學員工作管理處是黨校學員管理的職能部門。它的主要職能是以黨性鍛煉為核心，保證各主體班次報到結業、聽課討論、外出考察、文體活動的有序進行，並負責製定有關規章製度，監督學員對校規校紀的遵守情況，進行違紀處理等。
一、學員處機構設置初期（1988年—1996年）
學員處作為黨校的內設職能結構，對內在校委的領導下，向分管校長負責，對外業務部門是市委組織部幹教科。學員處設置於1988年，第一任處長孟艾芳，學員管理方麵開始起步。在沒有學員處這個機構之前的學員管理工作是由學員支部書記直接管理。1990年孟艾芳同誌調離，從1991年至1996年9月，在6年的時間裏，雖然保留了學員處這個機構名稱和編製，實踐工作則由政治處代管。
二、學員管理走向規範化的時期（1997年—2000年）
1995年，中共中央下發中發（1995）11號文件《中國共產黨黨校工作暫行條例》，明確規定縣處級黨員幹部在五年任期內在黨校學習不少於三個月。1996年中共山西省委《關於貫徹＜中國共產黨黨校工作暫行條例＞的實施意見》，即晉發〔1996〕49號文件也明確規範黨校的班次、學製和學曆。確定地市黨校的主體班次為：縣處級進修班，學製為兩個月；科級中青年幹部培訓班，學製為3個月至6個月。為貫徹中央和省委關於黨校工作的指示和精神。市委於1997年1月召開了全市黨校工作會議，明確規定縣處級黨員幹部在五年任期內須到黨校學習一次，每次三個半月。中青年黨員幹部培訓班每期三個半月。鄉鎮書記每年到黨校輪訓一個月。
1997年召開的十五大向全黨發出了全麵推進建設有中國特色社會主義的號召。黨校麵臨著宣傳貫徹十五大精神，大規模培訓輪訓幹部的迫切任務。全市1300多名縣處級黨員領導幹部，450多名鄉鎮主要領導需全麵培訓輪訓一遍。培訓輪訓規模之大，人數之多，時間之緊迫，前所未有。在這種情況下，原由政治處代管的學員管理方式，顯然不適應形勢的發展，客觀上迫切要求恢複專門的學員管理機構。
因此，校委決定恢複學員處。1997年9月25日劉靈則同誌任處長，從政治處調晉金宏同誌到學員處任幹事。同時，學員支部書記集中了辦公地點，日常活動和學員的管理業務也歸到了學員處。
1997年9月張長明同誌由辦公室副主任調任學員支部書記，副書記有米晉華、薑麗峰，曹成林。
1997年10月27日縣處級十五大精神輪訓班開始輪訓，截止到1998年元月17日連續輪訓8期，每期一周，連軸轉，沒有節假日，輪訓總人數800人，是應輪訓人數的72%。
1998年3月1日—9日，全市鄉鎮黨委書記學習十五大精神輪訓班開辦一期，調訓230人，分4個支部，分別由米晉華、薑麗峰、張長明、曹成林任支部書記。
1998年10月任天國同誌調入學員處，12月任命為學員支部副書記。
《中國共產黨黨校工作條例》和省市貫徹《條例》的實施意見，規定了地市委黨校辦班學製與班次。十五大精神輪訓完後，縣處級黨員幹部學什麼？怎麼學？時任市委書記兼黨校校長的閆愛英同誌提出縣處級黨員幹部在五年任期內須到黨校學習一次（三個半月），係統學習馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論，學點原著。
從1998年開始，校委統一了各主體班次的開學及畢業時間，每年各舉行一次春、秋季開學典禮和夏、冬季畢業典禮，從而使學、教管理更加規範有序。
1998年4月至2002年5月止共舉辦三個半月縣處級黨員幹部進修班7期，畢業學員478人。。
從1997年9月學員處恢複後，為規範管理，學員處抓緊製定規章製度，從1997年到1998年，共製定製度4項，各種報表5項。其中有《縣處級黨員幹部進修班學員管理製度》、《中青年黨員幹部培訓班學員管理製度》、《鄉鎮黨委書記輪訓班學員管理製度》，針對短訓及專題輪訓製定了《專題輪訓班學員管理製度》、《縣處級模範學員評比條件》、《中青年優秀學員、模範學員評比條件》。這些製度和評比條件，都集中突出了以黨性鍛煉為核心的內容。如第一條，要求學員到校要端正學習態度，自覺加強黨性鍛煉，以普通學員身份嚴格要求自己。要求學員迅速實現“三個轉變”即：由領導幹部到學員的轉變，由工作到學習的轉變，由家庭生活到集體生活的轉變；放下架子，甘當小學生。第二條，要求學員“八不準”，即上課不遲到早退，不亂串座位，不隨便外出，不會私客，不曠課，不在課堂上使用呼機和手機，在校不酗酒，不參賭。
在抓緊製定規章製度的同時，克服過去培訓學員統計不全，輪訓學員沒有準確統計的狀況，學員處建立了《年度培訓輪訓學員統計台賬》，使年度輪訓學員打開賬目便可查到培訓時間、姓名、班次、人數、帶班支部書記及學員聯係電話。過去短期培訓發放結業證沒有統計登記賬冊，學員處恢複後，結業證、畢業證由學員處發放，並建立了《中共長治市委黨校縣處班結業證（畢業證）發放登記表》、《中共長治市委黨校中青班畢業證發放登記表》，結業證、畢業證開始編號。為收集整理資料，將曆年中青班培訓學員名單、班次、時間、支部書記等輸入計算機，使查詢資料更加快捷方便、清楚、準確。脫產大專班雖由教務處管理，但學員處也建立了《中共長治市委黨校脫產大專班畢業證發放登記表》。