現代公共關係的目標是“內求團結，外求發展”，一個組織要想取得成功，必須在公眾中樹立良好的形象。秘書部門是組織的“窗口”，文秘工作本身具有門麵作用，文秘人員的言談舉止關係到組織的形象，協助領導搞好外部公共關係，是文秘人員日常公共關係工作的重要內容。因此，文秘人員不僅要“內求團結”，建立良好的內部公共關係，而且要加強同外部公眾的溝通，協調同外部公眾的關係，為本組織在公眾中贏得名譽和地位。
1文秘人員與外部公共關係
一、外部公共關係的涵義
所謂外部公共關係，實際上就是社會組織和它的外部社會環境的各種各樣的公共關係。一個處於網絡型、競爭型社會中的組織，不但存在著內部公眾，還麵臨著各種外部公眾。根據公共關係學原理，外部公眾是指除內部公眾之外的一切與組織發生相互影響相互作用的公眾。對於一個組織來說，外部公眾是十分複雜的，涉及到社會的方方麵麵。歸納起來大致有三種：一是縱向隸屬型公眾，即與組織有隸屬關係的公眾；二是橫向合作或競爭型公眾，即與組織有平等協作關係或競爭關係的公眾；三是多維輻射型公眾，即與組織有相互吸引力的公眾。以某商場為例，該商場的上級主管部門商業局（公司）是它的隸屬型公眾；供應商、銀行、同城的另一商場是它的合作或競爭型公眾；廣大顧客則是它的輻射公眾。這些外部公眾是組織生存、發展的重
要的外部條件，也是組織在活動過程中遇到的數量最大、層次種類最複雜的公眾。外部公眾的理解和支持，是現代社會組織正常運行的必要條件。
二、外部公共關係的重要性
為了使組織利益和它的社會環境需要盡可能相吻合，協調同外部公眾的關係，是社會組織公共關係工作的重點，其重要性可以從以下幾個方麵來考察：
（一）社會組織對外部公眾具有強烈的依賴性
社會組織是社會整體結構中的基本單位，它是社會的有機組成部分。過去的社會組織小而全，生產規模小，活動範圍窄，社會分工也不細，因此對外界的信賴性較小。依靠組織內部的努力和合作，就能較好地完成組織任務。現代社會生產規模的擴大，分工更加細密，任何社會組織都不可能作為獨立王國而存在、而活動。現代社會使各個社會組織與外界的聯係更為廣泛，更加密切。
現代社會的各種社會組織，在其活動過程中，不僅要和不同於自身性質的社會管理機構、執法機構、福利和服務機構、科研教育機構、工商機構、新聞機構、文化機構打交道，而且還要同各種各樣的同行競爭者和各式各樣的個人公眾打交道。一方麵，社會組織要向社會各界提供自己的產品和服務，為社會和其他組織的發展作出貢獻；另一方麵，社會組織需要依靠社會提供政策、法律依據、科學、技術、資金、勞務、原材料、活動市場、理解、支持等多種社會服務。這種組織之外，為組織提供服務和支持的，或組織為其提供產品和服務的各種社會關係，就是組織的外部公眾。不言而喻，任何組織對其外部公眾都有強烈的依賴性。一家工廠，如果所生產的產品不能通過市場成為商品賣出去，在市場上無人問津，這樣的工廠會很快倒閉。一家飯店，開張後必須有客人光顧，然後才有收入，投資才能獲得利潤，才有資金繼續維持或進一步擴大業務。即使是非盈利性組織，如公共圖書館，也要能滿足讀者的需求，所提供的服務能使讀者滿意，才能維持和發展，否則就得不到政府撥款，更難得到社會資助和支持。
（二）外部公眾對組織的生存發展起著重要的作用和影響
由於社會更合理、更科學的分工和配合，使社會組織能更好地發揮自己的優勢和特長，從而提高組織活動的效益。同時，這種分工合作關係又使組織的各項活動受到外部公眾更多的牽製和製約。任何一個配合環節失調，都可能給組織造成麻煩，帶來巨大的損失。“文革”期間，在上海近郊某地就發生過一起農民抗議軍工化學廠的汙染而搗毀機器設備的事件。當時，幾千名狂怒的農民手持鐮刀和鋤頭，衝向廠門並搗爛了機器設備，該廠隻好被迫停產。原來，這家軍用化工廠在生產過程中，竟將大量有毒廢氣直接外放，致使周圍近幹畝農田寸草不長，顆粒不收。此事影響極大，以致事發後幾年裏，這家工廠都無法複工。可見，現代社會中的任何一個組織，都不是一個封閉的係統，而是和社會的方方麵麵有著千絲萬縷的聯係，組織和這些外部關係也因種種原因存在合作與競爭、依存與衝突。為了清除這些對立、抗爭的衝突給組織帶來的不良影響，盡量減少組織與外部的摩擦和損耗，這就需要運用公關技巧來協調對外關係，通過積極開展對外活動，促進組織和外界的密切聯係和廣泛合作，為組織創造良好的外部環境。外部公共關係的好壞，對組織來說是至關重要的。文秘人員作為領導的助手，協助領導、代表組織處理好各類外部公眾的關係，和他們建立聯係，掌握他們的動態、意向，使組織的政策和行為盡可能和他們的利益、要求相協調，實質上是為組織的生存和發展創造一個良好的外部“人和”環境。
在組織的外部公眾中，政府公眾、社區公眾、消費者公眾、協作者公眾（業務往來單位）和新聞媒介公眾對組織尤為重要，這些關係能否協調，關係到組織的生存和發展。因此，文秘人員必須要了解這些公眾，協調和他們的關係。下麵將對這些公眾關係及其協調技巧逐一進行介紹。2政府關係的協調一、政府關係的涵義
政府是國家權力的執行機關，它承擔著管理社會的重要職能，任何一個組織作為社會的一分子，都必須服從政府對社會的統一管理。因此，每個組織都存在著與政府的關係問題。政府公眾是社會組織的一種特殊而又非常重要的公眾。它有兩個方麵的含義：第一是作為一種組織的政黨和政府，第二是作為一種組織成員角色的政府領導人或官員。所謂政府關係就是指作為主體的社會組織同作為客體的政府公眾，包括政黨組織、領導人和政府組織、政府官員之間的公共關係。
在我國的現階段，政府關係的具體內容包括：社會組織同中國共產黨及其各級委員會的關係；同中央政府及各級地方政府的關係；同直接上級主管行政部門的關係；同政府的各種職能部門的關係。這些關係通過組織貫徹黨的路線、方針政策，執行國家的法令、法規，完成國家或上級各項計劃，接受主管部門的直接領導及其他職能部門的監督和管理，以及接受國家的經濟資助或向國家提供經濟資源或其他的物質的、精神的服務等途徑來實現。二、協調政府關係的技巧
鑒於政府關係在社會組織發展中的重要地位，公共關係工作搞好政府關係的目標就是：與政府主管機構保持友好聯係，取得政府的支持和理解，淡化和調解政府同組織之間的矛盾，在政府心目中建樹奉公守法的組織形象。根據這一目標，文秘人員應做到：
（一）加強彼此間的信息溝通
公共關係的信息溝通是一種雙向的溝通，即溝通雙方互相傳遞、互相理解。因此，加強同政府的信息溝通有兩方麵的含義：一方麵，文秘人員應該及時、準確、全麵地彙集有關國家政策法令的信息，注視有關政策法令的發展動向和變化趨勢，提供給組織領導及各部門參考，使組織的一切活動都保持在政策法令許可的範圍內，並隨時按照政策法令來修正組織的活動。
另一方麵，文秘人員應隨時將組織內部的各種信息上傳到政府有關部門。信息內容包括：政策法令的執行情況；組織工作取得的成績‘、存在的問題及困難；組織對上級主管部門的有關要求、意見和建議。組織與政府的信息溝通，除口頭彙報外，還可以通過簡報、公文、書信、電訊等多種形式進行。
（二）加強彼此間經常而密切的業務往來
搞好政府關係重要的一條是與政府主管部門建立密切聯係，加深他們對組織的理解和支持。為使業務往來暢通無阻，文秘人員應熟悉政府機構的內部層次、工作範圍和辦事程序，同主管部門和某些領導部門的領導及各級辦事人員保持密切聯係，對政府主要領導人、主管部門領導人及辦事人員的思想、作風、性格、人際關係背景、環境狀況、學識水平等有關情況都要了解和熟悉，以便減少“踢皮球”和“公文旅行”的現象，提高辦事效率。
（三）擴大組織在政府部門中的信譽和影響
組織除了與政府部門保持基本的溝通外，還應把握一切有利時機，擴大本組織在政府部門的信譽和影響。組織應主動協助政府部門解決一些問題，積極參與政府部門布置、號召的活動，主動資助社會公益事業，提高知名度和美譽度。還應利用慶典儀式等機會，邀請、安排政府主管部門負責人及黨政要人出席組織的重要活動，通過各種專題活動，提高政府部門對本組織的信心和重視程度，使組織能夠取得政府的支持，並順利發展壯大。3社區關係的協調一、社區關係的涵義
社區是一個社會學概念，指的是人們共同生活的一定區域，如村落、城鎮、城市中的區和街道。從公共關係來看，社區是指組織所在地和周圍環境。社區關係指的是組織與其所在地附近的居民、團體、機關和企業等組織的關係，亦即鄰裏關係。任何社會組織都在特定社區中運行，組織的大部分員工都在社區中生活，必然要與社區內的各類公眾、乃至社區整體發生種種聯係。一些公眾可能與組織有直接的經濟、業務和文化往來，一些公眾雖然和組織沒有直接往來的聯係，但卻是組織外部生存環境的重要組成部分，對組織的生存與發展也具有相應的影響。組織和社區內各類公眾的直接和間接的交往，發生的物質、能量和信息的交換，共同維持著社區政治、經濟、文化生活的正常秩序。因此，形成良好的社區關係是組織外部公共關係工作中不容忽視的一環。二、協調社區關係的技巧
協調社區關係的目的，就是為組織在社區樹立“好公民”、“好鄰居”的形象，求得社區公眾的合作和支持。社區關係協調的技巧主要有：
（一）加強溝通與交往
加強溝通與交往，增進組織與社區公眾的相互了解，是協調社區關係的基礎。組織同社區公眾的溝通與交往，可以從如下幾方麵來進行：
1．向社區公眾宣傳、介紹本組織的情況
內容包括：第一，向社區公眾通報組織的宗旨、基本目標、業務範圍；第二，向社區公眾表達本組織為社區發展作貢獻的良好願望；第三，介紹本組織的結構、成員及其工作職責，即使是保密單位，也應該在有可能的情況下向公眾介紹自己，具體的做法可以靈活多樣，例如通過宣傳窗、新聞媒介等廣泛介紹，在不影響正常工作秩序的前提下邀請社區公眾到本組織參觀、座談、舉行聯誼活動，向相鄰的組織通報情況等。
2．廣泛了解社區公眾的情況
內容包括：第一，調查了解社區內各方麵公眾的情況；第二，調查了解社區公眾對本組織的基本印象和基本評價；第三，調查了解社區公眾對本組織的期望和要求，對本組織活動的反映和意見。
3．消除誤解，回答批評意見
社區公眾由於對組織情況了解不詳，有時難免會對組織產
生一些誤解，甚至提出批評。遇到這種情況，組織要及時解決和平息。一方麵，通過讓公眾了解組織來消除公眾的誤解；另一方麵，要及時調整、改善組織的政策和行動，以適應、滿足公眾的要求。
（二）承擔社會責任，為社區發展作貢獻
任何社會組織，除了按照它本身的目標進行活動，完成其任務外，還必須承擔一定的社會責任和義務，為社區的發展作貢獻。因此，文秘人員應協助組織領導做好以下三個方麵的工作：
1．保護和改善社區的生態環境
社區的生態環境如何，直接關係到社區居民的日常生活和身體健康。因此，社區公眾最基本的願望是希望社區中的各個組織能夠安全生產，環境衛生，能有效地控製“三廢”、工作噪音和視覺汙染，保證社區的空氣、水源和土壤等環境不受汙染，使居民們安居樂業。建立一個清潔安靜、優美的生產和生活環境，是搞好社區關係的重點。除此之外，要使社區公眾愛戴自己的組織，文秘人員還應協助組織領導主動改善社區的生態環境，美化所在社區的環境。越是為美化社區環境貢獻大的組織，越會為社區的公眾所喜愛。