飛鶴乳業 無OA，不辦公
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作者：梁愛梅
飛鶴乳業有限公司（下稱飛鶴乳業）始建於1962年，2003年在美國納斯達克上市，2009年在美國紐交所主板上市，成為第一家在美國紐交所主板上市的中國乳品企業。當信息化在企業發展中起到決定性作用的時候，飛鶴乳業開始了信息化之路。
2009年飛鶴乳業初步形成了集團架構，分布在黑龍江、吉林、河北、山西等地的加工工廠以及全國各地的銷售辦事處，使傳統的辦公模式已不能滿足現代企業高效的辦公需求。對於集團企業而言，辦公可控性不足、上傳下達不及時、辦公成本高等已經成為傳統辦公方式阻礙企業發展的主要障礙。為了解決以上問題，飛鶴乳業決定上線OA係統。
協同是核心需求
雖然飛鶴乳業已於2008年部署了ERP，但公司當時並沒有成立專門的信息部門，負責OA項目的負責人梁愛梅並不是技術出身，她對OA了解有限。為了選擇一套適合公司的OA係統，公司做了大量市場調研，並通過多輪招標的方式，深入了解主流廠商的產品。“廠商一輪輪的講標讓我們逐漸對OA有了深入認識。隨後，我們根據公司當時最緊迫的需求，做出了選擇。”梁愛梅對《中國計算機報》記者表示，“當時我們最需要的核心應用是協同辦公。”
雖然OA係統被稱為協同辦公係統，但是不同的產品對“協同”的體現卻不相同。經過對比，飛鶴乳業最終選擇了致遠的協同辦公軟件A8。“我們對比了當時市場上主要的OA係統，在跨地域協同方麵做得最好的就是致遠軟件了。”梁愛梅向記者解釋。此外，在集團化方麵，致遠軟件也算是做得比較早的。“當時，其他廠商都沒有集團版產品，但我們非常需要。”她介紹道。集團版的分權管理功能非常受用。比如在發一條公告時，發起人可以直接選擇集團總部，這樣，隻有集團總部的員工可以看到它。這給飛鶴這樣的集團企業在日常辦公和管理方麵帶來很大便捷。
梁愛梅坦言，2009年飛鶴乳業的企業管理流程並不完善，因此沒有選擇那些將流程限製得非常死的產品。“在當時的情況下，我們怕流程限定太死會影響大家的體驗，從而使大家對OA產生抵觸情緒。A8在流程管理方麵非常靈活，比如發一條流程，員工可以根據實際業務需要，自己確定應該發給誰來審批。”
梁愛梅認為，致遠的協同功能如此強大以至於她有時會忽略一些其他的細分功能。比如要開一個會議，她會在OA中向參會人員發邀請，讓大家按指定時間和會議室去開會。“其實，我們的OA中有專門的會議係統，設計非常細致和人性化，比如快開會時，它會及時向參會人員提醒，如果參會人員沒反應，提醒會一直顯示在桌麵上。”梁愛梅笑著介紹，“我覺得OA中的很多功能我用得還不充分，事實上，它非常強大。”
用戶體驗與日俱增
2011年，飛鶴乳業全集團有合同編製3000多人中約有1000人使用OA。OA係統實現了工作流管理、公共信息管理、日常辦公、日程會議計劃和電子郵件等功能。它給飛鶴乳業帶來辦公效率提升、成本節約。比如，通過自由協同的使用，公司生產、倉儲、采購多部門協作及時處理的廢舊包材為企業每年節省資金100餘萬元。“OA顛覆了公司的辦公模式並規範了企業管理。現在大家離開OA都不知如何辦公了。”梁愛梅說。
在細節方麵，A8不斷提升用戶體驗。梁愛梅認為，致遠幾年來在細節上的改進非常多。比如，過去在做流程審批時，很多人用“已閱”表示審批意見。但是，這讓人無法理解是否同意該流程。現在A8中的審批中，隻能寫“同意”或者“不同意”。“致遠不斷收集用戶的反饋意見，進而不斷改善產品細節。我們一直跟著該產品不斷升級，產品越來越人性化。”梁愛梅介紹說。