉辦活動的組織成員，東道國都在一些場所或車輛上懸掛該國國旗（也有不掛的）。
遇有一國元首、政府首腦來訪時，外賓通過的重要街道應懸掛兩國國旗，在其住所及車輛上懸掛對方（或雙方）國旗（或元首旗）。這是一種外交特權，也是一種禮遇。
懸掛國旗視不同場合有不同的規範。在建築場上，或在室外懸掛國旗，一般應日出升旗，日落降旗。在重要的場合，如一國政府所在地，升降旗有專職人員嚴格按升旗規範行事。司職人員表情應莊嚴、肅穆。升旗時，護旗人要托起國旗一角，國旗觸地是極不嚴肅的。不能使用破損和汙損的國旗。國旗一定要升到杆頂。重要時刻，如外賓來訪、國慶慶典，升旗時需伴奏國歌。需懸旗致哀時，通常做法是降半旗，即先將國旗升至杆頂，再下降至離杆頂1/3處。也有國家不降半旗，而在國旗上方掛黑紗致哀。升降國旗中，要服裝整齊、立正、脫帽、行注目禮，軍人行軍禮。
懸掛雙方國旗，有並掛、豎掛、交叉掛幾種。按國際慣例，以右為上，左為下。客在右，主在左。汽車上掛旗，以汽車行進的方向為準，駕駛員左手為主方，右手為客方。所謂主客，不以舉行活動所在國為依據，而以舉辦活動主人為依據。例如：外賓來訪，東道國舉行歡迎宴會，東道國為主人；答謝宴會來訪者是主人。見圖5-l（a）、（b）、（c）。
國旗不能倒掛。一些國旗因字母和圖案原因，不能豎掛。有的國旗豎掛則另外製旗。例如：朝鮮民主主義人民共和國國旗豎掛時，五角星的星尖仍朝上，如果旗懸掛在室內牆壁上，應掛其正麵。避免交叉掛法和豎掛。見圖5-l（d）、（e）、（f）。
各國國旗的顏色、式樣、圖案、比例均由本國憲法明文規定，如果兩國國旗規格、比例不同，並排懸掛時，就會大小不一，應將其中一麵國旗放大或縮小，以使國旗麵積大致相同。世界上各國國旗的顏色主要有紅、白、綠、藍、黃、黑等色，各有其一定含義：紅色象征為國家獨立和解放而鬥爭的精神；綠色是吉祥的標誌；藍色代表海洋、河流、天空。這三種顏色在各國的國旗中出現得最為頻繁。
（二）演奏國歌
每當莊嚴雄壯的國歌演奏之時，國人無不為之動情。多少次，在國際運動會上，體育健兒為國爭光，奪得獎牌，當運動員站在領獎台上，聆聽回蕩在運動場上的國歌時，無不熱淚盈眶。凡重大集會和活動，當升旗奏國歌之時，在場的人員都要肅然起立，以表示對該國的尊重。
有的國家規定，在正式場合演奏國歌，本國公民應跟著旋律輕聲應和，有的還要求行舉手禮，軍人行軍禮。我國在這方麵沒有明文規定，隻要求在演奏國歌時，在場人員要起立，姿態端莊，表情嚴肅，不能嬉笑喧嘩，不應在場內隨意走動。不能以戲謔的方式在娛樂場所（如酒吧或歌舞廳）裏演奏或演唱國歌。
外國領導人來訪，在歡迎儀式上，軍樂隊高奏兩國國歌，此時以管樂為主，服裝要整齊如一。為了表示尊重客人，通常是先演奏外國國歌。國歌的曲詞和配器都有許多嚴格的要求和規定，任何人不得擅自更改。
有的國歌很短，如卡塔爾國歌僅30秒鍾，在升國旗時，演奏員要注意，國歌應反複演奏，直到國旗升至杆頂；但是，每奏一遍必須完整，不能在曲中停止。第三節外事交往禮儀
在外事活動中，一些重要的外事交往禮儀應特別重視，如外賓的迎送、會見與會談、簽字儀式等，它們在外事交往工作中占有重要的地位。
一，迎送禮儀
凡事都應善始善終。迎接與送別，實際就是外事接待工作的始與終。迎送工作的順利進行，能使來賓有賓至如歸的良好感覺。
（一）接待的準備工作
為了接待好重要的貴賓和代表團、隊，東道主一般都要成立領導班子；對國賓或重要代表團來訪，要組成陪同團，設陪同團長，下設辦事機構。我國目前也采用設陪同團長的做法。
秘書人員要了解和掌握有關材料，擬定接待方案。要了解來訪者的具體要求，包括政治會談、參觀訪問的願望，前來路線及交通工具，抵離時間，來訪者的生活習慣、飲食愛好與禁忌等。對重要來訪者，還要了解其血型和健康資料。對國家領導人來訪，還要索取其近期照片與簡曆、國歌樂譜、國旗之樣以及該國的代表樂曲，供宴會等使用。然後確定接待方案，如日程及詳細時間表、項目負責人和接待規格、安全保衛措施等。重要的項目是客人的食、宿、行，都要按禮儀程序安排。日程確定後，應譯成客方便用的文字，打印好，屆時可與客方溝通，也可以放在客人住房桌上。
（二）迎送規格的確定
迎送規格的確定主要依據來訪者的身份和來訪目的，按本國的慣例，並適當考慮兩國之間的關係狀況。確定規格時應遵循對等原則，主要迎送人員應與來賓的身份相等或相當。
如果外國國家元首或政府首腦到地方訪問，應由該地省、市長或對外負責人負責迎送。上述貴賓如屬過境，迎送規格也可適當降低。有些外賓雖無明確職務，但其身份特殊，如王室成員等，也應參照上述原則迎送。
（三）迎送儀式與內容
迎送儀式是外事活動中迎來送往的禮賓儀式，根據國際慣例已經形成一整套規範程序，但由於外事交往的規格與來賓身份不同，儀式隆重程度與項目內容是有較大區別的。
1．地點的選擇與布置。外國領導人抵達或離開邀請國首都時，要舉行正式的迎送儀式，有的在機場（車站）舉行，也有的在特定場所進行，如總統府、議會大廈、國賓館等地方，我國現在還常在人民大會堂或國賓館進行。舉行儀式場所懸掛賓主雙方國旗，在領導人行進的線路上鋪紅地毯，檢閱儀仗隊。
2．根據對等原則和守時原則，準確掌握來賓抵離時間，通知有關迎送人員，包括身份相當的領導人和相應的官員，有的還應通知有關國家駐地使節，應先於來賓到達指定地點，提前辦好有關手續。
3．護航。有些國家對乘客和來訪的國賓派戰鬥機若幹架護航，一架在首都100公裏處（或從入境始）迎接．護航機向主機發致敬信號，然後編隊飛行至機場上空，主機下降後，護航機繞機場一周離去。現在多數情況下不采用。
4．獻花。根據禮儀規格，對高級貴賓應安排獻花儀式。須用鮮花，有的國家習慣用花環，或送一二枝名貴的蘭花、玫瑰花等。要求花束整潔、鮮豔。通常在迎送主人同主賓握手之後，由兒童或女青年將花獻上，並致禮。
5．按禮儀原則主賓相互介紹。由禮儀人員或迎送中職位最高72者從職位高到低順序介紹迎送人員，再由主賓依次介紹來訪人員。
6．奏兩國國歌。先奏客方國歌，鳴放禮炮。21響為最高規格，為國家元首鳴放；政府首腦為19響；副總理一級為17響。
7．檢閱儀仗隊。陸海空三軍儀仗隊人數隨規格不同而有別：首腦級由151-178人組成；國防部長、三軍總參謀長由127人組成；三軍領導人由本軍中104人組成。
8．講話。一般在歡迎儀式上安排主賓與主人作簡短講話，或散發書麵講稿。
9．組織群眾歡迎、歡送。接待重要國賓時，有的安排較大場麵群眾歡迎（送），有的也可不安排。
10.需車接送時，車上應有兩國的國旗為標誌。陪車時，應請賓客坐在主人右側；兩排座轎車，譯員坐司機旁；3排座轎車，譯員坐在中間。上車時應讓客人從右側門上，主人從左側上。夫婦同乘一車時，夫應坐右側座位，女客先上車，男士關門。陪同人員替客人關門時應先看車內人是否坐好，既要注意不要軋傷客人手，又要確保將門關好，注意安全。9人以上乘大轎車時，低位者先上車，下車順序相反，但前座者可先下車開門。大轎車以前排為尊位，自右而左，按序排列。
陪同來賓到達住處後，一般不要馬上安排活動，給外賓留下洗澡、更衣、休息的時間。迎送人員暫時離去前要告訴外賓下一步活動計劃，征得其同意，並留下主人的聯係電話，以便及時提供幫助。
整個活動應安排得熱情、周到、無微不至、有條不紊，使客人有賓至如歸的感覺。
二、會見與會談禮儀
會見與會談是外事交往中的重要內容之一。不論是正式訪問、談判，還是禮節性的拜訪，通常都會安排相應的會見或會談。這已成為一種常規的禮儀活動。
（一）會見、會談的分類
會見通常分為接見與拜會。在國際上，身份高的人士會見身份低的人士，或主人會見客人，一般稱接見或召見。身份低的人士會見身份高的人士，或是客人會見主人，一般稱拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國一律統稱為會見。接見和拜會後的回訪稱回拜。會見按其內容可分為禮節性會見、政治性會見和事務性會見，或兼而有之。
會談是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見，一般可就政治、經濟、文化、軍事等問題洽談，也可指公務洽談與業務談判。會談一般來說內容較為正式，政治性或專業性較強。
來賓雙方都可提出會見、會談的要求。
（二）會見、會談的安排
外事會見與會談的會場布置與座位安排，應體現出禮儀的規範和對外賓的尊重。場地一般設在會客室或會議室，有的安排在國賓館或元首官邸，有專門的接見室。禮節性會見的時間以半小時為宜，正式會談的時間則需根據會議的內容確定。
會場備足桌椅和飲料等物品。會談桌上通常放置兩國國旗以及兩國文字的座位卡，要字體規範、清晰，以便入會者對號入座。有時還應安裝擴音設備並調試完備。
1．會見的座位安排
會見的座位安排有多種形式，有客、主各坐一方的，也有穿插坐在一起的。我國通常安排是主賓、主人席在麵對正門位置，客人在主人右側，譯員和記錄員坐在主人和主賓的後邊，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪客人在主人一側就座，座位不夠可在後麵加座。
2．會談的座位安排
會談分為雙邊會談和多邊會談。雙邊會談通常用長方形或橢圓形桌子。多邊會談采用圓桌或擺成方形。不管什麼形式，均以麵對正方為上座，主方背對正門，主談人居中，譯員可安排在主談人右側，有的國家讓譯員坐在後麵，一般應尊重東道國的安排。有的會場桌一端順對正門，則以入門的方向為準，右為客方，左為主方。
小範圍的會談，也可像會見一樣，隻設沙發，不設長桌，按禮賓順序安排。
（三）一般工作程序
會見一般是禮節性的，會談往往要進行一些實際性的交流，但在程序的安排上二者的禮儀要求是一致的。
1．提出會見的一方先將要求會見人的姓名、職務及會見目的和本方參加人員情況告知對方。接見一方應盡早給予回複，約好時間、地點等，確定場地、設備等。
2．準確掌握時間。先於客方到達會場。客人到達時，主人在門口迎候。或指定人員在大樓門口接引，主人在會客廳門口迎接。
3．會見禮儀內容包括：雙方簡短致辭；互相贈禮品，禮品不一定很昂貴，能表達敬意和作為友誼的紀念品即可；然後通常安排合影後再入座。
4．合影時一般由主人居中，主人右手為上，主客雙方按禮賓順序排列合影，通常由主方人員在兩端。
5．合影完畢，雙方入座安排就緒。會談開始時，除陪同人員、譯員和記錄員之外，一般工作人員即應退出。會談過程中，其他人員不要隨意出入。如果允許記者采訪，隻能在正式談話開始前采訪幾分鍾，然後一齊離開。
6．會見時，應準備飲料，我國通常隻備茶水或飲料。會談結束時，主人應送客人至車門或屋門口握別。三、約請與應邀禮儀
約請與應邀是國際往來中常見的交際活動，迎送、會見、宴會、參觀、遊覽等活動都離不開約請和應邀。
（一）約請
約請不僅起通知對方的作用，而且表達了主人的誠意、態度與禮儀水平。
1．約請的分類
約請分口頭約請和書麵約請兩種。
（1）口頭約請。口頭約請即當麵或打電話將活動目的、名義、邀請的範圍、時間、地點及有無附加要求清楚地告訴對方。待對方同意後，按約定內容安排即可。
（2）書麵約請。書麵約請表現為請柬的形式，請柬內容同口頭邀請一樣。如已發過口頭邀請，要在請柬上注明“備忘”，請柬行文應注意不用標點符號，人名、單位名、節目名稱用全稱。
中方請柬格式如下：
如果事先沒有口頭邀請好，就必須在請柬上寫“請答複”。如隻需不出席者答複，則可注上“因故不能出席請答複”（Reg，e。t。On-ly），並注明電話號碼，也可電話主動詢問能否出席。
如果是正式宴會，對服裝有要求，應注明是正式服裝還是便裝。如已排好座次，應在信封下加以注明。
2．應做的工作
（1）確定活動目的、名義、邀請範圍，注意被邀請人同主賓是否有矛盾。被請者名字要準確。婚否也不可搞錯。
（2）確定時間、地點，發出請柬。時間、地點的選擇要注意對方的禁忌、習慣與信仰。
（3）如果是宴請活動，應注意客人的用食禁忌，安排好席位。
（二）應邀
應邀是接到邀請後作出的反應。從禮儀的要求出發，不論是否接受對方的約請，都應及時禮貌地給予答複。如不同意，應婉言相告緣由，如“我已有了其他安排”等。如應邀出席作客，應注意：核對時間、地點；邀請範圍，是否攜夫人、子女；對服裝有什麼要求；看活動目的（是否節日、生日等），決定是否帶花、賀禮等；入席時看準自己的座位。四、簽字儀式
簽字儀式是外事交往中重要的禮儀活動之一。國家間或基層單位通過談判，就政治、軍事、科技文化等某一領域內的相互關係達成協議，締結條約、協定或公約時，一般都舉行簽字儀式。對外經濟貿易方麵的合同有時也舉行簽字儀式。簽字時，還要視文件的性質由締結各方確定簽訂人，雙方簽訂人身份應大體相當。
（一）準備好文本。有關單位應早做好文本的定稿、翻譯、校對、裝訂、蓋印等工作，同時準備好簽字用的文具和小型國旗。
（二）參加簽字儀式的雙方人數應大體相等，往往由更高更多的領導人出席簽字儀式。
（三）簽字廳內設一長方桌為簽字桌。桌麵覆蓋深綠台呢布，桌後放兩把椅子，為簽字人員座位，主左客右。座前擺的是各自保存的文本。上端放置簽字文具，中間懸掛兩國小國旗。或設置兩張簽字桌，雙方簽字人員各坐一桌，各國小國旗分掛各自桌上，參加儀式的人員坐在簽字桌的對麵。還可安排一張長方桌，雙方參加儀式的人員坐在簽字桌前方兩旁，國旗掛在簽字桌的後麵。
（四）簽字時，簽字人員入座後，其他人員按順序分主客排列在各自簽字人員後麵，雙方助簽人員協助翻開文本，指明簽名處。本方文本簽字後，由助簽人員互換文本，在對方文本上簽字，然後由簽字人員交換文本，相互握手。簽字後，有時備有香檳酒，共同舉杯慶賀。
如有三四方麵簽約，隻是相應增加簽字人員座位、用具和國旗等物，儀式大體一致。第四節外事宴請禮儀
宴請是外事活動中最常見的交際活動形式之一，各個國家和民族往往根據自己的特點和習慣、活動的目的等因素舉辦不同形式的宴會。
一、宴請的種類
宴請根據內容可分為宴會、晚餐會、招待會、酒會、茶會等，根據規模可分為國宴、正式宴會、便宴和工作餐等，根據時間可分為早宴（早餐）、午宴、晚宴等（以晚宴最為隆重）。
（一）宴會
宴會為正餐，坐下進食，有招待員順次上菜。
1．國宴。國宴是規模最高的宴會，是國家領導人為國家慶典或為外國領導人來訪而舉行的正式宴會，需排座次，宴會廳掛國旗，安排軍樂隊奏國歌及席間樂，席間致辭或祝語。
2．正式宴會。正式宴會規模僅次於國宴，除了不掛國旗、不奏國歌及出席人員規模不同外，大體與國宴相同，許多國家十分講究排場，在請帖上注明對客人服飾的要求。
3．便宴。便宴即非正式宴會，較隨便、親切，一般是日常友好交往，可分為午宴、晚宴、早餐。可不排座次，不作正式講話，菜肴道數也可酌減。
4．家宴。家宴即在家中設便宴，往往由主婦親自下廚烹調，家人共同招待。
（二）招待會
招待會是指各種不備正餐、較為靈活的宴請形式，備有食品、酒水、飲料，一般不排座次，可自由活動。常見的招待會有：
1．冷餐會（自助餐）。冷餐會的規模隆重程度可高可低，通常用於官方正式活動，以宴請眾多的賓客。菜肴以冷為主，也可用熱菜，餐具陳設在桌上。客人不排座位，不設座椅，站著就餐，也可設座椅自由入座。酒水可放在桌上，也可由招待員端送。可設在室內，也可設在室外、花園裏。
2．酒會。酒會又稱雞尾酒會，規模可高可低，適用於各種節日慶典、歡迎會或招待性演出前後，形式活潑，便於廣泛交流。不設座椅，僅置小桌，客人隨意走動。酒會以酒水為主，佐以小吃、水果、果汁等，不用或少用烈性酒。中午、下午、晚上均可舉行，請柬上往往注明整個活動延續時間，客人可在其間任何時候到達和退席。
（三）茶會
茶會是一種簡便招待形式，請客人品茶交談。茶葉、茶具講究有特色。外國人一般用紅茶或咖啡，略備些點心或地方小吃。
（四）工作進餐
工作進餐是現代交際中常采用的一種非正式宴請形式，往往因日程緊張而邊吃邊談，可分為工作早餐、工作午餐、工作晚餐。隻請工作有關人員，不請配偶。
二、確定宴請目的、範圍與形式
（一）宴請目的有多種多樣，可用於歡迎代表團、外交官員到離任，也可為慶祝某紀念日搞某項活動、工作交流等。
（二）宴會名義和對象的確定主要依據主賓身份對等的原則，通常如果請主賓攜夫人赴宴，主人一般以夫婦名義出麵邀請。我國大型正式活動以一人名義發出邀請。
（三）宴請範圍指請什麼人、請多少、請到哪一級別、誰來陪客。確定範圍依據宴請的性質、主賓身份、國際慣例、與我方關係及政治氣候等多種因素。