文秘人員進行傳播溝通，除了利用大眾傳播媒介以外，還可以經常地組織一些專題活動。專題活動應圍繞明確的主題展開，不但針對性強，而且種類很多。本章主要介紹日常公關活動的主要形式、內容和方法，了解公關活動操作的一般規則和技巧，認識公共關係的主要領域及實踐意義。
1文秘人員與公共關係專題活動
文秘人員是領導者的全能助理，他們既是機關、部門、單位內外事務的管家，又是連接內外、溝通上下、聯絡左右的紐帶，更是各級領導與管理者不可缺少的智囊、參謀。秘書工作的一部分帶有公關性質，文秘人員協助或代替領導者舉行公關專題活動，有義不容辭的責任。他們開展的公關專題活動，形式多種多樣，概括起來講有以下幾種：
一．宣傳性公關活動
這是一種以宣傳組織各項方針政策為主要目的的公關活動模式，多選用報紙、雜誌、廣播、電視等大眾傳播媒介進行。其活動方式可舉辦新聞發布會、展覽會等，向新聞界提供稿件，通過大眾傳播媒介刊登和播發廣告而告知公眾。它的特點是主導性強、時效性快、效率高、溝通麵廣，但易停留在“認知”的表麵層次。
二．交際性公關活動
這種模式的主要目的是通過基本上無媒介的人際交往活動，增進組織與公眾的相互了解，從而為組織機構建立廣泛的公共關係網絡。其活動方式可舉辦招待會、座談會、舞會、宴會、參觀遊覽、接待和專訪，以及郵寄賀卡、贈送紀念品等，進行感情投資，它的特點是對象有重點，人情味較濃，方式直接而靈活，收效明顯，但開支較大。三．服務性公關活動
這種模式在於向公眾提供各種具體服務，目的是通過實際行動來加深公眾對組織的了解，並以此來塑造或改善組織的形象。其活動方式如企業的售後服務、上門修理、代購代郵，以及政府部門的高效工作、熱情接待等，都體現行業風貌。其特點是實實在在，有如春風化雨、滋潤心田。開展這種活動，無論是盈利性組織還是非盈利性組織都可以做到，而且有直接效果，美譽度高。
四．社會性公關活動
這種模式的活動以各種有組織的社會性、公益性和讚助活動為主，其方式主要有兩種：一種以組織機構本身的重要節日為中心，如利用組織的成立、奠基、開業、周年紀念日、企業上等級、產量上台階等時機，邀請各界人士參加慶典、開展聯誼或酬謝活動；另一種是以組織所在社區的事情為中心參加或協辦慶典、紀念活動，組織討論會，以及讚助公益福利事業等。其特點為間接性和公益性：間接性指它不拘泥於眼前的得失，而著眼於長遠利益；公益性是它確實能給社會公眾特別是周圍社區的公眾帶來實在的利益。企業服務於社會，有利於提高組織的知名度和樹立良好形象。
五．征詢性公關活動
這種模式著力於采集信息，了解輿情，其目的是通過掌握信息和輿論，為組織進行決策提供谘詢和建議。其活動方式有民意測驗、公眾代表座談會、接待來訪、處理來信和訪問，以及問卷調查等，有時還可以利用大眾傳播媒介公開征求意見和建議。它具有持久性的特點，並可提供量化資料。在進行調查、座談和問卷時，事先要有準備，並且要有耐心和誠意。它與宣傳性公關活動的區別是，它在於收集信息，而宣傳性公關活動則在於擴散信息。
舉辦公關專題活動的步驟，一般可分為四步，即確定主題、作好準備、組織實施、寫出總結。任何一次公關專題活動的主題總是明確而具體的，即要達到傳播信息、聯絡感情、改變態度、引起行為的目的，或者達到其中一項，或者兼而有之。每一次活動結束，都必須向領導和管理者提交書麵總結報告，內容包括舉辦
本次活動的背景、主題，過程、參加人員、目標效果評估、經驗教訓，以及建議、意見等，供領導和管理者決策參謀。對第二、第三個步驟，其內容因具體活動而異，在敘述具體公關專題活動時再作介紹。
下麵，就其六種主要的公關專題活動分別敘述。
2新聞發布會
新聞發布會又稱記者招待會，它是政府、企業、社會團體或個人把各新聞機構的記者召集在一起，宣布某一有關消息，並就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動，文秘公關人員通常在其中起組織作用。新聞發布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是傳播各類信息、謀求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其特點是：消息發布形式比較正式、隆重，且規格較高；記者可根據自己感興趣的方麵和從自己需要的角度提問，更好地發掘消息；它是一種兩級傳播，即先將消息告知記者，再通過記者所在的大眾傳播媒介告知觀眾，具有傳播快、影響大的特點。新聞發布會盡管可以加強某一組織對新聞記者的溝通，但也存在二定的缺點，如：這種新聞傳播比其他形式需占用記者和組織者更多的時間；這種形式的成本較高，包括組織費用、交通費用、場地和設備費用等；對發言人和主持人的要求也高，需要具備反應敏感、隨機應變的能力。
一．新聞發布會的準備工作
新聞發布會可用於樹立和維護組織形象，協調公眾關係，引導輿論傾向。工作環節包括：確定主題、邀請記者、會前準備、主持會議、收集反饋信息等。文秘公關人員應周密計劃、精心準備，工作主要有以下幾項：
（一）確定舉行記者招待會的必要性
在舉辦前對所發布的消息是否重要、是否有專門召集記者集中發布並具有廣泛傳播的新聞價值，以及新聞發布的緊迫性和最佳時機，進行研究和分析。如政府一項重大改革措施出台，企業出現火災、爆炸等事故和嚴重質量問題、開業和重大喜慶、對社會產生重要影響的新產品和新技術問題、國家下達的重點項目動工和竣工等，均可舉辦新聞發布會。如果隻是某項重要人事變動、某項政策調整、某個產品改進，則隻要撰寫新聞稿提供給新聞媒介即可。
（二）選擇新聞發布會的時間、地點和邀請記者
時間應盡量避開節假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能出席。地點應根據會議內容擇定，如側重介紹新產品或本單位發展情況，宜在單位內部舉行。如要澄清某個事實，挽回涉及全國範圍的影響，宜到北京等大城市租用賓館、會場，就象廣州萬寶電冰箱廠和上海霞飛化妝品廠在聲譽下落時，及時舉行新聞發布會，澄清事實，改進問題，重新取信於公眾。邀請記者的範圍，如果涉及到全國，則應邀請中央新聞單位的記者；如果影響僅限本埠，則隻邀請當地新聞單位的記者。可以請報刊、雜誌記者，也可請攝影、錄相記者。對記者要一視同仁，不能厚此薄彼。發請柬時，認識的可直接送記者本人，不認識的可送單位，開會前還應用電話詢問能否出席等情況。
（三）準備材料和選定主持人、發言人
根據會議主題準備發言稿和報道提綱，以及輔助宣傳資料，包括文字、實物、圖片、影視等，供記者撰稿時參考。會場要給記者提供工作條件，如電源插座和燈光設備。座位標牌上可寫明主持人、發言人的姓名和職務，主持人應由有較高公關技巧的人擔任，發言人則應是主要負責人。他們必須能說會道，對情況熟悉，對記者提問反應快速。如果有幾位發言人，口徑必須一致，內容也要與所散發的材料相一致。
（四）其他安排
會標應醒目，以便攝影錄相。門口應有簽到簿，便於工作人員及時將嘉賓、記者名單送主持人，以便一一介紹。嘉賓應安排在突出的位置，借以擴大影響。為會議服務的工作人員要有專門分工，各司其職，以免打亂會議秩序。會議前後可以安排嘉賓、記者進行參觀，增加對會議主題的感性認識，並給記者創造實地采訪、攝影錄相的機會。如果認為有必要，還可安排小型宴請。整個過程，可由本單位工作人員攝影錄相，既可作宣傳用，又可作資料保存。
二．舉辦新聞發布會的注意事項
在舉辦新聞發布會的過程中，要注意的問題是：
（一）對主持人的要求
主持人要以得體的語言，切實把握住會議主題，防止記者問話離題太遠，並控製發言時間，避免重複提問，引導深入提問，還應起維持會場秩序和緩和氣氛的作用。新聞發布會的時間，一般以一個小時左右為宜。在記者提問時，不能使提問權由一二個新聞單位壟斷。在恰到好處時，主持人應宣布結束。
（二）對發言人的要求
發言應簡明扼要，切忌長篇大論或答非所問；對不願發表和透露的東西應婉轉解釋。自己回答不了的問題可請人代答，或告訴記者獲得滿意答案的途徑，而不可用“無可奉告”搪塞，或打斷對方提問‘，甚至嘲弄對方；對所發布的消息必須準確無誤，若發現錯誤應馬上糾正；對挑釁性的問話，要表現出足夠的涵養，並據理反駁，否則將會出現不利的報道。
（三）對文秘人員的要求
新聞發布會結束後，文秘人員應做以下工作：一是盡快整理出記錄材料，寫出總結；二是收集和比較各到會記者在報紙、電台、電視台所作的報道，檢查是否達到預期目的，若出現不利的報道，應有良好的應對策略，或要求對方更正，或表示自己改進。三是嚴格審核，結清帳目。此外，對因故未能到會的新聞單位，可將會上發放的資料寄去。對要求進一步采訪的記者，應熱情配合。要尊重新聞單位，不可強求他們發稿。
3社會讚助活動
在改革開放的形勢下，越來越多的組織認識到除了自身要盈利之外，還必須承擔一定的社會責任和社會義務，以表明自己是社會的一員，要為社會貢獻一份力量，讚助各種社會事業，能推動社會事業的發展，同時使本組織同步成名。一個組織要搞好與政府或社區的關係，最直接有效的方式，也是舉辦讚助活動。正當的、有原則的讚助，並不是不正之風，而是必要的、值得提倡的。但所讚助的事業必須是有社會意義和社會影響的，讚助這些事業一般能夠造成較大的社會影響，獲得公眾好感，獲得新聞宣傳的機會，從而提高組織及其產品的聲譽。對各種社會活動的讚助，通常出於以下考慮：一是通過讚助做廣告，增強廣告的說服力和影響。二是承擔社會責任，履行社會義務，追求經濟效益和社會效益的統一，樹立良好形象。三是增進與某些團體或某類公眾的特殊感情，建立與社會的聯係。