隨著經濟的迅速發展，電話營銷、電話采編、電話回訪等以電話為媒介的職業已經遍地開花。無論是在個人溝通，還是在商務交往中，聯係親朋也好，尋找新的商機也罷，向對方展現一個獨具特色的“電話形象”，成為每個電話使用者的一種能力。塑造完美“電話形象”的要點之一就是：選擇合適的時間打電話，這個“合適”是說對方方便接聽電話的時間。這第一步走不好，就算你有再好的口才，也難以讓自己撥出的電話起到預期的效果。
選擇時間，以對方為中心
不少找工作的人都遇到過這樣的問題：興衝衝地找到一個適合自己的職位，懷著忐忑不安的心情，滿懷希望地撥出招聘單位的電話號碼，對方卻禮貌地告訴你“我們已經下班了”、“負責人正在開會”、“我們這個時間段不接待應聘者”。種種理由的拒絕一下子降低了應聘者的熱情，甚至懷疑對方是故意不理睬自己，繼而懷疑自己的能力。其實，唯一的原因就是他們打電話的時間，正是對方不方便的時候。
一般情況下，上午8點之前（節假日9點之前）、晚上10點以後不宜打電話，以免幹擾對方甚至其家人的睡眠；三餐之間的時間也不適合打電話，免得打擾對方的就餐心情；許多人有午睡的習慣，不是事關緊急，不要在中午打電話。盡量不要打擾別人周末和節假日的私人時間。如果撥打越洋電話，一定要考慮時差問題。
電話接通之後，自報家門。說明自己是誰、找誰、有什麼目的。在正式的公務、商務交往中，你要禮貌而具體地說明己方的單位、職銜、姓名。如果你不說自己的姓名和意圖，反倒先問對方“你是誰”，就會惹對方不快。如果你撥出的電話是由對方總機接轉，或由對方秘書代接，要使用“您好”、“煩勞”、“請”之類的禮貌用語。如果你要找的人不在電話旁邊，可以請代接者幫叫一下，或以後再打。當代接者詢問你的姓名時，如果你不便告訴，應該婉轉地回答。比如說：“我是他（她）的朋友。我晚些時候再打吧。”萬一打錯了，立即向接電話者道歉，不要電話一掛了事。
下午3點。
甲：“您好！我是深達公司的銷售經理李爽，我想找芮普公司的總經理董南先生，或副總經理秦英女士。煩請您通告一下，謝謝！”
乙：“您好，這裏是芮普公司，我是公司辦公室秘書。現在兩位經理都不在，請問您有什麼事，我可以轉告嗎？”
甲：“不好意思，我有重要的事情，希望直接與他們聯係。請問您能告訴我他們兩位的手機號碼嗎？”
乙：“抱歉，每周五下午5點到6點是我們公司內部培訓時間，兩位經理不方便接電話。如果您事情不是很急，請5點以後或者明天上班時間再打這個電話好嗎？”
甲：“好吧。明天上午我再打吧，謝謝您！”
乙：“不客氣。再見！”
除了遵循通用的“時間規則”，我們還要考慮受話方的工作性質、個人習慣，從而更好地推測和判斷何時是對方方便的時間。想讓自己打出的每一個電話都有效果，可不單是選擇合適時間的問題了。你還要仔細做好通話前的準備。
當你要找的人回應你時，你首先應該問對方：“您現在方便接聽嗎？”得到肯定回答後可寒暄幾句，然後開門見山地表達你的意願即可。若對方沒有時間通話，可以問對方何時比較方便，約定下次打電話的時間，避免浪費雙方的時間。你可以告訴對方：“打擾您了，我再找您方便的時候打來吧！”你這樣體貼的詢問能給下次通話做好一個鋪墊。通話期間，嘴與話筒之間應保持3厘米左右的距離，便於對方聽清你的聲音。