國內外辦公自動化的現狀與趨勢分析
經管視線
作者：羅中
摘要：經過幾十年的發展，辦公自動化技術已經被廣泛的運用到辦公過程之中，隨著科技的進步以及技術的更新，未來的辦公自動化係統還會出現更多的功能，以提高用戶的使用價值。本文以辦公自動化為研究對象在分析其概念、優勢、發展的基礎上，對其未來的發展趨勢進行了展望，提出了智能化、多媒體化、網絡化、集成化、人性化的未來發展趨勢。期望通過本文的分析可以為辦公自動化未來的發展提供參考。
關鍵詞：辦公自動化；技術；工作；趨勢
中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-02
引言
隨著信息技術在國民生活的各個方麵的普及，誕生了許多新的工作方式、生活方式。辦公自動化就是其中的一種，其存在使得辦公實現了高效性、及時性。辦公自動化不僅僅是一種技術手段的運用，其更是一個龐大的工程，可以促使使用者思維模式、喜好、工作方式的轉變。本文以辦公自動化為研究對象，對其發展的現狀以及未來趨勢展開了分析。期望通過本文的分析，讀者對於辦公自動化會有更加深入的了解，也為辦公自動化未來的發展提供參考。
一、辦公自動化的概念
辦公自動化是依托計算機技術、網絡技術、通信技術、管理科學、係統科學等，將過去依靠人工的辦公流程轉變為依靠各種自動化的設備的流程，這一自動化係統主要由辦公信息、網絡環境、辦公設備、辦公機構等幾大要素構成。當前我國無論是大型企業還是中小型企業，都運用了辦公自動化，其存在大大提高了辦公的效率，減少了人工誤差，改變了工作環境。
二、辦公自動化的優勢
辦公自動化相較於傳統的辦公手段來說具有許多優勢。首先，其可以降低人工工作的誤差。由於以人為工作核心的流程中，人員的扮演著重要的角色。但是由於人工的主觀性，不可避免的會導致工作中的疏漏，使用計算機辦公自動化可以有效規避人為因素的錯誤；其次，節約資源。傳統的辦公流程下，需要運用大量的紙張記錄工作，而辦公自動化的模式下，數據的存數可以使用電子資源的方式放置於計算機或者其他存儲設備內，減少了對於紙張的耗費，大大節約了紙質資源。同時，電子資源的後期查找、保管也較方便，節約了人工費用。最後，辦公自動化提高了工作的效率。通過互聯網技術實現資源共享，可以減少重複工作的數量，大大提高了工作的效率。
三、國內外辦公自動化的發展現狀
1.國外辦公自動化的發現現狀
辦公自動化最早產生於西方國家，後經過一定的發展傳入我國。辦公自動化在世界範圍內的發展和推廣，有著重要的革命意義。根據相關資料顯示，辦公自動化最早出現在50年代的西方發達國家，起初的辦公自動化實質上就是調子數據處理的簿記功能，隨後隨著微型電子計算機的問世，真正意義上的辦公自動化才形成。80年代的辦公自動化技術，是其發展最快的時期，被許多國家引入和推廣。
2.國內辦公自動化的發展現狀
我國辦公自動化是80年代中期才發展起來的。1985年全國召開了第一次辦公自動化規劃會議，對我國辦公自動化建設進行了規劃。1986年5月在國務院電子振興領導小組辦公自動化專家組第一次專家會議上，定義了辦公自動化係統功能層次和結構模式。隨後國務院率先開發了"中南海辦公自動化係統"。
我國OA的應用和發展曆程，可以分為以下三個階段：第一代OA係統，是從20世紀80年代中期到90年代中期以個人電腦、辦公套件為主要標誌，實現了數據統計和文檔寫作電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質方式轉向比特方式。第二代OA係統，是從90年代中期開始的以網絡技術和協同工作技術為主要特征，實現了工作流程自動化，即將收發文從傳統的手工方式轉向工作流自動化方式。第三代OA係統，是融信息處理、業務流程和知識管理於一體的應用係統。
現在國內的各個單位和大中型企業基本實現了不同程度的企業信息化運作，並且隨著應用與需求不斷增長和變化，各個單位和企業也不斷對其信息化係統進行完善和升級。
四、辦公自動化未來趨勢分析
辦公自動化在工作中的使用，展現了很多好處。隨著技術的更新，未來會有更先進的技術運用的辦公自動化的係統中，促使辦公自動化係統的升級，適應時代的要求。根據相關學者的分析，本文也總結了辦公自動化係統的未來發展趨勢，分別是智能化、多媒體化、網絡化、集成化、人性化。現就這幾種趨勢進行分析。